Los asientos contables son documentos que le permiten mover saldos entre cuentas contables de manera manual, asociar cada cuenta a un contacto diferente y además registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria y equipo, para lo cual desea importar un asiento contable ingresando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes”.
En Alegra puede importar mediante un Excel sus asientos contables para ganar tiempo administrando su negocio y tener la información organizada.
¿Cómo importar sus asientos contables desde un archivo Excel?
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Contabilidad” y seleccione la opción “Asiento contable”.
2. Haga clic en el botón “Más acciones” y seleccione “Importar asientos”.
3. Allí, haga clic en “Descargar plantilla” para que se descargue el archivo en su computadora. Luego complete la plantilla con la información de sus asientos contables.
📍 Nota: junto a la opción de “Descargar plantilla” también va a visualizar la opción de “Recomendaciones”, allí va a encontrar las recomendaciones que debe seguir para que al momento de importar su asiento contable no se genere ningún tipo de error, y la importación sea efectiva.
4. Al terminar de agregar la información en el archivo y de guardarlo, haga clic en la opción “Carga el archivo con tus asientos contables”, seleccione el asiento contable guardado y haga clic en Abrir.
5. Verifique la información de los asientos a importar, luego haga clic en la opción “Siguiente asiento” en caso de importar más de uno.
6. Finalmente, haga clic en “Guardar” y luego en la ventana emergente “Aceptar”.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
📌 Descargue aquí la plantilla de importación general.
📍 Tenga en cuenta que el ejemplo del anterior video, se estuvo realizando a través de Microsoft OneDrive. Sin embargo, también puede agregar la correspondiente información mediante Google Sheets y en Excel.
📢 Importante:
- En el archivo descargado va a visualizar dos hojas, la primera se denomina “Recomendaciones” y son consejos que debes aplicar al momento de agregar la información de sus asientos. La segunda hoja denominada “Plantilla” es donde debe cargar la información de sus asientos contables.
- Puede agregar información para importar uno o más asientos contables. Para ello puede enumerar cada fila de la plantilla relacionada con un asiento contable usando el mismo número. Por ejemplo: el asiento No. 1 se identifica porque todas sus filas están marcadas con el número “1” o puede solo enumerar la primera fila correspondiente al asiento contable.
Observe: - Puede importar un tamaño máximo de hasta 450 kB por cada asiento contable de Excel. Adicional solo puede importar hasta 2.000 filas en un asiento contable, si excede ese número le saldrá la siguiente notificación.
Observe:
- Si al momento de ingresar información de los asientos contables agrega Contactos, Tipo de asiento contable, Numeraciones, Cuentas contables o Centros de Costos que no estén creadas en Alegra, al momento de cargar su asiento contable de Excel podrá crearlos.
Observe: - Las columnas “Débito” y “Crédito” de sus asientos contables deben tener sumas iguales, de no ser así al momento de importar le mostrará una ventana emergente con la información de la diferencia.
Observe: - Se recomienda no agregar cuentas contables de comportamiento automático, esto porque en el asiento contable no se ven reflejados esos movimientos en algunos reportes. Al seleccionar una cuenta contable automática podrá ver la siguiente notificación.
Observe:🔎 Descubra cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
- Al momento de importar el asiento contable se mostrará un estado, cuando se deba corregir información se visualizará “Por corregir”, cuando esté corregida el estado será “Corregido” y finalmente si la información es correcta el estado es “Importado correctamente”.
Observe:📍 Nota: no podrá guardar los asientos contables importados hasta que haya revisado todos los errores que se muestran en pantalla.
- Puede visualizar los diferentes asientos contables importados de forma más rápida desde la opción “Asiento contable”.
Observe:
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- 🔎 Aprenda sobre el proceso para crear tipos de asientos contables y sus numeraciones.
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