Conoce los conceptos de devengados y deducciones de nómina - Colombia

Mediante la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) introdujo los elementos esenciales que rigen el proceso de generación de nómina electrónica. Comprender los términos "devengados" y "deducciones" resulta fundamental para ejercer una mayor gestión sobre la información que se debe informar acerca de los empleados. En este artículo, exploraremos detalladamente cada uno de estos conceptos, facilitándote la realización ágil y sencilla de la liquidación y emisión de tus nóminas en Alegra Nómina.

👉 Índice:

1. Devengados.
2. Deducciones.

1. Devengados

Estos conceptos se refieren a los ingresos que un trabajador recibe como compensación por sus labores realizadas y constituyen (en algunos casos) la base sobre la cual se calculan las obligaciones tributarias y las contribuciones asociadas para el empleado y la empresa:

• Salario: es la remuneración o pago que recibe un trabajador como contraprestación por sus servicios.
• Auxilio de transporte: es un beneficio adicional para ayudar a cubrir los gastos de desplazamiento del trabajador desde su lugar de residencia hasta el lugar de trabajo. 📌 Nota: este auxilio aplica para quienes ganen hasta dos salarios mínimos legales vigentes.

• Viáticos salariales: corresponden a los pagos destinados al trabajador para cubrir sus gastos de manutención y hospedaje de manera regular. Estos viáticos son parte del salario del trabajador y se otorgan de forma permanente.

• Viáticos no salariales: representan una remuneración extra que no forma parte del salario y con ellos se garantiza el bienestar del trabajador durante sus desplazamientos laborales. Estos gastos pueden incluir comidas, transporte, alojamiento y otros gastos necesarios mientras esté fuera de su hogar.
• Horas extras diurnas: se refieren a las horas trabajadas después de la jornada laboral normal, en el horario de 6:00 a.m. a 9:00 p.m.
• Horas extras nocturnas: son aquellas que se realizan después de la jornada laboral normal, entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día siguiente.
• Horas extras dominicales y festivas: corresponde al pago adicional que se realiza cuando un trabajador realiza horas extra los domingos o festivos, en el horario de 6:00 a.m. a 9:00 p.m.
• Horas extras nocturnas, dominicales y festivas: corresponde al pago adicional que se realiza cuando un trabajador realiza horas extra nocturnas los domingos o festivos, entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día siguiente.
• Horas recargo nocturno: es el pago adicional que se otorga al trabajador que realiza su jornada laboral en horario nocturno, comprendido entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día siguiente.
• Horas recargo dominical y festiva: es el pago adicional que se otorga al trabajador que realiza su jornada laboral en días dominicales o festivos.
• Horas recargo nocturno dominical y festivos: es el pago adicional que se otorga al trabajador que realiza su jornada laboral en horario nocturno en días dominicales o festivos.
• Vacaciones disfrutadas: se refiere al tiempo de descanso remunerado que un trabajador tiene derecho a tomar después de haber cumplido un año de trabajo. Durante este periodo, el trabajador recibe el pago correspondiente a 15 días de salario por cada año laborado.
• Vacaciones compensadas no disfrutadas: corresponde al valor pagado al colaborador por el descanso remunerado que no disfrutó.
• Prima salarial: consiste en el pago de 30 días de salario por cada año laborado o la proporción del periodo laborado cuando sea inferior a un año.
• Prima no salarial: es una remuneración adicional pagada al colaborador de forma ocasional y por mera liberalidad del empleador. Esta prima se otorga como un reconocimiento especial por parte de la empresa hacia el trabajador, sin que esté establecido como un pago obligatorio en la legislación laboral.
• Cesantías: corresponde al pago de 30 días de salario por cada año laborado o la proporción del periodo cuando sea inferior a un año.
• Intereses cesantías: es el interés que debe pagar el empleador sobre las cesantías que tenga acumuladas a 31 de diciembre. La tasa anual de estos es del 12%.
• Incapacidad común: se otorga cuando un trabajador se ausenta debido a una enfermedad o lesión temporal que no está relacionada directamente con su actividad laboral. El empleador asume el pago de los primeros dos días y la EPS paga a partir del tercer día: 66.6% del salario base de cotización los primeros 90 días y 50% después de 90 días.
• Incapacidad laboral: esta incapacidad se da cuando el trabajador se accidenta realizando sus actividades laborales y es asumida por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
• Licencia de maternidad o paternidad: se concede al trabajador debido al nacimiento de un hijo, la duración de la licencia es de 18 semanas para la madre y 2 semanas para el padre, las cuales serán pagadas por el empleador y reconocidas posteriormente por la EPS.
• Licencia remunerada: se otorga al trabajador por periodos en los que este cesa sus laborales, sin perder el derecho a recibir su salario correspondiente.
• Licencia no remunerada: se otorga al trabajador por periodos en los que este cesa sus laborales, sin recibir su salario correspondiente.
• Bonificación salarial: son incentivos o recompensas que se otorgan al trabajador como reconocimiento por su desempeño, dedicación y logros en el trabajo.
• Bonificación no salarial: son incentivos o recompensas que se otorgan al trabajador de forma ocasional y por liberalidad del empleador.
• Auxilio salarial: son beneficios, ayudas económicas o apoyos pagados al trabajador de manera regular o acordados entre las partes como parte de su salario.
• Auxilio no salarial: son beneficios, ayudas económicas o apoyos pagados al trabajador de manera ocasional o acordados entre las partes como pago no salarial.
• Huelga legal: es una forma de protesta en la que un grupo de trabajadores decide suspender temporalmente la realización de sus labores, total o parcialmente, con el objetivo de buscar mejoras en sus condiciones económicas o laborales.
• Otro concepto salarial: corresponde a los pagos fijos o variables que se realizan al trabajador como contraprestación directa de sus labores, ya sea en forma de dinero o en especie.
• Otro concepto no salarial: se refiere al valor de los demás pagos que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador.
• Compensación ordinaria: es el pago que recibe mensualmente el trabajador como compensación por llevar a cabo su labor, ya sea de tipo físico o intelectual.
• Compensación extraordinaria: son los demás pagos adicionales a la compensación ordinaria que el asociado recibe como retribución de su trabajo.
• Bono de alimentación salarial: es un pago que recibe el trabajador de manera regular, pero en lugar de ser pagado en dinero o efectivo, se entrega en forma de vales o tarjetas de alimentación.
• Bono de alimentación no salarial: es un pago que recibe el trabajador de manera ocasional, pero en lugar de ser pagado en dinero o efectivo, se entrega en forma de vales o tarjetas de alimentación.
• Otros bonos salariales: corresponde a otros bonos que el empleador paga según lo establecido en el contrato de trabajo.
• Otros bonos no salariales: corresponde a otros bonos que el empleador paga sin necesidad de estar establecido en el contrato de trabajo. 
• Comisión: son pagos extra que se otorgan para motivar y mejorar el desempeño, la eficiencia y la competitividad en el ámbito laboral.
• Pago a terceros: corresponde al pago de un beneficio que se realiza al trabajador y que se destina a un tercero.
• Anticipo: es una cantidad de dinero que el empleador le adelanta al trabajador y corresponde a una parte del sueldo mensual que el trabajador recibiría en su fecha de pago regular.
• Dotación: corresponde al monto que el empleador destina para proveer a sus trabajadores con los elementos necesarios para desempeñar su labor.
• Apoyo Sostenible: es una ayuda económica mensual destinada a los aprendices o practicantes universitarios durante su período de estudio y fase práctica.
• Teletrabajo: pago por trabajar en modalidad de teletrabajo, el cual es acordado previamente en el contrato laboral.
• Bonificación por retiro: se otorga al trabajador cuando se retira de su empleo de manera voluntaria o por jubilación. Se establece por mutuo acuerdo entre el empleador y el trabajador.
• Indemnización: se otorga al trabajador en caso de terminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa.
• Reintegro: se refiere al valor que la empresa le devuelve al trabajador por una deducción incorrecta realizada en otro pago de nómina.

