La Orden de Compra es un documento que emite el cliente al proveedor para solicitar productos o servicios.
Por ejemplo: "La empresa ejemplar solicita a la papelería Italiana 5 resmas de papel bond para fotocopiadora. razón por la cual la empresa Ejemplar envía a la papelería una orden de compra para realizar el pedido, donde especifica el tiempo, la cantidad, el valor según la cotización de la papelería y las condiciones en las que desea recibirlo".
Con Alegra, puedes elaborar tus órdenes de compra indicando: cantidad, detalle, precio y condiciones de pago. Envía la orden a tu vendedor para soportar la solicitud de la mercancía o servicios que requieres.
Este es un documento de control que no genera movimientos de tu inventario, ni de las cuentas contables de compras o cuentas por pagar, es de carácter informativo e indica las cantidades solicitadas y pendientes por recibir.
Para crear una orden de compra en Alegra, debes seguir estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Selecciona la opción "Órdenes de compra".
3. Haz clic en el botón "Nueva orden de compra".
4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante puedes ver su explicación.
5. Para finalizar haz clic en el botón "Guardar".
Así:
En el paso número cuatro debes completar el formulario con la siguiente información:
- Proveedor: La persona o empresa a la cual le estás solicitando los productos o la prestación del servicio.
- Notas de la orden: Información visible en la impresión del comprobante.
- Fechas: Fecha de elaboración de la orden y la fecha en que debe ser entregado el pedido
- Plazo de pago: selecciona la fecha tope para pagar la factura.
- Términos y condiciones: Ingresa las condiciones en las cuales recibirás la mercancia o los servicios, o bien las condiciones de pago y cualquier otra información que sea importante aclarar para tu solicitud, estas serán visibles en la orden de compra.
- Moneda: si tienes la opción multimoneda activada debes elegir la moneda con la que se hará el pedido.
- Bodega: selecciona la bodega en la que entrarán los productos cuando los recibas.
- Selecciona los productos inventariables que vas a solicitar, los cuales deben estar previamente creados en Alegra, al elegirlos el sistema traerá la información correspondiente al precio si lo has comprado anteriormente. Puedes editar esta información si así lo requieres, por ejemplo agregando detalles adicionales en la descripción. Aprende cómo crear tus productos y servicios en Alegra aquí.
- También puedes solicitar servicios y productos no inventariables eligiendo la cuenta contable en el campo "Concepto" y especificando qué producto/servicios solicitas en la descripción.
Ejemplo:
Aprende a crear tus cuentas contables para clasificar los movimientos de tu empresa aquí.
Después de crear la orden de compra puedes: editarla, imprimirla, enviarla por correo, anularla o convertirla en factura de compra entre otras más acciones.
También puedes exportar a Excel todas tus órdenes de compra desde el botón exportar, se generará un archivo consolidado que se descargara en tu computador.
Al crear una factura de proveedor puedes relacionar una o varias de las órdenes de compra que anteriormente creaste.
Aprende cómo crear tus facturas de proveedor aquí.
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Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
