Glosario de términos básicos de Alegra

Acciones

Son los iconos presentes en los menús y formularios de Alegra que te permiten realizar tareas de una manera más simple y a un solo clic. Entre las acciones de Alegra están: 

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Facturar y Emitir facturar y emitir

 Ajustes a Inventario 

Es la forma en que puedes aumentar o disminuir tu inventario por un concepto diferente a la compra o venta de productos por facturas.

Por ejemplo, si tu mercancía está vencida, dañada o ha sido robada, debes realizar una disminución de inventario o si alguien te regala productos para vender, debes aumentarlo. Con el ajuste de inventario controlas las cantidades de productos existentes para la venta de forma fácil y rapida.

Comprobantes Contables

Consisten en ajustes manuales que se hacen a la contabilidad, tales como trasladar información entre cuentas contables o centros de costos. Los comprobantes contables también permite registrar las cuentas por cobrar de un empleado, pero distribuye sus gastos en varios contactos.

El nombre de esta función varía dependiendo de la versión de Alegra donde registraste tu cuenta:

  • Colombia, Panamá, Internacional, España y Chile: se le conoce como “Comprobantes contables”.
  • Perú y Costa Rica: se le conoce como “Asientos Contables”.
  • Argentina: se le conoce como “Asientos manuales”.
  • México: se le conoce como “Pólizas contables”.
  • República Dominicana: se le conoce como “Entradas de diario”.

Balance General

Es un reporte contable que muestra la composición del negocio, incluyendo los activos, pasivos y patrimonio. El balance general también se usar para conocer los activos que posee una empresa y como están financiados.

Categorías

Son grupos básicos con los que Alegra clasifica toda la información de tu empresa. Las categorías también te permiten llevar un mejor control de tus ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio dándoles una condición para diferenciarlos.  Algunos ejemplos de categoría son: ventas, nomina, IVA por pagar y utilidades.

En Alegra cada moviento que realices se asocia de forma automatica a una categoria para ayudarte a llevar la información de tu negocio organizada.

Centros de Costo

Es una herramienta que permite obtener información segmentada según las necesidades de una empresa. Los centros de costos también permiten monitorear el uso de los recursos y llevar un mejor control de los ingresos y gastos.

Comprobante de egreso

Es el documento que soporta todos los gastos o las salidas de dinero que se hacen en una empresa o negocio bien sean en efectivo o en cualquier otro medio de pago.

También es conocido como orden de pago o comprobante de pago, este comprobante se emite cuando se hacen pagos a proveedores o se realiza algún otro gasto en la función del a día de una empresa.

Conciliación bancaria

 Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Contactos

Son las personas, empresas o instituciones con las que entablas relaciones comerciales. En Alegra puedes llevar el registro de sus facturas, sus saldos y el movimiento de cada uno de ellos, al igual que puedes importarlos desde tu base de datos en Excel.

Estado de cuenta cliente

El estado de cuenta permite consultar el estado actual de las facturas creadas, pagadas y otros comprobantes asociados a la facturación de manera interna. Este reporte también se puede enviar a los clientes detallando sus facturas de venta, notas crédito, pagos y los movimientos que han tenido con la empresa.

Estados de Resultados

Es un reporte de contabilidad básica que muestra los ingresos, costos y gastos de una empresa. El estado de resultado también permite conocer si un negocio está siendo rentable según el período consultado.

Facturas recurrentes

Son facturas que se crean de forma automática según una configuración pre establecida. En Alegra puedes crear una factura y luego programar que se genere después de un intervalo de tiempo establecido.

Las facturas recurrentes son muy útiles si tu empresa cobra servicios recurrentes u cuotas periódicas fijas a tus clientes.

Ítem

Son los productos o servicios que tu empresa comercializa. En Alegra puedes crear ítems inventariables o no inventariables.

Con la información de los ítems inventariables puedes generar reportes con su cantidades, costos y el valor del inventario.

Items inventariables

 Son los items tangibles que tu empresa tiene disponible para la venta. Estos productos poseen ciertas características, como lo son medida, cantidad inicial, y un costo unitario.

Por ejemplo, para una comercializadora de telas con medida en metros, cantidad inicial de 12 y costo unitario de $800, sus items inventariables iniciales serán 12 metros de tela con costo unitario de $800.

Nota crédito

Es un documento que se crea cuando un cliente tiene crédito a favor. Las notas de crédito se generan cuando una empresa tiene casos de devoluciones de productos o errores en la facturación y debe devolver el dinero cobrado, por lo que crea un comprobante para soportar el saldo a favor en la cuenta de sus clientes.

Si por algún motivo una factura creada debe tener cambios o es electrónica y debe ser anulada,  puedes convertirla en una nota crédito, lo cual facilita mucho la anulación o cambios masivos a una factura, ya que no se deberá crear manualmente.

Nota débito

Es un documento que explica detalladamente el saldo a favor que tienes con un proveedor. Una nota de débito se crea cuando haces devoluciones de productos o hay errores en la facturación de tus compras, por lo que tus proveedores deben devolverte dinero o abonar el saldo a una factura de compra.

En Alegra estos movimientos pueden ser soportados con una nota débito, la cual se asocia a una factura de compra y soporta un menor valor que le debes a tu proveedor.

Pago recurrente

Son pagos que debe hacer tu empresa de manera continua en un periodo de tiempo determinado. En Alegra es puedes programar la creación de pagos recurrentes para que se generen de forma automática.