2. Deducciones

Estos conceptos se refieren a los descuentos que se aplican al salario del trabajador antes de que reciba su pago final:

• Salud: corresponde al valor que se le descuenta al trabajador correspondiente al 4% por encontrarse afiliado al sistema de salud, el cual es obligatorio.
• Fondo de pensión: corresponde al valor que se le descuenta al trabajador correspondiente al 4% por encontrarse afiliado al sistema de pensión, el cual es obligatorio.
• Fondo de seguridad pensional: corresponde al aporte adicional al sistema de pensiones para los trabajadores que devenguen un salario mensual igual o superior a 4 salarios mínimos.
• Sindicato: corresponde a las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, siempre y cuando haya autorización del trabajador.
• Sanción pública: se refiere al valor que se descuenta al trabajador como consecuencia del incumplimiento de una regla o norma de conducta obligatoria establecida por las autoridades competentes.
• Sanción privada: es el valor por el del incumplimiento de una regla o norma de conducta obligatoria
• Libranza: son las cuotas que el empleado debe pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza.
• Pago a terceros: corresponde a las deducciones que se realizan al trabajador y que se destinan para un tercero.
• Anticipos: corresponde a los pagos que el trabajador realiza para abonar a los préstamos otorgados por el empleador.
• Otras deducciones: es el valor descontado por cualquier otro tipo de deducción.
• Pensión voluntaria: es el valor correspondiente al ahorro que hace el trabajador para complementar su pensión obligatoria o cumplir metas específicas.
• Retención en la fuente: si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al trabajador el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.
• Ahorro y Fomento a la Construcción (AFC): son cuentas creadas con el fin de incentivar el ahorro a largo plazo e impulsar la adquisición de vivienda.
• Cooperativa: es el aporte que realizan los empleados a las cooperativas legalmente constituidas.
• Embargo fiscal: es impuesto por una autoridad judicial competente contra los empleados, y consiste en el descuento parcial de su salario, el cual debe ser entregado en la cuenta designada por el juez.
• Plan complementario: corresponde al valor de los planes complementarios de salud a los que el trabajador esté afiliado, siempre y cuando haya autorización del trabajador.
• Educación: corresponde al valor de servicios educativos que el trabajador autoriza que sean descontados.
• Reintegro: es el valor que regresa el trabajador a la empresa por un devengado mal realizado en otro pago de nómina.
• Deuda: corresponde al saldo pendiente que un empleado tiene que pagar a su empresa, ya sea por un préstamo otorgado o como compensación por algún daño o perjuicio.