El Ministerio de Hacienda ha dado un paso adelante en la modernización de la facturación electrónica, publicando la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos. Esta nueva versión busca mejorar el control fiscal y reducir la evasión.
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Los usuarios que quieran hacer uso de la versión 4.4 de facturación electrónica durante el período voluntario (1 de abril a 1 de septiembre de 2025) podrán activar esta versión en su cuenta de Alegra en cuestión de segundos, también, si lo prefiere, puede permanecer en la versión 4.3 y cambiarlo posteriormente o al entrar en obligatoriedad.
👉 Índice
- ¿Qué cambios trae la versión 4.4 de facturación electrónica?
- Actualice su cuenta de Alegra a la versión 4.4 de facturación electrónica.
2.1. Actualice la dirección.
2.2. Reclasifique los impuestos con tarifa 0%. - Cambie la versión de facturación desde el menú de configuración.
1. ¿Qué cambios trae la versión 4.4 de facturación electrónica?
La versión 4.4 incorpora más de 140 ajustes al formato de factura electrónica, lo que representa una transformación significativa en el sistema. Aquí te detallamos los más relevantes:
- Recibo Electrónico de Pago (REP): un nuevo tipo de comprobante electrónico, el cual será obligatorio en dos situaciones específicas: cuando se presta un servicio a instituciones del Estado, o cuando se emite una factura a crédito con un plazo de pago de IVA de hasta 90 días.
- Nuevos campos para el sector farmacéutico: los comerciantes de medicamentos para consumo humano que requieran registros sanitarios del Ministerio de Salud, deberán agregar los campos "Registro de medicamento" y "Forma farmacéutica".
- Tipo de transacción para impuestos específicos: se añade un campo para los casos en que se facturan bienes o servicios que tienen tratamientos tributarios específicos con condiciones especiales en las declaraciones. Este campo debe ser incluido en los formularios de creación de facturas electrónicas, facturas electrónicas de exportación, facturas electrónicas de compra y notas de débito y crédito.
- Inclusión del código de la actividad económica del receptor: aunque en la mayoría de los documentos este campo será opcional (hasta que la dirección de Hacienda lo confirme como obligatorio), en las facturas electrónicas de compra sí será obligatorio a partir del 1 de septiembre de 2025. Esta medida permitirá a la administración tributaria obtener información más exacta sobre el sector empresarial de sus clientes.
- Nuevos tipos de identificación para registrar el emisor y receptor: se incorporan las opciones "Extranjero No Domiciliado" y "No Contribuyente", ampliando las posibilidades para facturar a personas extranjeras sin cédula DIMEX y a quienes no están inscritos como contribuyentes.
- Extranjero No Domiciliado: podrá utilizarse en la factura de compra, en la factura de venta de bienes no nacionalizados, en el tiquete electrónico y en la factura de exportación.
- No Contribuyente: su uso es exclusivo en la factura de compra, únicamente para el registro de adquisiciones de bienes usados vendidos por un no contribuyente, con los fines contables correspondientes.
- Factura electrónica de compra para adquisiciones en el extranjero: los contribuyentes del régimen tradicional ahora deben emitir una factura electrónica de compra para respaldar la adquisición de bienes intangibles o servicios de proveedores no domiciliados en Costa Rica (por ejemplo: software o licencias).
- Clasificaciones actualizadas de IVA: la versión 4.4 trae mayor detalle y precisión en la categorización de los impuestos, lo que implica incluir información más detallada sobre el tipo de IVA aplicable a cada transacción, como el código 11 para la tarifa del 0% sin derecho a crédito.
- Métodos de pago electrónicos reconocidos: además de efectivo y tarjeta, ahora SINPE Móvil y otras plataformas digitales se reconocen formalmente como medios de pago, que podrán indicarse en la factura electrónica. El campo de medio de pago se ha trasladado dentro del XML, del encabezado al apartado de resumen del comprobante.
- Más opciones en "Condición de Venta": se amplía el catálogo de condiciones de venta para reflejar mejor las modalidades comerciales, incluyendo opciones como "Venta Mercancía No Nacionalizada", "Venta Bienes Usados No Contribuyente", "Arrendamiento Operativo" y "Arrendamiento Financiero".
- Identificación del proveedor del sistema de facturación: es obligatorio indicar en cada comprobante el número de identificación del proveedor o software de facturación electrónica que utilizas (en este caso, Alanube, el proveedor tecnológico de Alegra).
- Desglose de descuentos y surtidos: las facturas electrónicas ahora permiten detallar los descuentos aplicados, clasificándolos en categorías predefinidas (por ejemplo, por combo, promoción, volumen, etc.). También se introduce la figura de "surtidos", permitiendo desglosar en la factura productos ofrecidos en paquete promocional, antes conocidos como "combos".
- Registro fiscal de bebidas alcohólicas: un nuevo campo opcional en la configuración de la empresa.
🔎 Facturación electrónica versión 4.4: novedades para grandes empresas y Pymes.
2. Actualice su cuenta de Alegra a la versión 4.4 de facturación electrónica
Vaya al menú de Ingresos y seleccione Facturas de venta, allí encontrará el banner que le permitirá actualizar su cuenta a la nueva versión.
Observe:
En el momento de la actualización,el sistema puede solicitarle que actualice su dirección o impuestos con tarifa 0% para que pueda cumplir con el nuevo estándar de Hacienda.
2.1. Actualice la dirección
Observe:
2.2. Reclasifique los impuestos con tarifa 0%
Con la nueva versión 4.4 de los comprobantes electrónicos, se han actualizado las clasificaciones del IVA para un mayor detalle y precisión en la categorización de los impuestos. Esto incluye la introducción de diferentes tipos de tarifas del 0%:
| Con derecho a crédito fiscal | El contribuyente puede recuperar el IVA pagado en insumos y servicios utilizados en estas operaciones, ya sea solicitando su devolución o utilizándolo como crédito fiscal. |
| Sin derecho a crédito fiscal | Aunque la tarifa es del 0%, el contribuyente no tiene derecho a acreditar ni recuperar el IVA soportado en las compras relacionadas con la operación, lo que puede aumentar los costos |
| Exento | No se cobra IVA al cliente, y el contribuyente no puede acreditar ni recuperar el IVA soportado en sus compras relacionadas. Esto implica un aumento de costos al no poder recuperar el IVA soportado |
| Transitorio |
No genera débito fiscal, pero permite acreditar créditos soportados. Si el transitorio fue aplicado, el IVA soportado se convierte en un costo adicional, ya que no se puede acreditar. Solamente se utilizará para efectos de notas de crédito o notas de débito que requieran ajustar documentos previos emitidos antes del año 2022 y que hayan utilizado esta tarifa. |
Este ajuste se aplicará a los ítems que ya tienen un impuesto con esta tarifa.
Observe:
3. Cambie la versión de facturación desde el menú de configuración
Desde el menú de configuración también puede actualizar su cuenta a la versión 4.4 de facturación electrónica. Igualmente, podrá regresar a la versión 4.3 si lo desea y realizar el cambio más adelante, cuando lo considere conveniente o cuando la actualización se convierta en obligatoria a partir del 1 de septiembre de 2025.
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú de Configuración. En la sección de Empresa haga clic en Empresa.
2. En la información de Datos adicionales podrá editar la versión de facturación.
Observe:
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