Alegra le permite importar datos como Contactos, Inventario (Productos y/o servicios), y facturas electrónicas de su sistema contable Quickbooks por formato Excel.
A continuación le explicamos el proceso de importación de los datos para hacerle fácil este proceso de migración.
👉 Índice:
- Exporte su información de Quickbooks.
- Migración de contactos de Quickbooks a Alegra.
- Migración de inventario de Quickbooks a Alegra.
- Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas contables.
A. Registre saldos iniciales en Bancos.
B. Registre saldos iniciales en Inventarios.
1. Exporte su información de Quickbooks
Para exportar su información del sistema contable Quickbooks debe iniciar sesión > “Configuraciones” > “Herramientas” > “Exportar datos” > “Reportes y listas” > “Exportar a Excel” y listo 🎉, ya puede iniciar el proceso de migración a Alegra.
2. Migración de contactos de Quickbooks a Alegra
Siga estos pasos:
1. Exporte sus contactos de Quickbooks online en archivo Excel.
📍 Nota: debe revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingrese a su cuenta de “Alegra” y en el menú seleccione “Contactos”.
3. Haga clic en “Mis contactos” y luego, en el botón “Más acciones”. Allí debe seleccionar la opción “Importar desde Excel”.
4. En la sección “Importar nuevos contactos” haga clic en “Importar contactos”. Haga clic en “Arrastra el archivo hasta aquí”, seleccione el documento de Excel que descargo desde Quickbooks Costa Rica y haga clic en “Continuar”.
5. Seleccione la “Lista de precios asociada” si lo desea y el “Tipo de contacto”, ahora solo debe revisar que el nombre de la columna coincida con la información importada. Finalmente, haga clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observe:
📢 Importante:
- Los datos obligatorios para crear un contacto son: Nombre, Tipo de identificación y Número de identificación.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puede importar hasta 1000 contactos por cada archivo.
- Debe descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para sus clientes, uno para sus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo hace con un único archivo, sus contactos serán creados de manera general. 🔎 Aprenda a crear listas de precios.
- Puede decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccione “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Revise que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentra que hay un error en alguno de los contactos, puede solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
3. Migración de inventario de Quickbooks a Alegra
Siga estos pasos:
1. Exporte su inventario de Quickbooks Costa Rica factura electrónica en archivo Excel.
📍 Nota: debe revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingrese a tu cuenta de “Alegra”, diríjase al menú de “Inventario” y haga clic en “Gestión de ítems”.
3. En la sección “Importar nuevos” haga clic en “Importar productos” y luego en “Selecciona o arrastra el archivo”. Seleccione el documento de Excel que descargo desde GTI Facturación.
4. Seleccione la condición de los productos, “Inventariables” para llevar el control de las unidades disponibles y “No inventariables” para servicios, ahora debe verificar que el nombre de cada columna coincida con la información correspondiente.
5. Finalmente, haga clic en “Importar”.
Observe:
📢 Importante:
- Las columnas obligatorias para importar productos o servicios no inventariables son: Nombre y Precio de venta.
- Las columnas obligatorias para importar productos inventariables son: Nombre, Precio de venta, Costo unitario y Cantidad inicial.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puede importar hasta 3000 productos por cada archivo.
- Debe descargar un archivo de Excel para cada grupo de productos o servicios: uno para los inventariables y uno para los no inventariables. Si lo hace con un único archivo, sus productos y/o servicios serán creados de manera general con la condición que seleccione.
- Si tiene listas de precios creadas previamente, debe agregar una nueva columna en su archivo de Excel por cada lista de precios a importar. 🔎 Conozca cómo crear listas de precios.
- Puede decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccione “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
4. Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas contables
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Contabilidad” y, seleccione la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Haga clic en el botón “Saldos iniciales”.
3. Ingrese el saldo de sus cuentas contables, exceptuando las cuentas de bancos e inventario. Más adelante le explicaremos cómo ingresar los saldos de esas cuentas.
4. Finalmente, haga clic en “Guardar”.
Observe:
A. Registre el saldo de las cuentas de bancos
Ingrese sus saldos iniciales creando nuevas cuentas desde el menú “Bancos” e indicando el saldo inicial y la fecha, también puede modificar las cuentas de banco que el sistema trae por defecto.
🔎 Aprenda a configurar tus bancos viendo el siguiente video:
B. Registre el saldo de la cuenta de inventario
Para ingresar sus saldos de inventario debe registrar en el sistema sus ítems o productos indicando la cantidad y costo unitario. De esta forma, Alegra hará el cálculo de forma automática y creará la cuenta de inventario con el saldo correspondiente.
Para registrar el valor de su inventario puede utilizar una de estas dos opciones:
- Ingrese sus productos de venta al sistema indicando su costo, cantidad y precio de venta. 🔎 Conozca cómo crear sus productos de inventario o servicios.
- Realice una importación masiva de inventario desde un archivo de Excel. 🔎 Importar sus productos y servicios.
📝 Contenido relacionado
- Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- Cree tiquetes de venta.
- Cree contactos.
- Importe sus asientos contables.
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