La factura de venta es el documento que respalda las actividades comerciales de venta de productos o servicios y la emite un vendedor a su cliente. En Alegra Contabilidad puedes crear tus facturas de venta en minutos.
Ejemplo: "La empresa Ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura que respalda la transacción, donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
Alegra Contabilidad cuenta con la funcionalidad de Facturación Electrónica, con la cual puedes emitir facturas de venta que son enviadas de forma automática a la DGT (Dirección General de Tributación) cumpliendo con todos los requisitos para llevar el control de tus ventas.
Nunca perderás tus comprobantes electrónicos, los guardaremos por tiempo indefinido.
Aprende cómo activar la Facturación Electrónica en minutos consultando el siguiente artículo.
Para emitir facturas de venta electrónicas
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Facturas de venta".
3. Haz clic en el botón "Nueva factura de venta".
4. Completa los campos del formulario, puedes ver su explicación más adelante.
5. Haz clic en "Emitir" para generar el documento electrónico.
También puedes crear rápidamente una factura usando el botón "Nuevo" ubicado en la parte superior de la aplicación, identificado con un signo de adición (+).
Formulario de Nueva Factura
- Numeración: elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual, (aparece el nombre de la numeración actual), aprende a crearlas aquí.
- No.: es el consecutivo para tus facturas de venta que puede ser manual o automático. Ver más aquí.
- Contacto: es a quien va dirigida la factura. Aprende a crear tus clientes consultando este artículo.
- Identificación: ingresa el número de identificación del contacto.
- Teléfono: ingresa el número teléfonico del contacto.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. También puedes crear facturas sin emitir con fecha anterior o posterior a la actual.
- Condición: elige las condiciones de venta de la factura actual: al contado, crédito, entre otros.
- Plazo de pago: elige el plazo de vencimiento de la factura: de contado, 8 días, 15 días, 30 días y 60 días; puedes crear nuevos tiempos de vencimiento en el menú Configuración>Términos de pago. Ver más.
- Vencimiento: De acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Método de pago: elige el método de pago de la venta: efectivo, cheque, transferencia, entre otros.
- Moneda: si tienes activada la opción "multimoneda" podrás elegir la moneda en que se realiza la operación. Ver más.
- Condición: elige de la lista la condición correspondiente.
- Actividad económica: elige la actividad económica según tus operaciones.
- Tipo de factura: selecciona si deseas emitir una factura de venta o una factura de exportación.
- Más opciones:
-Observaciones: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
-Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta. Ver más.
-Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. Ver más.
Ítem/Productos:
- Buscar ítem facturable: selecciona el producto de facturación existente o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
- Desc %: ingresa la naturaleza (motivo) y el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual. Ver más.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando. Para emitir facturas electrónicas es necesario tener este campo diligenciado.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
Aprende todo sobre la creación e importación masiva de productos de venta aquí.
- Remisiones: Agrega remisiones (albaranes, reportes de entrega, conduces) previamente creados y factura sus productos. Ver más.
- Elaborado por: en este espacio puedes agregar una imagen de tu firma para que sea visible en la impresión del documento. Ver más.
- Términos y condiciones: define las condiciones que informarás a tus clientes sobre las ventas generadas.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
- Vista previa: obtén una vista preliminar de cómo se verá la factura.
- Guardar y agregar pago: guarda la factura y agrega el comprobante de pago recibido.
- Emitir y crear nueva: guarda la factura y regresa al formulario para crear una nueva.
- Emitir: guarda y emite el documento electrónico ante la DGT.
Al hacer clic en el desplegable verás otras opciones:
- Guardar como borrador: guarda la factura en borrador para modificarla más adelante.
- Emitir e imprimir: guarda la factura e imprímela inmediatamente.
- Guardar sin emitir: elige esta opción si deseas crear una factura tradicional (no electrónica).
Importante:
- Si la factura de venta electrónica se encuentran en proceso de emisión, es decir, si el estado de emisión se observa como "Sin emitir" o “En proceso”, la representación gráfica del documento electrónico o "PDF", se observará con una marca de agua indicando que el documento aún no es un documento electrónico.
- Si guardas documentos como "Guardar como borrador", "Guardar sin emitir", podrás descargar e imprimir este en PDF, visualizándose con una marca de agua dicando que el documento aún no es un documento electrónico.
- Una vez el documento tenga la confirmación por parte de la D.G.T como aceptado o emitido, esta marca de agua ya no se observará en el PDF.
Una vez creada la factura electrónica con la opción "Emitir" su estado ante Hacienda será "Comprobante en proceso de certificación" y en cuestión de segundos su estado será "Aceptada".
Y recibirás un correo electrónico confirmando que la factura ha sido recibida por la DGT.
Después de que la factura sea aceptada, verás su estado de aceptación en el detalle, y encontrarás los archivos XML de la factura enviada y la respuesta de Hacienda, así:
Puedes Exportar tus Facturas a Excel en cualquier momento desde el menú de Facturas de Venta en el vínculo "Exportar", Allí puedes configurar las fechas en que quieres obtener la información.
Antes de emitir tus facturas electrónicas debes configurar la información y llave criptográfica de tu empresa en Alegra, haz clic aquí para saber más.
Si deseas conocer más sobre la facturación electrónica para el régimen de tributación simplificado, te recomendamos leer esta artículo.
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