Los albaranes son documentos comerciales que garantizan la distribución, entrega de pedidos y sirven para respaldar la venta de mercancía o servicios a los clientes.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar fabrica equipos de oficina que distribuye a varios clientes de su ciudad, cada vez que realiza el despacho de la mercancía elabora un albarán para dejar documentado el detalle de la venta y servirá como comprobante de entrega antes de la emisión de la factura”.
En este artículo conocerás cómo crear albaranes en Alegra y algunas otras generalidades sobre estos que te serán de mucha utilidad en tu día a día.
👉Índice
- Aspectos generales de los albaranes.
- Pasos para crear un albarán.
- Convierte tus albaranes en facturas.
A. Factura varios albaranes al tiempo. - Preguntas frecuentes.
1. Aspectos generales de los albaranes
Los albaranes son documentos fundamentales en el proceso de distribución y entrega de mercancías, así como en la prestación de servicios de manera adecuada. Permiten llevar un registro detallado de las transacciones comerciales, asegurando que tanto el vendedor como el cliente cuenten con un respaldo de la operación realizada. Además, facilitan el seguimiento y control de las operaciones comerciales, garantizando la transparencia en las transacciones y sirviendo como comprobante de la entrega de los productos o servicios acordados.
Los albaranes deben ser generados por la persona (vendedor) que envía la mercancía o brinda el servicio. Para que tenga validez, el receptor (cliente) debe firmarlo una vez recibido. Los albaranes firmados permiten al vendedor exigir el pago y al comprador, reclamar en caso de incumplimiento. Varios albaranes pueden incluirse en una sola factura para múltiples entregas.
✏️ ¿En qué se diferencia una factura de un albarán?
La factura es un documento con implicaciones tributarias y fiscales, mientras que el albarán no tiene esta validez legal. Por lo tanto, la principal diferencia radica en que el albarán no tiene efectos fiscales y no es necesario para respaldar una transacción comercial. Asimismo, la factura sirve como comprobante de pago, mientras que el albarán únicamente registra la entrega o recepción de un producto o servicio.
2. Pasos para crear un albarán
En Alegra el proceso de creación de albaranes es intuitivo y eficiente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Dirígete al menú de “Ingresos”.
2. Selecciona la opción “Albaranes” y haz clic en el botón “Nuevo albarán”.
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: en el campo “Tipo de documento” selecciona “Albarán” si la venta involucra mercancía u, “Orden de servicio”, si la venta corresponde a servicios.
4. Haz clic en “Guardar” para crear tu nuevo albarán.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo Albarán”
- Tipo de documento: elige si el documento que deseas generar es un albarán o una orden de servicio.
- Contacto: selecciona el cliente que recibirá los productos o la prestación del servicio.
- Fechas: elige la fecha de elaboración y de vencimiento del albarán.
- Agregar producto y servicio: selecciona los productos o servicios que deseas incluir en el documento. Establece el precio, la cantidad y si maneja algún descuento o impuesto, luego haz clic en el botón “Guardar” para agregar el producto al albarán.
- Notas: agrega notas visibles en el documento.
- Observaciones / Comentarios: agrega información adicional en el albarán.
📢 Importante
- Los albaranes son documentos informativos, por lo cual, no generan movimientos en el inventario, en las categorías de venta ni en las cuentas por cobrar.
- La normativa no exige que los albaranes deban contener un número de serie o numeración correlativa, aunque es recomendable incluir esta información para facilitar su seguimiento y control.
- Aunque los albaranes no tienen la misma función que las facturas, son documentos que deben estar debidamente registrados y archivados por las empresas, ya que pueden ser requeridos por la Agencia Tributaria en caso de inspección.
- No se aplican retenciones ni IRPF en los albaranes, puesto que al no tener valor fiscal, no es necesario agregar estos datos.
3. Convierte tus albaranes en facturas
Una vez tu cliente haya recibido la mercancía o servicio prestado y haya firmado el albarán indicando que el envío y recepción de la venta se realizó en las condiciones pactadas, puedes convertirlo en una factura. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Albaranes”.
2. Haz clic en el botón “Ver detalle” del albarán que quieres convertir a factura.
3. Selecciona la opción “Convertir en factura” y completa los campos del formulario.
4. Al hacer clic en “Guardar”, tu albarán se convertirá en factura.
Observa:
A. Factura varios albaranes al tiempo
Ahora podrás seleccionar varios albaranes y utilizar un botón para facturar. Al hacerlo, se abrirá una nueva pestaña donde los albaranes se agregarán automáticamente a la factura.
👉 Para que esta acción sea posible, los albaranes deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Deben estar a nombre del mismo tercero.
- Deben estar en estado “Pendiente” por facturar.
- No pueden ser albaranes anulados.
4. Preguntas frecuentes
A continuación, encontrarás algunas preguntas comunes relacionadas con los albaranes en Alegra:
- ¿El albarán es usado para colocar productos y servicios? ¿Existe algún problema si coloco productos y servicios dentro un mismo albarán?
Los albaranes se utilizan para acreditar la entrega de bienes o mercancías, así como para respaldar la prestación de servicios. Por lo tanto, un albarán puede incluir tanto productos entregados como servicios prestados en una misma transacción. En este sentido, no existe ningún problema si colocas productos y servicios dentro de un mismo albarán.
- ¿Se puede colocar un albarán en una moneda distinta al euro? ¿Es posible que mi albarán esté en dólares y mi factura en euros?
Aunque la moneda oficial sea el euro, en algunos casos específicos y con el acuerdo previo entre las partes involucradas, se podría considerar la posibilidad de expresar el importe en una moneda diferente al euro. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en transacciones internacionales donde una de las partes prefiera pagar en su moneda local.
Es posible que el albarán esté expresado en una moneda distinta al euro, como por ejemplo en dólares estadounidenses (USD) y que la factura correspondiente quede en euros (EUR). Sin embargo, esto sería bajo tu propia responsabilidad, ya que al momento del cambio se podrían generar desfases en la contabilidad.
- ¿Es posible convertir varios albaranes en una sola factura?
Sí, es posible convertir varios albaranes en una sola factura. Lo puedes realizar desde la pantalla de creación de la factura agregando los albaranes que has generado previamente.
Observa:
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