Emite facturas de venta electrónicas en Alegra - Colombia

La Factura Electrónica es un comprobante que cuenta con las mismas características y efectos legales de una factura impresa, es decir, es un documento digital en el que se reflejan las ventas de bienes y/o servicios a una persona o empresa a través de un proveedor tecnológico autorizado. De esta manera, el proceso es mucho más sencillo, rápido y eficiente.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura que respalde la transacción donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".

Si aún no eres facturador electrónico, habilítate y realiza las pruebas en menos de 10 minutos.

Emite Facturas de venta electrónicas siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Ingresos".

2. Selecciona la opción "Facturas de venta".

3. Haz clic en el botón "Nueva factura de venta".

4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en el botón "Emitir" para generar la factura de venta.

Así: 

Completa el formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: selecciona la opción factura. Si lo que deseas es emitir un documento equivalente POS selecciona la opción "Tiquete".
  • Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es una factura nacional o es una factura de exportación.
  • Moneda: si tienes activada la opción "Multimoneda" podrás elegir la moneda en que se realiza la operación.
  • Tipo de operación: elige si deseas crear una factura AIU o una factura estándar.
  • Bodega: elige la bodega de la cual quieres restar del inventario los productos que serán asociados a la factura.
  • Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta. 
  • Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. 
  • Orden de compra: en este campo el usuario podrá asociar el número de orden que le envía su cliente
  • Condición de entrega: esta opción solo estará disponible cuando se seleccione "Factura de exportación" en la opción "Tipo de factura". Elige la forma en la que se entregarán los productos facturados.
  • Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. 
  • Fecha de entrega: indica la fecha en la que se entregaran los productos al comprador.
  • Forma de pago:  se refiera a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
  • Plazo: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
  • Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees. 
  • Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión. 
  • Agrega los items: que quieres facturar, precio de venta, impuesto, cantidad, añade descuentos  y una breve descripción a cada ítem si lo deseas.
  • Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.


    Nota:
     puedes configurar las opciones que deseas que aparezcan en la barra superior haciendo clic en "Personalizar opciones".

Una vez creada la factura podrás ver en el detalle el estado de aprobación o rechazo por parte de la DIAN.

En algunos casos la DIAN aprobara tu comprobante con observaciones, haz clic en el botón "Mostrar detalle" para ver la notificación enviada por la DIAN.aprobado_observaciones
Entre las notificaciones mas comunes tenemos:
  • Correo electrónico no informado, al contacto registrado en Alegra le hace falta el correo electrónico. Puedes agregarlo para eliminar la notificación en próximos documentos.
  • Debe existir el grupo de información de identificación del bien o servicio, los productos asociados a la factura no tienen configurado el código de producto respectivo. Debes agregar los códigos a tus productos para eliminar la notificación.
  • No se encuentra el grupo RegistrationAddress, el contacto registrado en Alegra no tiene información en los campos de Dirección, País, Departamento, Municipio y Código postal.Completa la información del contacto para eliminar la notificación en futuros comprobantes.

Desde el formulario de creación de facturas también puedes: 


1.
 Configurar la información de tu empresa, solo debes hacer clic en la opción "Editar".


2.
 Cambiar la numeración de la factura: elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual. 


3. Cambiar el consecutivo
para tus facturas de venta que puede ser manual o automático. 


4. 
Cuentas con varias opciones al momento de emitir la factura, puedes elegir vista previa para ver cómo quedará tu factura antes de emitirla, emitir y crear una nueva factura o simplemente emitir la factura. 

Si despliegas el botón emitir encontraras mas opciones como:

  • Guardar como borrador: te permite guardar el formulario en modo borrador sin generar la factura.
  • Emitir e imprimir: imprime y genera la factura de venta al mismo tiempo.
  • Guardar sin emitir: te permite guardar la factura de venta para emitirla cuando desees.

Nota: si tu documento ha sido Rechazado, debes generar una Nota Crédito por Rescisión (nulidad por falta de requisitos). 

Puedes Exportar tus Facturas a Excel en cualquier momento desde el Menú de Facturas de Venta en el vinculo "Exportar", Allí puedes configurar las fechas en que quieres obtener la información.

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Si ya facturas electrónicamente y deseas realizar facturas a consumidores finales, puedes crear un contacto seleccionando el tipo de identificación "CC - Cédula de ciudadanía", el número de identificación "222222222222" y automáticamente se deshabilitarán los campos de "nombre", "correo electrónico", "dirección", "enviar documentos electrónicos", se ocultarán las responsabilidades y se cargará el nombre de "consumidor final" a tu contacto.

La facturación Electrónica en Alegra cumple con todos los requisitos exigidos por la DIAN, no hay contratos a largo plazo, el proceso es muy sencillo y puedes habilitarte rápidamente.

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Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.