Recibo de caja 

Es un comprobante de ingreso que soporta las entradas que tiene tu empresa bien sea en efectivo, cheques u otra forma de pago.

Por lo general los recibos de caja se emiten cuando un cliente hace abonos parciales o totales a una empresa que realiza ventas de contado, ya que para estas el soporte comercial es la factura de venta.

Reportes Contables

Con Alegra puedes crear de forma fácil y rápida los reportes contables necesarios para tu contador, tales como estado de resultados, balance general, libro diario, balance de prueba, entre otros. Estos reportes contables le permiten a tu contador validar los registros realizados para comprobar que la contabilidad esté en orden.

Saldos Iniciales

Si un usuario previamente llevaba su información en un sistema contable o en Excel y ya traía valores anteriores, especialmente, ya tenía un estado de resultados y un balance general, podrá ingresar esos saldos iniciales sin necesidad de registrar toda la información en Alegra manualmente, ya que el sistema le mostrará el listado de todas las cuentas contables creadas y les permitirá ingresar los saldos anteriores.

Solicitud de actualización masiva

Es una herramienta que permite enviar por correo una solicitud a los clientes para que ellos actualicen sus datos en Alegra. Con la función actualización masiva los clientes podrán revisar manualmente sus datos y autorizarlos.

Términos de Pago

Son las condiciones que definen cómo es el vencimiento de tus facturas de venta. En Alegra ya tienes configurados por defecto algunos términos de pago, los cuales puedes modificar y adaptarlos a la actividades de tu empresa.

Términos por paises:

Colombia

  • DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
  • RUT: Registro Único Tributario.
  • NIT: Número de Identificación Tributaria.
  • ICO: Impuesto al consumo.
  • IVA: Impuesto al Valor Agregado.
  • UVT: Unidad de valor tributario.
  • FECO: Factura electrónica en Colombia
  • DV: Dígito de verificación

México

  • SAT: Servicio de Administración Tributaria.
  • PAC: Proveedor un autorizado de certificación, es el intermediario entre Alegra y el SAT (en nuestro caso es Quadrum).
  • RFC: Registro Federal de contribuyentes. Este número se usa como identificación.
  • CSD: Certificado de Sello Digital. Este uno de los archivos necesarios para timbrar los documentos con Alegra.
  • FIEL: Certificado Firma Electrónica avanzada. Este uno de los archivos necesarios para timbrar los documentos con Alegra.
  • Llave: se refiere a un archivo que junto con la clave acompaña tus certificados.
  • CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet.
  • Timbre: es la certificación que avala un a documento fiscal. 
  • XML: es el archivo que contiene la información del CFDI
  • Series y Folios: se refiere al prefijo y consecutivo.
  • Operaciones: transacciones.
  • Persona moral: persona jurídica.
  • Persona física: persona natural.
  • Tickets  - boletos - notas: son comprobantes que se elaboran antes de emitir la factura electrónica.
  • Cancelar: anular una factura
  • Carta de Porte: documento que soporta el envío de mercancía vía terrestre. Es un título valor que hace responsable a quien transporta la mercancía. 
  • Nota de cargo: se utiliza para incrementar la deuda de un cliente. 

República Dominicana

  • DGII: Dirección General de Impuestos Internos.
  • RNC: numero de identificación.
  • NCF: Número de Comprobante Fiscal. Este concecutivo se usa para identificar las facturas de un consumidor final, crédito fiscal, régimen especial, gubernamentales, gastos menores, entre otros.
  • Conduces: remisiones.
  • Iguala:es un contrato por el que una persona llamada profesional o profesor, se obliga a prestar determinados servicios que requieren una preparación técnica o  profesional.

Panamá

  • DGI: Dirección General de Ingresos.
  • RUC: número de identificación.
  • Impresora fiscal: se refiere a la impresora que por regulación de la DGI están obligadas a tener las empresas para generar facturas válidas. Estos equipos tienen una memoria interna en la que se guarda la información de todos los comprobantes impresos.
  • Reporte Z: resumen de las facturas generadas en determinado período de tiempo.
  • Reportes de entrega: remisiones.
  • ITBMS: Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios.

Perú

  • SUNAT: Entidad recaudadora de impuestos en el Perú.
  • RUC: Registro Único de Contribuyente. 
  • Boleta: es un comprobante de pago que respalda las actividades comerciales de venta de productos o servicios y la expide un vendedor a su cliente.
  • PDT: Programa de Declaración Telemática. Es un medio informático desarrollado por la SUNAT para brindar mayor seguridad y facilitar la elaboración de las declaraciones. 
  • IGV: Impuesto General a las Ventas.
  • IR: Impuesto a la Renta.
  • DAOT: Declaración Anual de Operaciones con Terceros.

España

  • NIF/CIF: número de identificación.
  • Albarán: remisión.

Chile

  • SII: Servicio de Impuestos Internos.

Costa Rica

  • DGT: Dirección General de Tributación.
  • ATV: Administración tributaria virtual.
  • Cédula: número de identificación.
  • NITE: Número de Identificación Tributaria Especial.

Argentina

  • AFIP: Administración Federal de Ingresos Públicos.
  • CUIT: Clave Única de Identificación Tributaria.
  • CDI: Clave de Identificación.
  • DNI: Documento Nacional de Identidad.
  • CAE: Código de Autorización Electrónico.
  • CAEA: Código de Autorización Electrónico Anticipado.
  • Depósito: bodega o almacén.
  • Remitos: remisiones.
  • Presupuestos: cotizaciones.
  • IIBB: ingresos brutos.

 

 

 

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