Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel. Contiene la misma información que una factura física, pero se emite, transmite y almacena en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales especificados por la DIAN.
Conoce a continuación cómo hacer una factura electrónica fácilmente con Alegra.
📢 Importante: para facturar electrónicamente es necesario que tu cuenta esté habilitada para esta función, si no sabes cómo hacerlo, conoce los pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electrónico.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Ingresos y selecciona la opción Facturas de venta.
2. Haz clic en Nueva factura.
3. Completa los datos de la factura. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en Emitir para confirmar y enviar la factura electrónica a la DIAN.
Observa:
✍️ Formulario - Nueva factura de venta
| 📄 Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de documento | selecciona Factura o Tiquete. (POS electrónico) |
| Tipo de factura | elige entre venta, exportación o sector salud. |
| Tipo de operación | selecciona estándar, AIU o transporte. |
| Contacto | persona o empresa a quien va dirigida la factura. |
| Fecha | día en que se crea la factura. |
| Forma de pago | define si será de contado o a crédito |
| Plazo de pago | si es a crédito, elige 8, 15, 30, 60 días o crea un plazo personalizado. |
| Vencimiento | fecha calculada según el plazo de pago o definida manualmente. |
| Medio de pago | método de pago. (efectivo, transferencia, consignación, etc.) |
| Ítems | selecciona productos/servicios y ajusta referencia, precio, descuento, impuesto, descripción y cantidad. |
| Agregar propina | incluye un monto adicional por gratificación. |
| Términos y condiciones | define condiciones de la venta que verán tus clientes. |
| Notas | notas visibles en el PDF y la impresión. |
| Comentarios | notas internas no visibles en la impresión. |
📍 Nota: puedes configurar otros aspectos como la moneda, lista de precios, bodega, vendedor o centro de costos haciendo clic en Personalizar opciones.
✏️ Estado de emisión y envío a cliente
Cuando emitas tu factura electrónica, podrás conocer el estado de aprobación o rechazo por parte de la DIAN. Haciendo clic en Mostrar detalles encontrarás otros datos, como el documento XML, código CUFE o ver el comprobante directamente en la DIAN.
Observa:
✨ Recordatorios automáticos desde la factura de venta
Ahora puedes crear recordatorios automáticos directamente desde una factura de venta. Solo debes agregar un comentario en el campo Comentarios y verás la opción para crear un recordatorio. Desde allí podrás:
- Seleccionar la fecha y hora del recordatorio.
- Guardarlo para recibir una alerta en el momento indicado.
💡 Esta funcionalidad es ideal para hacer seguimiento de facturas específicas, como cobros pendientes o tareas relacionadas, sin tener que salir de Alegra.
Observa:
📍 En algunos casos la DIAN aprobará tu factura con observaciones.
Por ejemplo, “Debe existir el grupo de información de identificación del bien o servicio”: los productos asociados a la factura no tienen configurado el código de producto respectivo. Debes agregar los códigos a tus productos para evitar la observación en nuevas facturas.
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