Alegra te permite conectar tu cuenta con el SAT para importar los documentos que requieras, con esto podrás tener un control de los documentos registrados y de los que aún no están registrados.
El Administrador XML es una funcionalidad de Alegra Contabilidad que te permite gestionar en un solo lugar los documentos y CFDI timbrados en el SAT, ya sean emitidos o recibidos. Además de centralizar esta información, automatiza el registro contable de estos comprobantes y te ayuda a llevar un mejor control de tu declaración de IVA, gracias a su integración con el Contabilizador fiscal.
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👉 Índice
- 🧾 ¿Qué es el Administrador XML en Alegra?
- 📚 ¿Dónde consultar el historial de importaciones del SAT?
- 📬 ¿Cómo funciona el buzón de correos para CFDI?
1. 🧾 ¿Qué es el Administrador XML en Alegra?
El Administrador XML de Alegra es una herramienta que centraliza la gestión de tus CFDI del SAT y automatiza su registro contable, incluyendo la declaración del IVA mediante el Contabilizador fiscal.
a. 📄 ¿Cómo configurar la conexión con el SAT usando tu e.firma?
1. Dirígete al menú de Contabilidad y selecciona la opción Administrador XML.
2. Haz clic en los tres puntos verticales (⋮) y selecciona la opción Agregar e.firma.
3. En la ventana emergente debes completar los datos solicitados: el RFC, Certificado (.cer), la Llave privada (.key) y la Contraseña de la clave privada.
4. Finalmente, haz clic en Continuar.
🎥 Observa:
📢 Importante:
Si tu plan es de Solo Facturación, ingresa desde el menú Configuración > Integraciones > Administrador XML.
b. 📥 ¿Cómo importar tus XML desde el SAT?
Alegra te ofrece dos vías para cargar tus archivos XML y automatizar el registro de tu información contable. Para esto, es fundamental haber descargado previamente tus comprobantes desde el portal del SAT:
📂 Desde Administrador XML
1. Ingresa al menú de Contabilidad y selecciona la opción Administrador XML.
2. Haz clic en el botón Importar XML y selecciona la opción Desde el SAT.
3. Selecciona el periodo y el tipo de comprobante que vas a importar.
4. Finalmente, haz clic en Importar.
🎥 Observa:
📢 Importante:
Por defecto, se importarán ambos tipos de documentos: CFDI emitidos y recibidos.
Cuando hayas completado la solicitud de descarga e importado los documentos, podrás registrarlos.
✨ Desde Sincronización Contable
1. Ve al menú de Contabilidad > Sincronización contable.
2. Haz clic en Importación de CFDI desde el SAT.
🔍 ¿Cómo optimizar tu gestión con la nueva Sincronización Contable?.
🎥 Observa:
c. 🖥️ ¿Cómo importar tus XML directamente desde tu computadora?
1. Ingresa al menú de Contabilidad y selecciona la opción Administrador XML.
2. Haz clic en el botón Importar XML y selecciona la opción Desde un archivo local.
3. Selecciona los archivos que deseas importar y haz clic en Abrir.
🎥 Observa:
d. ⏱️ ¿Cómo programar la importación automática de tus CFDI?
Si la importación desde el SAT o desde tu computadora te consume mucho tiempo, puedes programar las importaciones automáticas, de modo que Alegra, de forma diaria, semanal o mensual, importe automáticamente todos los comprobantes timbrados, tanto emitidos como recibidos.
1. Ingresa al menú de Contabilidad y selecciona la opción Administrador XML.
2. Haz clic en los tres puntos verticales (⋮), selecciona la opción Importaciones automáticas.
3. Selecciona entre Importaciones automáticas diarias, Importaciones automáticas semanales o mensuales, luego haz clic en Cerrar.
🎥 Observa: 
e. ✅ ¿Cómo registrar los documentos importados desde el Administrador XML?
1. Dirígete al menú de Contabilidad y selecciona la opción Administrador XML.
2. Visualiza los documentos importados y su respectivo estado, Registrada o Registrar.
3. Identifica el documento importado y haz clic en Registrar.
4. Si es una Factura de venta, selecciona el Producto o servicio. Si es una Factura de compra, selecciona el Concepto de la compra y la cuenta o producto en la sección Registro en Alegra.
📌 Observación: ten en cuenta la 👉 nota.
5. Finalmente, haz clic en Registrar venta o Registrar compra.
🎥 Observa:
📌 Nota: el Registro en Alegra para facturas de compra se completa automáticamente a partir de la segunda factura emitida al mismo proveedor, siempre que los conceptos ya se hayan contabilizado antes. Si el registro no coincide con la realidad de la compra, puedes modificarlo. En facturas de venta, este paso se realiza manualmente.
2. 📚 ¿Dónde consultar el historial de importaciones del SAT?
1. Dirígete al menú de Contabilidad y selecciona la opción Administrador XML.
2. Haz clic en los tres puntos verticales (⋮), selecciona la opción Ver historial de importaciones.
🎥 Observa:
📌 Nota: desde la columna de Acciones encuentras la opción Ver documentos importados, allí podrás ver el detalle de los documentos importados tales como, tipo de comprobante, Número de Folio y fecha de importación.
3. 📬 ¿Cómo funciona el buzón de correos para CFDI?
Aquí podrás validar los documentos que te envían tus proveedores.
1. Dirígete al menú de Contabilidad y selecciona la opción Administrador XML.
2. Haz clic en los tres puntos verticales (⋮) y selecciona la opción Ver Buzón de correo para CFDIs.
🎥 Observa:
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