Alegra cuenta con un plan de cuentas que clasifica toda la información y los movimientos de la empresa en 7 grandes grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos, Gastos y Cuentas de orden.
📢Podrán acceder al nuevo plan de cuentas aquellos usuarios que hayan creado sus cuentas a partir del día 18 de mayo del año 2023.
👉 Índice:
- Normas Internacionales de Información Financiera.
A. ¿Qué son las NIIF?
B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa? - Creá nuevas cuentas contables.
- Agregá o editá los códigos correspondientes a tus cuentas.
- Conocé los botones de acciones y opciones rápidas del Plan de cuentas.
- Cuentas automáticas del Patrimonio en el Plan de cuentas.
- Beneficios del nuevo Plan de cuentas.
1. Normas Internacionales de Información Financiera
A. ¿Qué son las NIIF?
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto de normas que se utilizan en todo el mundo para la contabilidad y la presentación de informes financieros.
B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa?
La importancia de aplicar las normas, es permitir que la empresa logre mayor transparencia y confiabilidad en la presentación de los estados financieros, facilitando así la toma de decisiones.
En Alegra el plan de cuentas cumple con los estándares anteriormente mencionados, lo que facilita el control de todas las empresas. Recordá que el plan de cuentas ayuda a organizar y clasificar adecuadamente las operaciones financieras de tu negocio.
2. Creá nuevas cuentas contables
Seguí estos pasos:
1. Dirigite al menú de “Contabilidad” y seleccioná la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Elegí la cuenta bajo la cual vas a crear la nueva subcuenta.
3. Hacé clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta 
y seleccioná la opción “Agregar subcuenta”.
4. Completá el formulario con la información correspondiente. Observá los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, hacé clic en “Crear cuenta”.
Observá:
💡 También podés pausar o retroceder el video.
✍️ Formulario “Nueva cuenta contable”
- Nombre (Obligatorio): acá debés colocar el nombre que recibirá la cuenta contable.
- Código: podés colocar el código alfanumérico, esto con el fin de identificarla de manera única dentro de Alegra.
- Tipo de cuenta (Obligatorio): seleccioná la opción correspondiente entre “Cuenta Mayor”, sí la cuenta contable solo se necesita para acumular saldos de las subcuentas que pertenezcan a ella o “Cuenta de movimiento” si necesitás que la cuenta contable pueda generar saldos en los diferentes documentos y registros contables.
📍 Nota: si el tipo de cuenta es “Cuenta Mayor” la cuenta contable correspondiente estará inhabilitada para recibir movimientos. - Naturaleza (Obligatorio): seleccioná la opción correspondiente entre “Deudora” o “Acreedora”, el sistema va a traer seleccionada una opción según la cuenta contable en donde se vaya a crear la subcuenta, podés editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando “Efectivo y equivalente”) y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrás cambiar su naturaleza.
- Descripción: podés agregar información necesaria o importante que deba contener la subcuenta creada.
- Ver saldo de cuenta por terceros: seleccioná (“Activar”) o no (“Desactivar”), así te da la posibilidad de ver los saldos detallados por terceros para esa cuenta contable en el reporte Balance de prueba por tercero.
3. Agregá o editá los códigos correspondientes a tus cuentas
Para editar tus cuentas contables seguí estos pasos:
1. Dirigite al menú de “Contabilidad” y seleccioná la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Hacé clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta 
y seleccioná la opción “Editar”.
3. Modificá o agregá los datos que necesites. Recordá que solo podés modificar los campos Nombre, Código, Tipo de cuenta, Descripción y Ver saldo de cuenta por terceros.
4. Finalmente, hacé clic en “Guardar”.
Observá:
💡 También podés pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- Podés editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando “Efectivo y equivalente”) y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrás cambiar su naturaleza.
- De acuerdo a como hayas ordenado en el plan de cuentas se reflejará en los reportes. 🔎 Descubrí la explicación de los reportes inteligentes.
- Dentro del plan de cuentas vas a encontrar cuentas reglas, estas cuentas son usadas para realizar registros automáticos en documentos o transacciones. Te recomendamos no editarlas para su correcto funcionamiento. 🔎 Conocé cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
4. Conocé los botones de acciones y opciones rápidas del Plan de cuentas
Los botones de acción que se ubican del lado derecho de cada cuenta contable te permiten gestionarlas de forma ágil a través de las siguientes acciones:
- Ver detalles: muestra los movimientos contables asociados a dicha cuenta. Una vez te muestre el detalle, seleccioná un período de tiempo y centro de costos para así filtrar la búsqueda, adicional podés exportar la información a Excel.
