Crea recordatorios automáticos de vencimiento en Google Calendar

Conecta tu cuenta de Alegra con otras aplicaciones usando Zapier para realizar tareas programadas, como: creación automática de facturas, contactos, pagos, cotizaciones y productos. Ver más.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Calendar para que al crear nuevas facturas y cotizaciones, se agregue un recordatorio con la fecha de vencimiento en el calendario".

Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra con Zapier y de esta forma hacer la integración con Google Calendar para programar la notificación en la fecha de vencimiento de la factura o cotización. 

Alegra_Calendar.jpg

 

Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier

Siguiendo estos pasos:

1. Regístrate en Zapier  con tu correo electrónico y contraseña.
2. Haz clic en la opción "Connected Accounts" y busca Alegra (ver ejemplo).
3. Se abrirá una ventana donde debes ingresar el Usuario y Token de tu cuenta de Alegra, encuéntralo en el menú Configuración>Api.
4. Haz clic en "Yes, Continue".
5. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en "Test" para probar la conexión.

Ejemplo:

conecta.gif

 

Zap para conectar Alegra con Google Calendar.

Para hacer la conexión entre las dos aplicaciones, es necesario crear un Zap o tarea programada. Haz clic aquí para saber de qué se trata. 

Una vez comprendido el concepto, pasamos a crear el Trigger (desencadenante) siguiendo estos pasos: 

1. Haz clic en el botón "Make a Zap".
2. Selecciona Alegra como Trigger.
3. Selecciona la opción "New Invoice" para nueva factura o "New Estimate" para nueva cotización; así indicas que la acción se va a producir cuando se cree una nueva factura o cotización en Alegra, es el mismo proceso en ambos casos.
4. Haz clic en "Save and Continue" para guardar los cambios y continuar.
6. Haz clic en "Test" para probar la conexión de tu cuenta de Alegra, luego en "Save and Continue".
7. Haz clic en "Fetch & Continue" y luego en "Continue"
Habrás configurado el Trigger.

Así:

trigger.gif  

Programa el Action de notificación de vencimiento en el calendario

Ahora selecciona la aplicación que hará la tarea Action, siguiendo estos pasos: 

1. Ingresa en el campo de búsqueda "Google Calendar", selecciónala y haz clic en "Continue".
2. Elige la tarea que deseas realizar, en este caso es "Create Detailed Event" para indicar que vas a crear un evento personalizado en el calendario. Haz clic en "Save+Continue".
3. Haz clic en "Connect an Account", ingresa los datos de tu cuenta de Google y haz clic en "permitir" para autorizar la aplicación.
4. Haz clic en "Test" para probar la conexión y luego en "Save+Continue".

5. Completa la información del formulario para el recordatorio de vencimiento según tus preferencias.

-En el campo "Calendar" define en cual de los calendarios creados deseas agregar la notificación.
-En el campo "Summary" puedes poner el título del recordatorio.
-En "Descripción" ingresa los datos que deseas incluir en el recordatorio, alternando texto y los campos de la factura de Alegra que deseas incluir, por ejemplo:

"Cliente: (agregamos el campo Client Name para traer el nombre del cliente)
Factura número: (agregamos el campo Template Number para traer el número de la factura)
Valor: (agregamos el campo Total para traer el valor de la factura)
Email cliente: (agregamos el campo Clien Email para traer el correo del cliente)
Teléfono cliente: (agregamos el campo Client Cel Phone para traer el teléfono del cliente)".

desc_calendar.jpg

-En "Start Date & Time" indica la fecha inicial del evento, aquí asociamos el campo Due Date que corresponde al vencimiento de la factura en Alegra.
-En "End Date & Time" indica la fecha final del evento, aquí asociamos también el campo Due Date.

-Podemos seleccionar "Yes" en el campo Use "Default Reminders?" para configurar recordatorios por defecto, o podemos seleccionar el recordatorio específico que deseamos recibir el el desplegable "

Ver explicación de cada campo.

6. Haz clic en "Continue".
7. Revisa la composición del evento y haz clic en "Send Test To Google Calendar".
8. Haz clic en "Finish", agrega un nombre al Zap para identificarlo y haz clic en el botón "Off" para cambiarlo a "On" de este modo quedará prendido y funcionando.

Mira un ejemplo:

action.gif
 

Explicación de los campos en el formulario del Action Google Calendar Detailed Event (evento detallado): 

Nombre del campo

Requisito

Explicación

Obligatorio Editar el calendario seleccionado desde la cuenta de Google Calendar que se conectó.
  Obligatorio Resumen o título del nuevo evento.
  Opcional Descripción del nuevo evento.
  Opcional Ubicación del nuevo evento.
Obligatorio Fecha y hora de cuando comienza este evento.
  Obligatorio Fecha y hora de finalización de este evento.
  Opcional Seleccione una frecuencia para repetir este evento.
  Opcional Repetir ¿Cuántas veces?1 2 3. Cantidad de veces que este evento se repite.
Opcional ¿Cuántas veces?1 2 3. Cantidad de veces que este evento se repite.
  Opcional Elegir si el evento dura todo el día.
  Opcional Elegir el color que se asignará a este evento en tu calendario.
  Opcional Asistentes:Esta dirección de correo electrónico será invitada a asistir al evento.
  Opcional Visibilidad en el calendario.
  Opcional Usar los recordatorios predeterminados del calendario.
Opcional Elegir los recordatorios que deseas usar.
  Opcional Establece la cantidad de minutos antes del evento para enviar recordatorios (el máximo es 40320: 4 semanas en minutos).
  Opcional Mostrarse como disponible u ocupado.
Opcional Define si los invitados pueden modificar el evento.
 
A partir de este momento, cuando crees una nueva factura en Alegra, se creará un evento en Google Calendar para notificar el vencimiento de las facturas y recibirás la notificación al correo que configuraste.
 
Consulta este artículo para saber cómo crear facturas de venta en Alegra.
 
Conoce otras opciones para conectar Alegra con otras apps mediante Zapier en este artículo. 


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