Alegra cuenta con una API pública que se encargará de hacer por ti toda la comunicación con la DIAN.
Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar debe habilitarse como emisor de Nómina Electrónica, por lo que completa el proceso de registro en la página de la DIAN y luego usa la API de Alegra para enviar el set de pruebas necesario para habilitar esta función.”
Con la API de Alegra Proveedor Electrónico puedes habilitarte como emisor de Nómina Electrónica de forma fácil y rápida, así podrás emitir los comprobantes de pago de tus empleados y estar al día con la DIAN. A continuación te explicamos paso a paso cómo hacerlo:
Paso 1: Habilitación en la DIAN
Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar el modo de operación. Este último consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.
1.1 Regístrate en la DIAN como facturador electrónico
Para poder emitir tu nómina electrónica es necesario que te registres en la DIAN como facturador electrónico, de esta forma la DIAN te habilitará las opciones de Nómina Electrónica.
Si ya emites facturas electrónicas con Alegra u otro software, no debes realizar este proceso, puedes continuar con el siguiente paso.
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Haz clic en el botón “Participantes” y luego en la opción “Facturador”.
5. Ingresa un correo electrónico para la recepción de facturas. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.
6. Haz clic en el botón “Registrar” y luego en “Aceptar” para confirmar que deseas registrarte como facturador.
Así:
1.2 Configura el modo de operación
En este paso deberás configurar el modo de operación seleccionando a Soluciones Alegra S.A.S como tu proveedor tecnológico. A continuación te lo explicamos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
3. Recibirás en el correo electrónico registrado en el RUT el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Haz clic en el botón “Participantes” y luego en la opción “Otros documentos”
5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste”.
6. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar que deseas iniciar el proceso de habilitación para Nómina Electrónica y Nómina Ajuste.
7. Haz clic en el botón “Emisor” de la ventana de “Participantes”.
8. Haz clic en el botón “Seleccionar” para confirmar que deseas iniciar el proceso como Emisor.
9. En el cuadro de “Configurar Modos de operación” selecciona la opción “Software de un proveedor tecnológico” y luego haz clic en el botón “Seleccionar”.
10. Haz clic en el botón "Aceptar" para confirmar que deseas habilitarte en la emisión de otros documentos electrónicos.
11. Configura el modo de operación ingresando los datos solicitados por el sistema: En “Nombre de empresa proveedora” elige a “Soluciones Alegra SAS” y en campo correspondiente al “Nombre de Software” selecciona “Nómina Electrónica”.
12. Haz clic en el botón “Asociar”.
13. Selecciona la opción "Set de pruebas" para extraer el TestSetID.
14. Copia con la combinación de teclas Ctrl+C el TestSetID que utilizarás para realizar las pruebas.
Así:
Paso 2: Solicita tu token de acceso
Para solicitar el token de tu cuenta solo tienes que ingresar a la pagina de Nómina Electrónica de Alegra y completar el formulario con los datos de tu empresa. Luego te enviremos por correo el token con el que podrás usar la API para enviar tus Nóminas Electrónicas.
Así:
Encuentra más información sobre como utilizar el token para automatizar la emisión de otros documentos electrónicos aquí.
Importante:
- Te recomendamos compartir este token solo con personas de confianza, ya que con estos datos estás dando acceso a toda la información de tu cuenta para realizar cambios, obtener y registrar información que afectará la emisión de tu Nómina Electrónica.
Paso 3: Envia el set de pruebas usando la API de Alegra
Para habilitarte cómo emisor de Nómina Electrónica debes enviar un set de pruebas que contienen documentos exigidos por la DIAN, pero no te preocupes Alegra se encarga de enviar estos documentos por ti.
Solo debes ingresar el TestSetsID que te entregó la DIAN en el endpoint para crear lo sets de pruebas. Puedes usar este endpoint como gustes: directamente con la consola u otras aplicaciones, como es el caso de Postman.
A continuación te explicamos cómo usar el endpoint desde la documentación de la API:
1. Ingresa al Endpoint de Alegra para crear un set de pruebas.
2. Ingresa el token de acceso.
3. Selecciona el servidor que utilizarás para enviar el set de pruebas. En este caso debes usar: https://api.alegra.com/e-provider/col/v1/.
4. En el campo “Tipo de set de pruebas” selecciona la opción “Payroll”.
5. En el campo “Identificador del set de pruebas” ingresa el TestSetsId que obtuviste en el paso 1.2.
6. Haz clic en el botón “Try it” para enviar el set de pruebas a la DIAN.
Así:
¡Felicidades! Al completar este paso ya estarás habilitado cómo emisor de Nómina Electrónica.
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