Personaliza los correos para el envío de tus documentos

En Alegra puedes personalizar los correos por el envío de documentos como factura de venta, cotizaciones, notas crédito, remisiones, recibos de caja y comprobantes de egreso.

Ejemplo: “La empresa Ejemplar desea enviar una copia de sus facturas a sus clientes, por lo que entra a su cuenta de Alegra y personaliza la plantilla de factura de venta con sus datos. Luego guarda los cambios para no repetir estos pasos con cada envío.”

Una de las ventajas que tienes con Alegra, es puedes configurar de forma fácil y rápida las plantillas de envío de tus documentos para ganar tiempo al momento de enviar notificaciones a tus clientes.

Sigue estos pasos para editar el mensaje de tus plantillas de correos: 

1. Ingresa por el menú Configuración.

2. Dirígete a la sección “Notificaciones y correos” y selecciona la opción “Plantillas de correo”.

3. Selecciona la plantilla que deseas editar y haz clic en el botón "Editar correo".

4. Personaliza la información del correo editando el asunto, mensaje y el estilo de texto.

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Así:

personalizar plantilla ayuda alegra

Con esta función podrás personalizar las plantillas de las siguientes notificaciones:

  • Correo de envío de facturas de venta.
  • Correo de envío de cotización.
  • Correo de envío de nota crédito.
  • Correo de envío de remisión.
  • Correo de envío de recibo de caja.
  • Correo de envío de comprobante de egreso.
  • Correo de envío de orden de compra.

Al momento de personalizar el mensaje puedes usar “Textos variables”, los cuales te permitirán incluir valores asociados a tus documentos. Por ejemplo: el número de factura, el total de la factura, o el nombre del cliente. Puedes agregar en la notificación todos los textos variables que encontrarás en el menú desplegable.

Importante: 

Ten en cuenta que los textos variables permiten que las notificaciones de vencimiento se envíen de forma correcta. Por eso no debes modificar estos textos, sólo agregarlos usando el botón "Texto variable".

 Mira este ejemplo:

variable texto plantilla correo ayuda alegra-1

Cuando termines de guardar los cambios, podrás ver una vista previa del correo que acabas de configurar. Mira un ejemplo de cómo quedaría el mensaje al momento de enviar el correo:

vista previa de plantilla de correo ayuda alegra-2

Al momento de enviar cada documento también podrás realizar cambios en el texto, para personalizar el mensaje del correo que deseas enviar.

Para saber más cómo personalizar el contenido de las notificaciones de vencimiento automáticas te recomendamos leer este artículo.

 

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