Actualiza masivamente tus productos en Alegra

Puedes actualizar de forma masiva tu inventario en Alegra para cambiar información del nombre del producto, agregar o eliminar referencia y descripción, impuesto, definir la categoría de los productos entre las creadas previamente, indicar la cantidad inicial en las bodegas que tengas creadas, actualizar el costo unitario, incluir el código de barras si lo tienes activo para utilizarlo Alegra POS; y asociar o desasociar listas de precios a cada uno de tus productos.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea realizar un aumento en los precios de sus productos, la mejor manera de hacerlo es realizando una actualización masiva en Alegra que le permite mediante un archivo de Excel actualizar el precio de cada producto rápidamente sin tener que hacerlo uno a uno".

Los campos que puedes modificar en cada producto mediante una actualización masiva son:

  • Nombre.
  • Referencia.
  • Clave de producto (solo disponible para México).
  • Descripción.
  • Listas de precios. Ver más.
  • Nombre impuesto. Ver más.
  • Porcentaje impuesto. Ver más.
  • Categoría. Ver más.
  • Cantidades iniciales en bodegas. Ver más.de
  • Costo unitario.
  • Código de barras (debes tenerlo activo). Ver más.

Ten en cuenta estas recomendaciones para que el proceso de actualización se realice correctamente.

A continuación te indicamos cómo hacerlo:

1. Haz clic en el Menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de Items".
2. Haz clic en el submenú "Actualización masiva".
3. Descarga la Plantilla con la información de tu inventario haciendo clic en "Descargar plantilla".
Cada plantilla contiene hasta 500 productos, si tienes más productos se descargarán varias plantillas.
4. Revisa el correo electrónico asociado a tu cuenta de Alegra donde encontrarás un archivo comprimido .zip que debes descomprimir y contiene la plantilla descargada en formato .csv (Excel).
5. Abre la plantilla para actualizar la información que desees y guárdalo en formato .xlsx.
6. Haz clic en "Seleccionar archivo" y elige y elige la plantilla en la ruta donde la guardaste.
7. Haz clic en "Actualizar Inventario" para finalizar.

 

Mira un ejemplo: 

masiva2.gif

 

Cómo modificar la plantilla

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

-Nombre: este es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas.

-Referencia: es un campo único que identifica el producto, puede ser tipo numérico o alfanumérico y no se repite para otros productos, este campo es opcional.

-Clave de producto (Opcional y solo disponible para México*): Esta es la clave que identifica tu producto según la versión 3.3 para emitir CFDI con la nueva normativa mexicana. Si no conoces el código de tus productos, puedes consultarlo haciendo clic aquí.

-Descripción: indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.

-Nombre de impuesto: tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:

  1. Indicando el nombre del impuesto: Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
  2. Indicado el porcentaje únicamente: Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
  3. Especificando nombre y porcentaje del impuesto: este caso se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes, o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.
    También puedes utilizar esta opción si conoces nombre y porcentaje del impuesto.

    Agregar el impuesto es opcional, si no indicas un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, siempre podrás modificarlo.

-Categorías: indica el nombre de la categoría a la que deseas asociar el producto que debes tener creada bajo la categoría principal de "ingresos", este campo es opcional.
Si no indicas un nombre para la categoría, el producto queda asociado por defecto a la categoría de "Ventas".

-Listas de precio: la plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. Haz clic aquí para conocer más sobre las listas de precio.
En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:

  1. Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un caracter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
  2. Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
  3. Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.

-Costo unitario*:  puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.

-Cantidad inicial*: esta es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario.
La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.

*Importante: debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

-Código de barras: ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

Mira un ejemplo: 

masiva.png

 

Recomendaciones:

  • El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
  • La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
  • Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Clave de producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Categoría, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en bodegas y Código de barras (cuando está activado).
  • Después de actualizar la plantilla, la debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

Conoce en qué casos no debes utilizar la actualización masiva consultando este artículo.

Para descubrir cómo realizar otras operaciones masivas con tus productos, haz clic aquí. 

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Equipo Alegra
www.alegra.com

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