Crea Facturas en Alegra desde Google Sheets

Puedes conectar otras aplicaciones con Alegra usando Zapier para realizar tareas programadas, como: creación automática de facturas, contactos, pagos, cotizaciones y productos. Ver más.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Sheets para crear facturas automáticas ingresando la información a Alegra desde la hoja de cálculo". 

sheets_alegra.jpg

Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra con Zapier y así hacer la integración con Google Sheets para la creación de facturas de venta. Esta integración se compone de 4 pasos:

composici_n_zap.jpg

  • Trigger:
    Es el desencadenante para la tarea, en este caso es ingresar información en una nueva fila del documento de Google Sheets. Ver más.
  • Search Item: 
    Aquí asocias el campo "nombre del producto" para buscar el producto o servicio entre los creados en tu cuenta de Alegra y agregarlo al Action de creación de factura. Ver más.
  • Search Contact:
    En este paso ingresas el campo para buscar el contacto entre los creados en tu cuenta de Alegra y agregarlo al Action de creación de factura. Puedes asociar el campo nombre del contacto o identificación (recomendado). Ver más.
  • Action:
    En este paso asocias cada tipo de dato de tu archivo de Google Sheets al dato que corresponde para crear la factura.
    Ver más. 

Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier

Siguiendo estos pasos:

1. Regístrate en Zapier  con tu correo electrónico y contraseña.
2. Haz clic en la opción "Connected Accounts" y busca Alegra (ver ejemplo).
3. Se abrirá una ventana donde debes ingresar el Usuario y Token de tu cuenta de Alegra, encuéntralo en el menú Configuración>Api.
4. Haz clic en "Yes, Continue".
5. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en "Test" para probar la conexión.

Ejemplo:

conecta.gif

 

Programa la creación de facturas desde Google Sheets en Alegra.

Para hacer la conexión entre las dos aplicaciones, es necesario crear un Zap o tarea programada. Haz clic aquí para saber de qué se trata. 

Trigger: una vez comprendido el concepto de tarea programada, pasamos a crear el trigger (desencadenante), que se dará al ingresar información en una nueva fila del documento de Google Sheets.

Sigue estos pasos: 

1. Haz clic en el botón "Make a Zap".
2. Selecciona Google Sheets como trigger.
3. Selecciona la opción "New spreadsheet row" para indicar que la acción se va a producir cuando se cree una nueva fila en la hoja de cálculo.
4. Haz clic en "Save and Continue" para guardar los cambios y continuar.
5. Haz clic en "Connect an Account", ingresa los datos de tu cuenta de Google (correo y clave) y haz clic en "permitir" para autorizar la aplicación.
6. Haz clic en "Test" para probar la conexión y luego en "Save+Continue".
7. En el campo "Spreadsheet" selecciona el nombre del documento (Sheets) previamente creado en Google Drive para ingresar tus facturas.

Puedes descargar aquí la plantilla que te servirá como guía importándola a Google Sheets o pegando los nombres de los encabezados en tu documento. Debes tener mínimo una fila con datos en este archivo para la creación de una factura de prueba.

8. En el campo "Worksheet" selecciona el nombre de la hoja de cálculo que contiene la información, por ejemplo: "Hoja 1". 
9. Haz clic en "Continue", luego en "Save+Continue" y nuevamente "Continue".

Así:

trigger2.gif

 

Programa el Action de creación de factura de venta en Alegra.

En este paso asocias cada tipo de dato de tu archivo de Google Sheets al dato que corresponde para crear la factura en Alegra.

Es importante que sepas que este procedimiento contiene dos pasos adicionales, el Search Contact para buscar el contacto y el Search Item para buscar el producto o servicio entre los creados en tu cuenta de Alegra, estas dos búsquedas se agregarán al Action de creación de factura. Sigue estos pasos: 

1. Ingresa en el campo de búsqueda "Alegra", selecciónala y haz clic en "Continue".
2. Elige la tarea que deseas realizar, en este caso es "Create Invoice" para indicar que se efectuará la creación de una nueva factura en Alegra. Haz clic en "Save+Continue".
3. Haz clic en "Test" para probar la conexión con tu cuenta de Alegra (ver más) y luego en "Save+Continue".
4. Completa la información del formulario para crear la factura asociando cada tipo de dato de Alegra con cada columna de tu hoja de cálculo. Haz clic aquí para ver la explicación de cada campo.

Así:

action_parte_1.gif

 

5. En la sección de "Items" debes efectuar al proceso "Search Item" siguiendo estos pasos.
6. En la sección de "Client" debes efectuar al proceso "Search Contact" siguiendo estos pasos.
7. Continúa asociando los campos restantes según tus preferencias y haz clic en "Continue"

8. Revisa la composición de los campos enlazados y haz clic en "Send Test To Alegra".

Ten en cuenta que se creará una factura de prueba con los datos de la hoja de cálculo, te recomendamos seleccionar en "Status" la opción "Draft" para crearla en borrador y no agotar el consecutivo.

