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Preguntas frecuentes Nómina Electrónica - Colombia

En Alegra puedes emitir la Nómina Electrónica de forma fácil y segura. Es por ello que hemos preparado este artículo donde resolvemos las dudas más frecuentes relacionadas a la emisión de la nómina.


Preguntas frecuentes:

¿Se debe emitir la nómina de un practicante, que se le paga ARL?

Al existir una obligación contractual con una persona natural en este caso los practicantes se debe realizar el proceso de emisión de la Nómina Electrónica. Para esto debemos crear al empleado y en la opción tipo de trabajador seleccionar la correspondiente a practicantes dependiendo su calidad o su etapa. A continuación te explicamos cómo realizarlo: 

1. Haz clic en el menú “Empleados”.

2. Haz clic en el botón “Nuevo empleado”. 

3. Diligencia el formulario, en la casilla Tipo de trabajador selecciona la opción que más se ajuste al rol del empleado.

4. Haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios. 

Así: NE Practicantes

Nota: Al diligenciar el campo de "Tipo de trabajador" puedes seleccionar una de las siguientes opciones para los practicantes.
NE practicantes opcines

Luego al momento de realizar el proceso de emisión de la nómina, en el campo salario debemos colocar el valor cero (0) y seleccionar el campo "Apoyo sostenimiento" que es donde se debe reportar el valor pagado, adicional las deducciones en las que no haya lugar debemos colocar en la casilla el valor cero (0), recuerda que ese campo es obligatorio. En caso de que al practicante se le este realizando pagos de salud y pensión debemos colocar el valor correspondiente.

¿Se deben emitir pagos por prestación de servicios?

La prestación de un servicio, si bien es una obligación contractual, no se debe emitir Nómina Electrónica por este concepto, debido a que esta al ser una obligación con un particular de la compañía, el documento que sustenta este hecho económico es la Factura de Compra si es una empresa o el Documento Soporte si es una persona natural la que presta el servicio.

Registro de pago de vacaciones

¿Cómo emitir las prestaciones sociales de la nómina?

Las prestaciones sociales (primas, cesantías, interés de cesantías y vacaciones) de tus empleados puedes emitirla por medio del documento soporte de pago de nómina electrónica a través de Alegra Nómina. Los valores reportados podrán ser tomados en cuenta como costos o deducciones  en el  impuesto de renta  e  impuesto descontable en IVA,  es decir, funcionará como deducción tributaria. La DIAN emitió el oficio 912416 de conformidad con las prestaciones sociales y su proceso de emisión.
En el siguiente articulo puedes visualizar como realizar el proceso de emisión de las prestaciones sociales.

¿Cómo se deben reportar los días de vacaciones?

Se debe reportar la proporción de los días trabajados, teniendo en cuenta que por 1 año trabajado el empleado tiene derecho a 15 días de vacaciones. Para liquidar la proporción de estos, se debe realizar una regla de tres multiplicando los días trabajados por  quince y luego dividirlos entre 360 días.

Por ejemplo: El empleado trabajo del 01 de enero del 2021 al 08 de agosto de 2021, esto corresponde a 226 días, se debe realizar la liquidación de los días de vacaciones trabajados.

Vacaciones 4Nota: El resultado de esta operación debe ser en números enteros, es decir, debemos aproximar el resultado en caso de darnos un numero decimal, en este caso se debe colocar 9 días.

Deseo implementar la Nómina Electrónica pero no soy facturador electrónico

Para las personas que no son facturadores electrónicos la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 nos menciona que el plazo para habilitarse es el 31 de marzo del año 2022 y con fecha máxima de poder emitir los documentos electrónicos el 31 de mayo de 2022.

Calendario de implementacion no FENota: Una vez se realice el proceso de habilitación se debe realizar de la nomina el mes siguiente, ejemplo, Juan se habilita en la DIAN en Febrero, por lo que deberá iniciar a emitir Nómina electrónica en Marzo.

¿Por qué no me aparece la opción de otros documentos electrónicos?

Esta opción no te aparece porque primero debes estar habilitado como facturador electrónico en la DIAN, debes esperar al año 2022 al habilitarte como facturador electrónico o al realizar el proceso de habilitación de la Nómina Electrónica.

¿Si no me habilité a tiempo, puede habilitarse el mismo mes en que voy a emitir?

Claro que si, puedes habilitarte pero es importante mencionar que las fechas obligatorias estipuladas por la DIAN se debían haber cumplido, esto podría ocasionarte algún tipo de requerimiento por parte de la DIAN, de igual forma puedes realizar el proceso de habilitación ya que el sistema y la DIAN te lo van a permitir realizar sin problemas, por lo que debes cumplir con el proceso de emisión y para esta debes estar habilitado.

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