- Agregar subcuenta: podés crear cuentas o subcuentas (cuentas que están contenidas bajo una principal).
- Editar: en esta opción podés agregar o modificar la información que la cuenta tiene asignada.
- Eliminar cuenta: podés eliminar una cuenta que no deseás tener en el plan de cuentas o reclasificar los movimientos seleccionando la cuenta a la que deseás transferir los movimientos que esta posee.
📍 Nota: si se requiere desactivar una cuenta contable se debe modificar el tipo de cuenta a “Cuenta Mayor”, de esta manera se inhabilitará la cuenta para recibir movimientos. Si, por el contrario, se requiere activar una cuenta, modificá el tipo de cuenta a “Cuenta de movimiento”.
Adicional a los botones de acción, podés visualizar algunas opciones rápidas que te permiten hacer algunos procesos de forma ágil.
Opciones rápidas:
- Expandir o contraer tabla: en esta opción podés visualizar todas las cuentas que tenés actualmente creadas o visualizarlas de forma resumida.
💡 También podés pausar o retroceder el video.
- Ordenar: en esta opción podés ordenar el plan de cuentas de manera manual o por código, de acuerdo al orden que le des a tu plan de cuentas se verá reflejado en tus reportes. 🔎 Conocé la explicación de los reportes inteligentes.
- Selección múltiple: en esta opción podés seleccionar una o varias cuentas, una vez seleccionadas podés exportarlas a Excel. Adicional la opción de eliminar solo se activará al seleccionar las subcuentas que no tengan regla, para las cuentas reglas y cuentas madres este botón permanecerá desactivado.
💡 También podés pausar o retroceder el video.
5. Cuentas automáticas del Patrimonio en el Plan de cuentas
Dentro del plan de cuentas podés visualizar las cuentas “Resultado del ejercicio” y “Resultados no asignados”, en la primera cuenta contable se encuentra el valor correspondiente a la pérdida o ganancia del ejercicio del periodo seleccionado en los reportes contables. En la segunda cuenta se encuentra el valor correspondiente al resultado de ejercicios anteriores y el resultado del ejercicio actual del periodo seleccionado.
Se visualizará el saldo de la cuenta de Ganancias acumuladas una vez se genere el cierre y se seleccione la cuenta correspondiente. 🔎 Descubrí la explicación completa de las cuentas automáticas del plan de cuentas.
6. Beneficios del nuevo Plan de cuentas
A continuación te compartimos algunos beneficios del nuevo plan de cuentas:
- Cada cuenta contable posee una clasificación exhaustiva según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
- Agregado de cuentas de valoración y de Naturaleza contraria a la Naturaleza de las cuentas contables de Activos y Patrimonio, como por ejemplo: Depreciación de Activos Fijos, Deterioro de Activos y Capital Social por Cobrar.
- El nuevo plan de cuentas presenta una estructura de patrimonio actualizada, la cual permite el reconocimiento completo de la constitución de una pyme.
- Facilita la diferenciación entre el Resultado del Ejercicio con las subcuentas “Utilidad del ejercicio” y “Perdida del ejercicio”, y Ganancias Acumuladas con las subcuentas “Utilidades reservadas” o “Resultados no asignados”.
- Se presentan de forma detallada las ganancias y pérdidas por uso de moneda extranjera en las cuentas contables de Ingresos o Gastos, según corresponda.
- El nuevo plan de cuentas posee Cuentas de orden ya creadas y vas a tener la posibilidad de crear nuevas. Las Cuentas de orden permiten controlar el saldo o el reconocimiento de resultados (Ingresos y Gastos) que no están totalmente causados o devengados, es decir, sirven de forma temporal para controlar transacciones que aún no cumplen con la definición de Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos o Gastos.
📍 Nota: las Cuentas de Orden se encuentran inactivas por defecto, si deseás utilizarlas debés editar el tipo de cuenta y seleccioná “Cuenta de movimiento”.
📑 Contenido relacionado:
- Conocé cómo clasificar tu Información en diferentes cuentas contables.
- Aprendé a darle orden a tu plan de cuentas.
¿Aún no tenés cuenta en Alegra?
Conocé las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Gestión, Sistema Punto de Venta y Alegra Tienda.
Aprendé con nosotros y certificate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Unite a nuestro foro de Alegra Community! Ahí vas a poder compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubrí las funcionalidades más pedidas y enterate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Si tenés inquietudes sobre este u otros procesos, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte las 24 horas, cualquier día de la semana, y sin costos adicionales.
