En Alegra, puede registrar sus facturas y tiquetes emitidos desde otro sistema que utilice un proveedor tecnológico, importando el archivo XML de forma rápida y sencilla.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar emitió una factura con otro proveedor tecnológico. Ahora utiliza Alegra para gestionar su facturación y necesita ingresar esta factura en el nuevo sistema para mantener su información actualizada y centralizada.”
Con Alegra, puede importar las facturas generadas en otro sistema a su cuenta para visualizarlas en sus reportes y llevar un mejor control contable. Además, es posible importar tiquetes para garantizar una gestión financiera más eficiente. A continuación, le explicamos el proceso:
Importe facturas de venta desde un archivo XML
Sigue estos pasos:
1. Ingrese al menú “Ingresos” y seleccione la opción “Facturas de venta”.
2. Ubique el botón “Más Acciones” y seleccione la opción “Nueva venta desde XML”.
3. Haga clic en el botón “Examinar” para abrir el buscador, seleccione el documento XML y luego presione “Adjuntar”.
4. Complete el formulario de la factura con la información extraída del archivo XML. Observe la explicación de los campos del formulario.
5. Finalmente, seleccione la opción “Guardar”.
Observe:
✍️ Formulario “Nueva factura de venta”
- Tipo de documento: seleccione el tipo de documento que va a crear, puede ser “Factura” o “Contingencia”.
-
Tipo de factura: elija si la factura que está creando es “Factura de venta”, “Factura de exportación” o “Tiquete”.
- Actividad económica: seleccione la actividad económica según sus operaciones.
- Método de pago: elija el método de pago de la venta: efectivo, cheque, transferencia, entre otros.
- Condición: seleccione las condiciones de venta de la factura actual: al contado, crédito, entre otros.
- Centro de costo: seleccione el centro de costo al cual desea añadir la información de su factura. 🔎 Cree centros de costos.
- Moneda: si ha creado varias monedas, seleccione la moneda en la que desea realizar la operación. 🔎 Realice transacciones en diferentes monedas.
-
Bodega: elija de qué almacén desea que salga el producto vendido. 🔎 Gestione su inventario en diferentes Bodegas.
-
Lista de precios: defina precios especiales para sus clientes. 🔎 Cree listas de precios.
-
Vendedor: asocie el vendedor a la factura de venta. 🔎 Cree y administre sus vendedores.
-
Orden de compra: elija el número de orden de compra en caso de que exista.
- Numeración: seleccione entre diferentes numeraciones la que desea usar en la factura actual, (aparece el nombre de la numeración actual). 🔎 Configure la numeración de sus comprobantes.
- Contacto: es a quien va dirigida la factura. 🔎 Cree e importe sus contactos.
- Identificación: este campo se diligencia de forma automática al seleccionar el contacto.
- Teléfono: este campo se diligencia de forma automática al seleccionar el contacto.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. También puede crear facturas sin emitir con fecha anterior o posterior a la actual.
- Plazo de pago: elija el plazo de vencimiento de la factura: de contado, 8 días, 15 días, 30 días y 60 días; puede crear nuevos tiempos de vencimiento en el menú “Configuración” > “Términos de pago”. 🔎 Agregue el plazo de pago y la fecha de vencimiento a sus facturas.
- Vencimiento: De acuerdo al plazo elegido, verá la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si selecciona “Vencimiento manual” debe seleccionar la fecha de vencimiento que desee.
- Buscar ítem facturable: seleccione el producto de facturación existente o cree uno nuevo.
- Referencia: este campo se diligencia de forma automática al seleccionar el ítem.
- Precio: este campo se diligencia de forma automática al seleccionar el ítem. Sin embargo, puede modificarlo para agregar el precio que desee.
- Desc %: ingrese el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: seleccione el impuesto del producto en la factura actual. 🔎 Cree los impuestos.
- Descripción: agregue o modifique la descripción del producto solo para la factura que está creando. Para emitir facturas electrónicas es necesario tener este campo diligenciado.
- Cantidad: indique la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
📢 Importante: Alegra extraerá automáticamente los datos del XML y los cargará en la factura de venta. Si el contacto no está registrado en su cuenta, el sistema le ofrecerá la opción de guardarlo.
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