Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel. Contiene la misma información que una factura física, pero se emite, transmite y almacena en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales especificados por la DIAN.
📢 Importante: para facturar electrónicamente es necesario que tu cuenta esté habilitada para esta función, si no sabes cómo hacerlo, conoce los pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electrónico.
🎓 Academy Live: Simplifica tu facturación y gana tiempo cada día – Colombia
Aprende a usar el módulo de facturación de Alegra para:
- ✅ Gestionar clientes y ventas con agilidad
- ✅ Emitir facturas rápido y conforme a la norma
- ✅ Supervisar tus operaciones en tiempo real
🎯 Al finalizar, podrás presentar un examen y, si lo apruebas con 80% o más, recibirás tu certificado oficial.
👉 ¡Inscríbete y lleva tu facturación al siguiente nivel!
¿Cómo hacer una factura electrónica?
1. Ve al menú Ingresos → Facturas de venta → Nueva factura.
2. Completa los datos de la factura y haz clic en Emitir.
🎥 Observa:
✍️ Formulario - Nueva factura de venta
| 📄 Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de documento | selecciona Factura o Tiquete. (POS electrónico) |
| Tipo de factura | elige entre venta, exportación o sector salud. |
| Tipo de operación | selecciona estándar, AIU o transporte. |
| Contacto | persona o empresa a quien va dirigida la factura. |
| Fecha | día en que se crea la factura. |
| Forma de pago | define si será de contado o a crédito |
| Plazo de pago | si es a crédito, elige 8, 15, 30, 60 días o crea un plazo personalizado. |
| Vencimiento | fecha calculada según el plazo de pago o definida manualmente. |
| Medio de pago | método de pago. (efectivo, transferencia, consignación, etc.) |
| Ítems | selecciona productos/servicios y ajusta referencia, precio, descuento, impuesto, descripción y cantidad. |
| Agregar propina | incluye un monto adicional por gratificación. |
| Términos y condiciones | define condiciones de la venta que verán tus clientes. |
| Notas | notas visibles en el PDF y la impresión. |
| Comentarios | notas internas no visibles en la impresión. |
📍 Nota: puedes configurar otros aspectos como la moneda, lista de precios, bodega, vendedor o centro de costos haciendo clic en Personalizar opciones.
✏️ Estado de emisión y envío a cliente
Cuando emitas tu factura electrónica, podrás conocer el estado de aprobación o rechazo por parte de la DIAN. Haciendo clic en Mostrar detalles encontrarás otros datos, como el documento XML, código CUFE o ver el comprobante directamente en la DIAN. 🎥 Observa:
✨ Recordatorios automáticos desde la factura de venta
Ahora puedes crear recordatorios automáticos directamente desde una factura de venta. Solo debes agregar un comentario en el campo Comentarios y verás la opción para crear un recordatorio. Desde allí podrás:
- Seleccionar la fecha y hora del recordatorio.
- Guardarlo para recibir una alerta en el momento indicado.
💡 Esta funcionalidad es ideal para hacer seguimiento de facturas específicas, como cobros pendientes o tareas relacionadas, sin tener que salir de Alegra. 🎥 Observa:
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
