Envía correos automáticos desde Gmail con Alegra

Puedes conectar otras aplicaciones con Alegra usando Zapier para realizar tareas programadas, como: creación automática de facturas, contactos, pagos, cotizaciones y productos. Ver más.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con su cuenta de Gmail para que al crear nuevas facturas, su cliente reciba una notificación por correo". 

Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra con Zapier y así hacer la integración con Gmail para programar el envío de la notificación cada que se cree una nueva factura. 

Alegra_gGmail.jpg

 

Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier

Siguiendo estos pasos:

1. Regístrate en Zapier  con tu correo electrónico y contraseña.
2. Haz clic en la opción "Connected Accounts" y busca Alegra (ver ejemplo).
3. Se abrirá una ventana donde debes ingresar el Usuario y Token de tu cuenta de Alegra, encuéntralo en el menú Configuración>Api.
4. Haz clic en "Yes, Continue".
5. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en "Test" para probar la conexión.

Ejemplo:

conecta.gif

 

Programa la notificación por correo al crear una factura en Alegra.

Para hacer la conexión entre las dos aplicaciones, es necesario crear un Zap o tarea programada. Haz clic aquí para saber de qué se trata. 

Una vez comprendido el concepto, pasamos a crear el trigger (desencadenante) siguiendo estos pasos: 

1. Haz clic en el botón "Make a Zap".
2. Selecciona Alegra como trigger.
3. Selecciona la opción "New Invoice" para indicar que la acción se va a producir cuando se cree una nueva factura en Alegra.
4. Haz clic en "Save and Continue" para guardar los cambios y continuar.
6. Haz clic en "Test" para probar la conexión, luego en "Save and Continue".
7. Haz clic en "Fetch & Continue" y luego en "Continue"
Habrás configurado el Trigger, ahora sigue elegir la aplicación Action (Gmail), este paso lo explicaremos más adelante.

Así:

trigger.gif

 

 

Programa el Action para envío de la notificación al cliente.

Ahora selecciona la aplicación que hará la tarea Action, siguiendo estos pasos: 

1. Ingresa en el campo de búsqueda "Gmail", selecciónala y haz clic en "Continue".
2. Elige la tarea que deseas realizar, en este caso es "Send email" para indicar que se efectuará el envío de un correo. Haz clic en "Save+Continue".
3. Haz clic en "Connect an Account", ingresa los datos de tu cuenta de Gmail y haz clic en "permitir" para autorizar la aplicación.
4. Haz clic en "Test" para probar la conexión y luego en "Save+Continue".
5. Completa la información del formulario para el envío del correo según tus preferencias.
- Para el ejemplo en el campo "To" seleccionamos la opción "Clien Email", así asociaremos el campo con el correo del cliente creado en Alegra o puedes ingresar un correo distinto al que desees notificar cada que se cree una factura.

- En el campo "Subject" escribiremos el asunto del correo, por ejemplo: "Nueva Factura".

- En el campo "Body" puedes componer el contenido del correo, en este ejemplo escribimos: 

" Tu factura número (agregamos el campo Template Number para traer el número de la factura) ha sido generada por (+ campo Total)".

Puedes componer este correo según tus necesidades agregando todos los campos que requieras.

6. Haz clic en "Continue".
7. Revisa la composición del correo y haz clic en "Send Test To Gmail".
8. Haz clic en "Finish", agrega un nombre al zap para identificarlo y haz clic en el botón "Off" para cambiarlo a "On" de este modo quedará prendido y funcionando.

Mira un ejemplo:

action.gif 
 
A partir de este momento, cuando crees una nueva factura en Alegra, se enviará una notificación al correo del cliente con la información que configuraste, recuerda tener diligenciado el campo Email del contacto. Ver más.
 
Consulta este artículo para saber cómo crear contactos en Alegra.
 
Conoce otras opciones para conectar Alegra con otras apps mediante Zapier en este artículo. 


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