En Alegra tanto las facturas de venta como las facturas electrónicas tienen diferentes estados que indican su situación real en el sistema y en el ente fiscal de cada país. Aprende a crear facturas de venta.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conocer el estado de sus documentos de venta, por lo que procede a consultar en Alegra la información deseada".
Desde el listado de facturas creadas, podrás identificar su estado a simple vista, como también podrás aplicar un filtro para agrupar los documentos por estado.
📢 Importante: si la empresa utiliza facturación electrónica o facturación no electrónica, los estados de consulta serán diferentes.
👉 Contenido:
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Consulta el estado de las facturas electrónicas.
A. Versión Colombia.
B. Versión Perú.
E. Versión República Dominicana.
1. Consulta el estado de las facturas no electrónicas.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".
2. Al lado derecho se puede observar la columna denominada "Estado". Más adelante te explicaremos los diferentes estados que podrás visualizar.
📌 Nota: también puedes dar clic en el botón de “Filtrar” para visualizar las facturas de venta con el estado seleccionado.
Observa:
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Explicación de los estados de las facturas no electrónicas.
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Por cobrar: este estado significa que la factura fue registrada en el sistema, pero aún no ha sido cobrada en su totalidad.
📍 Nota: una factura en estado "Por cobrar" puede ser anulada, es decir, mantendrá su consecutivo pero no se tendrá en cuenta para los el registro de ingresos.
🔎 Conoce el proceso para agregar el pago a una factura de venta.
- Cobrada: si una factura se encuentra en éste estado es porque ha sido cancelada por el cliente en su totalidad.
📍 Nota: una vez la factura esté en estado “Cobrada” no se podrá editar la factura de venta, esto hasta que se anule el recibo de caja.
🔎 Descubre cómo editar una factura en estado "Cobrada".
- Anulada: una factura puede estar anulada por varias razones, por ejemplo: cuando se crea una factura "Por cobrar" y la venta no se realiza, se cancela, o simplemente la factura no va a ser usada para intercambio comercial.
La ley no permite que una factura que ya tiene un consecutivo (factura en estado por cobrar) sea eliminada, es por ello que se debe anular, lo cual indica que ésta no tiene efecto alguno en la contabilidad de la empresa pero sigue guardando el consecutivo numérico.
- Borrador: este estado en la factura permite ser modificada y eliminada del sistema, además puedes convertirlas en facturas "Por cobrar" (facturas creadas).
📍 Nota: al crear una factura en borrador ésta adquiere el consecutivo para su numeración, si se elimina la factura el consecutivo asignado quedará disponible para la próxima factura a crear.
📢 Importante: en la versión de Colombia, las facturas en estado borrador no ocupan consecutivo de numeración fiscal, una vez que estas sean emitidas es cuando se asignará la numeración que corresponda.
Las facturas recurrentes se crean en estado borrador para verificar la información que se genera automáticamente. Aprende cómo crear facturas recurrentes.
2. Consulta el estado de las facturas electrónicas.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".
2. Al lado derecho se puede observar la columna denominada "Estado de emisión". Más adelante te explicaremos los diferentes estados que podrás visualizar.
📌 Nota: también puedes dar clic en el botón de “Filtrar” para visualizar las facturas de venta con el estado de emisión seleccionado.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
Esta información podrá variar de acuerdo a la versión de país y sólo es visible si se tiene activa la función de "facturación electrónica". Para la versión de Perú se observa la columna con el nombre de "Estado en SUNAT".
Explicación de los estados de las facturas no electrónicas.
A. Versión Colombia:
- Emitida: si una factura electrónica se encuentra en estado "Emitida" es porque ha sido creada exitosamente y se ha emitido ante la DIAN.
- En proceso: si una factura se encuentra en este estado es porque se encuentra en "proceso de certificación" de la DIAN.
- Rechazada: cuando una factura electrónica se encuentra en estado "Rechazada" es porque ha sido rechazada por el receptor de la factura, en este caso fue rechazada por la DIAN. Consulta la actividad de las facturas electrónicas emitidas a tus clientes.
- Por emitir: esto quiere decir que la factura electrónica no ha sido emitida exitosamente. Puede deberse a que quedó en borrador o a que simplemente guardaste la factura dentro de Alegra pero no como una factura electrónica, haciendo clic en el botón "Guardar sin emitir".
B. Versión Perú:
- Aceptada: significa que el documento fue aceptado en la SUNAT (aplica para facturas).
- Informada: significa que el documento fue informado a la SUNAT (aplica para boletas).
- En proceso: este estado quiere decir que el documento fue recibido por el SUNAT, pero aún no ha sido revisado.
- Rechazada: se presenta cuando el SUNAT recibe el documento y lo publica, pero por algún motivo no lo acepta como válido.
- Anulada: corresponde a un documento que fue anulado.
- Preanulado: en el caso de este estado el documento no se ha enviado al ente fiscal, y necesita enviarse nuevamente.
- No electrónica: este estado quiere decir que la factura no se envió al SUNAT.
C. Versión Argentina:
- Emitida: significa que el documento fue aceptado en el ente fiscal AFIP.
- En proceso: este estado quiere decir que el documento fue recibido por el ente fiscal, pero aún no ha sido revisado.
- Rechazada: cuando una factura electrónica se encuentra en estado "Rechazada" es porque ha sido rechazada por el ente fiscal AFIP.
- Por emitir: en el caso de este estado el documento que no se ha enviado al ente fiscal, y necesita emitirse nuevamente.
- No electrónica: este estado quiere decir que la factura no se envió al SUNAT.
D. Versión Costa Rica:
- Emitida: significa que el documento fue aceptado en la DGT.
- En proceso: este estado quiere decir que el documento fue recibido por el ente fiscal, pero aún no ha sido revisado.
- Por emitir: en el caso de este estado el documento que no se ha enviado al ente fiscal, y necesita emitirse nuevamente.
- Rechazada: se presenta cuando la DGT recibe el documento y lo publica, pero por algún motivo no lo acepta como válido.
E. Versión Republica Dominicana:
- Emitida: significa que el documento fue aceptado en la DGII.
- En proceso: este estado quiere decir que el documento fue recibido por el ente fiscal, pero aún no ha sido revisado.
- Rechazada: se presenta cuando la DGII recibe el documento y lo publica, pero por algún motivo no lo acepta como válido.
- Por emitir: en el caso de este estado el documento que no se ha enviado al ente fiscal, y necesita emitirse nuevamente.
- No electrónica: este estado quiere decir que la factura no se envió a la DGII.
📌 Nota: existe un estado de emisión en todas las versiones identificado con puntos suspensivos "…", este se visualiza cuando un documento tiene una numeración no electrónica.
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