Las notas de crédito son documentos que el vendedor emite para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, como lo es acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya emitidas de una forma sencilla. Al realizar esta acción, el saldo a favor del cliente podrá ser usado en compras posteriores.
Ejemplo: "La empresa Ejemplar factura un par de zapatos a su cliente Juan y en el proceso comete errores en la cantidad, descripción y precio del producto, por lo que debe modificar la factura emitiendo una nota de crédito para anular la operación y emitir una nueva factura".
En Alegra Contabilidad puedes emitir notas de crédito electrónicas de forma fácil y rápida, así podrás llevar la información de tu negocio organizada y ahorrar registrando tus ventas.
¿Cuándo se deben emitir notas de crédito?
Las notas de crédito pueden emitirse en los siguientes casos:
- Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.
- Cuando es necesario corregir facturas de venta emitidas con errores.
- Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
- Para hacer la anulación de facturas emitidas.
1. Emite notas de crédito desde la factura
En Alegra puedes emitir tus notas de crédito desde la factura de venta de manera sencilla siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Ventas".
2. Selecciona la factura a la que le deseas aplicar nota de crédito.
Importante: Verifica que en la columna "Estado en SUNAT" se encuentre como "Aceptado" o "Informado" y que no tenga un pago vinculado.
3. Haz clic en "Más acciones" y luego en "Aplicar nota de crédito".
4. Completa los campos del formulario, puedes ver su explicación más adelante.
5. Haz clic en el botón "Guardar y emitir" para generar el documento.
Observa:
Si deseas emitir una nota de crédito para registrar un descuento o bonificación, debes asociarla a una factura de venta.
Formulario de nota de crédito:
Nota crédito a: aquí debes elegir si la nota de crédito se aplicará a una factura o a una boleta de venta.
Contacto: es la persona a quien le vas a emitir la nota de crédito. Es un campo requerido.
Al elegir el contacto, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en "Más opciones".
Motivo: es un campo de texto donde debes explicar de forma descriptiva el motivo por el que estás generando la nota de crédito, por ejemplo: "Anulación de factura por error en la información".
Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
Tipo de nota de crédito: aquí debes elegir una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota de crédito. Si deseas aplicar una nota de crédito a una venta de exportación debes seleccionar la opción "Ajustes de operaciones de exportación".
Fecha: fecha de emisión de la nota de crédito.
Moneda: es la moneda en que se realiza la operación.
Almacén: elige el almacén en el que deseas que ingrese el producto devuelto por el cliente.
Más opciones:
Lista de precios: elige la lista de precios para la nota de crédito.Ítem: aquí debes seleccionar los productos que retornarán al inventario.
Crédito a facturas: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo "Monto" indica el valor a favor del cliente.
Comentarios: notas internas no visibles en la impresión del documento.
Si lo deseas, también puedes aplicar una nota de crédito a una factura o boleta creada en otro sistema, tan solo debes registrar la factura o boleta en Alegra usando una numeración no electrónica, la cual debe tener la siguiente estructura:
- Facturas de venta: debe comenzar con la letra "F" y tener cuatro caracteres.
- Boletas de venta: debe comenzar con la letra "B" y tener cuatro caracteres.
Si deseas conocer más sobre cómo crear numeraciones para tus comprobantes, te recomendamos leer este artículo.
2. Emite notas de crédito desde cero
Si necesitas emitir tus notas de crédito desde cero, en Alegra también puedes hacerlo al seguir estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Notas de crédito".
2. Haz clic en el botón "Nueva nota de crédito".
3. Completa los campos del formulario con la información correspondiente.
4. Haz clic en el botón "Guardar y emitir" para generar el documento.
Observa: 
Luego de emitir tus notas de crédito podrás imprimirlas o enviarlas por correo.
También puedes exportarlas en un archivo Excel haciendo clic en el botón "Exportar" que está ubicado en la parte superior derecha.
Importante:
- Si tus documentos electrónicos se encuentran en proceso de certificación, es decir, que el estado en SUNAT se observe "en proceso" o “pendiente”, la representación gráfica del documento electrónico o PDF, se observará con una marca de agua indicando que el documento aún no es un documento electrónico.
- Podrás descargar e imprimir este "PDF" y una vez tenga la confirmación por parte de la SUNAT como aceptado esta marca de agua ya no se observará en el PDF del documento.
- Una vez el documento tenga la confirmación por parte de la SUNAT como aceptado o informado esta marca de agua ya no se observará en el PDF.
Si deseas conocer más sobre cómo crear facturas de venta electrónicas en Alegra Contabilidad, te recomendamos leer este artículo.
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