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En Alegra Contabilidad puedes cargar, almacenar y gestionar los archivos de tus clientes vinculados de forma fácil y rápida.
Podrás cargar en formato PDF, Excel, Word e imágenes todos los archivos de tus clientes, como por ejemplo: RUT de la empresa, cámara de comercio, resoluciones de facturación, estados financieros, soportes de transacciones, contratos, entre otros.
👉 Índice:
- Aprende a cargar los archivos de tus clientes en el sistema.
- Tips a tener en cuenta.
- Gestiona los archivos de tus clientes.
3.1. Envía los archivos por correo electrónico.
3.2. Visualiza los archivos de tus clientes.
3.3. Elimina los archivos de tus clientes.
1. Aprende a cargar los archivos de tus clientes en el sistema
Cargar y guardar los archivos de tus clientes en el sistema es muy sencillo, solo debes seguir estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de "Alegra Contabilidad".
2. Selecciona la opción "Empresas" y haz clic en "Archivos adjuntos" de la empresa a la que deseas cargar o gestionar documentos.
3. Selecciona el botón "Subir un archivo". Luego, haz clic en el botón "Elegir" y selecciona el archivo o el documento que quieras cargar desde tu computador.
4. Para finalizar, haz clic en el botón "Cargar Archivo".
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
2. Tips a tener en cuenta
A continuación te compartimos 3 tips a tener en cuenta a la hora de cargar y gestionar los archivos de tus clientes en Alegra Contabilidad:
- El límite máximo de peso por archivo subido es de 5 MB de almacenamiento.
- Cada cliente o empresa vinculada a tu cuenta, dispone de una carpeta propia para el almacenamiento de archivos y documentos.
- No existe un límite máximo para la cantidad de archivos que se pueden almacenar por cada cliente.
3. Gestiona los archivos de tus clientes
Puedes visualizar el nombre, formato y fecha de cada uno de los archivos cargados.
Además, desde la barra de "Acciones" podrás enviar por correo, visualizar o eliminar los archivos almacenados en el sistema.
3.1. Envía los archivos por correo electrónico
Enviar los archivos por correo electrónico a tus clientes es muy sencillo, solo debes seguir estos pasos:
1. Desde la vista de archivos, elige el que deseas enviar. Luego, haz clic en el ícono "Enviar".
2. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante puedes ver su explicación.
3. Haz clic en el botón "Enviar" para enviar el archivo a tu cliente.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
3.2. Visualiza los archivos de tus clientes
Visualiza los archivos de tus clientes en cualquier momento haciendo clic en el botón de "Vista previa" ubicado en la barra de "Acciones", desde esta vista encontrarás el ícono de descarga e impresión.
Observa:
3.3. Elimina los archivos de tus clientes
En la barra de "Acciones" podrás hacer clic en el botón de "Eliminar" para borrar el archivo del sistema.
Observa:
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