Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel. Contiene la misma información que una factura física, pero se emite, transmite y almacena en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales especificados por la DIAN.
📢 Importante: para facturar electrónicamente es necesario que tu cuenta esté habilitada para esta función, si no sabes cómo hacerlo, conoce los pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electrónico.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
1. Ve al menú Ingresos → Facturas de venta → Nueva factura.
2. Completa los datos de la factura y haz clic en Emitir.
🎥 Observa:
📍 Nota: puedes configurar otros aspectos como la moneda, lista de precios, bodega, vendedor o centro de costos haciendo clic en Personalizar opciones.
✏️ Estado de emisión y envío a cliente
Cuando emitas tu factura electrónica, podrás conocer el estado de aprobación o rechazo por parte de la DIAN. Haciendo clic en Mostrar detalles encontrarás otros datos, como el documento XML, código CUFE o ver el comprobante directamente en la DIAN. 🎥 Observa:
📦 ¿Cómo incluir la Orden de compra (Order Reference) en la factura electrónica?
Para que el Order Reference se visualice correctamente en el XML de tu factura electrónica, sigue estos pasos:
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Al crear o editar una factura, ubica el campo Orden de compra dentro del formulario.
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Ingresa el número de la orden de compra proporcionado por tu cliente.
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Emite la factura normalmente.
📍 Nota: Si el campo Orden de compra no aparece en el formulario, puedes activarlo haciendo clic en Personalizar opciones.
Una vez registrado, este dato se reflejará tanto en el XML de la factura como en la representación gráfica validada por la DIAN.
🚚 ¿Cómo agregar la Orden de entrega (ReceiptDocumentReferent) en la factura?
Si necesitas incluir la Orden de entrega en el campo ReceiptDocumentReferent del XML, puedes hacerlo a través de las notas de la factura.
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Al crear o editar una factura, dirígete al campo Notas en la parte inferior del formulario.
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Escribe el siguiente formato exacto: ReceiptDocumentReferent (número de la orden de entrega). Ejmplo: ReceiptDocumentReferent (12345)
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Emite la factura normalmente.
📌 Nota: La información de la orden de entrega se mostrará tanto en el XML como en el PDF generado de la factura.
🤖 ¿Cómo registrar facturas de venta desde WhatsApp?
Ahora puedes registrar automáticamente tus facturas de venta enviando un mensaje al número de WhatsApp oficial de Alegra +1 321-321-7965.
1. Envía un mensaje al número oficial de WhatsApp: +1 321-321-7965.
2. Revisa el resumen automático que recibirás en el chat y confirma, edita o cancela según corresponda.
3. Al confirmar, la factura se registrará directamente en Alegra.
🎥 Observa:
💡 Recomendaciones: Si el proveedor o los productos no existen, podrás crearlos desde el chat.
✨ ¿Cómo programar recordatorios en facturas de venta con Inteligencia Artificial?
Ahora puedes crear recordatorios automáticos directamente desde una factura de venta. Solo debes agregar un comentario en el campo Comentarios y verás la opción para crear un recordatorio. Desde allí podrás:
- Seleccionar la fecha y hora del recordatorio.
- Guardarlo para recibir una alerta en el momento indicado.
💡 Esta funcionalidad es ideal para hacer seguimiento de facturas específicas, como cobros pendientes o tareas relacionadas, sin tener que salir de Alegra. 🎥 Observa:
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