Así:

action_parte_2.gif

 

Configura la opción Search Items para buscar tus productos de venta.

Este es un paso complementario donde asocias en el campo "Item Name" la columna de tu hoja de cálculo que contiene el nombre del producto para buscarlo entre los creados en tu cuenta de Alegra y agregarlo al Action de creación de facturas. Sigue estos pasos: 

1. En el formulario de asociación de campos, en la parte del Item, haz clic en el botón "Add a Search Step".
2. Haz clic en la opción "Ok, ad it!".
3. En el campo "Item name" relaciona la columna del archivo que contiene el nombre del producto y haz clic en "Continue". 
4. Haz clic en "Fetch & Continue" y luego en "Continue". .
5. Ahora debes volver al Action haciendo clic en "Set Up template" para continuar asociando los campos. Clic aquí para volver al paso 6 del Action.

Mira un ejemplo:

searchitem.gif 

Configura la opción Search Contact para buscar tus contactos.

Este es un paso complementario donde asocias en el campo "Client" la columna de tu hoja de cálculo que contiene el nombre o la identificación del contacto para buscarlo entre los creados en tu cuenta de Alegra y agregarlo al Action de creación de facturas. Te recomendamos hacer la búsqueda por identificación ya que tus contactos pueden tener nombres iguales.

Sigue estos pasos: 

1. En el formulario de asociación de campos, en la parte del cliente, haz clic en el botón "Add a Search Step".
2. Haz clic en la opción "Ok, ad it!".
3. En el campo "Search Query" relaciona la columna del archivo que contiene la identificación del contacto y haz clic en "Continue". 
4. Haz clic en "Fetch & Continue" y luego en "Continue". .
5. Ahora debes volver al Action haciendo clic en "Set Up template" para continuar asociando los campos. Clic aquí para volver al paso 7 del Action.

Mira un ejemplo:

searchcontact.gif 

Explicación de los campos en el formulario del Action

Nombre del campo

Requisito

Explicación

Date of Creation Obligatorio Fecha de la factura en formato dd-mm-yyyy.
Due Date Obligatorio Fecha de vencimiento de la factura en formato dd-mm-yyyy.
Observations Opcional Observaciones no visibles en el pdf o en la factura impresa.
Notes Opcional Notas visibles en el pdf y en la factura impresa.
Seller Opcional Vendedor creado en tu cuenta de Alegra.
Status Opcional Estado de la factura, este campo es opcional pero necesario si deseas crear facturas en estado abiertas. Las opciones son Open=Abierta y Draft=Borrador, si no defines este campo las facturas se guardarán en borrador.
Invoice Numeration Name Obligatorio Nombre de la numeración creada en Alegra, puedes seleccionar el nombre con el que se crearán todas las facturas o enviar el ID de la numeración para facturar con múltiples numeraciones.
Invoice Numeration Prefix Opcional Prefijo de la numeración, no es necesario indicarlo cuando la numeración elegida es automática, pero en las numeraciones manuales debes incluirlo.
Invoice Numeration Consecutive Opcional Consecutivo de la numeración, no es necesario indicarlo cuando la numeración elegida es automática, pero en las numeraciones manuales debes incluirlo.
Item Name  Obligatorio Nombre del producto creado en Alegra.
Item Description Opcional Descripción del producto o servicio.
Item Reference Opcional Referencia del producto o servicio.
Item Price Obligatorio Precio del producto o servicio, debes agregarlo sin símbolos (punto o coma).
Discount Opcional Porcentaje de descuento (tasa) para aplicar al producto o servicio, ingresa solo el valor sin el símbolo de porcentaje.
Item Quantity  Obligatorio Cantidad del producto a facturar.
Client/Search Query Obligatorio Nombre o identificación (recomendado) para buscar el contacto. 
Payment Method Obligatorio en México para timbrar facturas Método de pago de la factura solo para México.
Account Number Obligatorio en México para timbrar facturas Número de cuenta o tarjeta de pago solo para México.
cfdiUse Obligatorio en México para timbrar facturas Clave del Uso CFDI solo para México.
 
A partir de este momento, cuando actualices una fila cambiando los datos del contacto en tu documento de Google Sheets, cambiará su información en Alegra. 
 
Consulta este artículo para saber cómo crear contactos en Alegra y conoce otras opciones para conectar Alegra con miles de apps mediante Zapier en este artículo. 
 
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.


 
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