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¿Cómo crear y administrar contactos?

Con los contactos en Alegra puedes guardar la información de tus clientes y proveedores: nombre, dirección, identificación fiscal y otros datos útiles para tus documentos y reportes. Esto te permite llevar un mejor control de tus relaciones comerciales y automatizar procesos como facturación o compras.

 

👉 Índice

  1. 📌 ¿Cómo crear un contacto nuevo?

  2. 🧾 ¿Cómo crear un contacto desde un documento?

  3. 🧑‍💼 ¿Cómo gestionar y editar tus contactos?

  4. 📥 ¿Cómo importar contactos desde Excel?

📌 ¿Cómo crear un contacto nuevo?

Sigue estos pasos:

1. Ve al menú Contactos > Mis contactos y haz clic en “+”.

2. Completa el formulario con los datos básicos.

👉 Usa el botón Ir a formulario avanzado si deseas agregar más detalles.

3. Haz clic en Crear contacto.

🎥 Observa: 

Contacto - AC ESP - 1

📝 Campos principales del formulario

Campo Descripción
Tipo de contacto Cliente, proveedor o ambos.
Identificación Tipo y número de documento fiscal.
Nombre o razón social Nombre del contacto o empresa.
Dirección Ubicación completa del contacto.
Correo y teléfonos Email, móvil y teléfonos fijos (opcionales).
Personas asociadas Contactos adicionales vinculados.

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🧾 ¿Cómo crear un contacto desde un documento?

Puedes agregar un contacto nuevo mientras creas una factura, presupuesto, pago u otro documento. Solo escribe el nombre del nuevo contacto y el sistema te dará la opción para crearlo de inmediato. 🎥 Observa: 

Crear contactos - ESP - 1

📍 Esta opción está disponible en todos los formularios de creación de documentos.

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🧑‍💼 ¿Cómo gestionar y editar tus contactos?

Desde Mis contactos puedes consultar y administrar tu lista de clientes y proveedores.

🔍 Filtros disponibles:

  • Tipo de contacto (cliente/proveedor)

  • Estado (activo/inactivo)

  • Teléfono

⚙️ Acciones disponibles:

  • Editar o ver el detalle

  • Desactivar o eliminar

  • Importar o exportar en Excel

  • Recuperar desde la papelera

📢 No puedes eliminar contactos que tengan facturas frecuentes o pagos recurrentes vinculados.

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📥 ¿Cómo importar contactos desde Excel?

Sigue estos pasos:

1. Ve a Contactos > Gestión de contactos > Importar contactos.

📍 También puedes hacerlo desde Mis contactos > Más acciones > Importar desde Excel.

2. Descarga y completa la plantilla.

3. Carga el archivo, revisa los datos y haz clic en Importar.

🎥 Observa: 

Contacto - AC ESP - 3

📢 Recomendaciones

  • Usa una plantilla diferente para clientes y otra para proveedores.

  • Puedes importar hasta 1000 contactos por archivo.

  • Asegúrate de que cada columna tenga el formato correcto.

  • No repitas el proceso para evitar duplicados.

  • Puedes omitir columnas seleccionando No importar.

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