Importa tus Productos y Servicios a Alegra

Alegra te permite crear productos inventariables y así llevar el control de las cantidades disponibles, estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además puedes crear productos no inventariables si facturas por otros conceptos, por ejemplo servicios.

Tienes la alternativa de crear los productos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear 250 productos inventariables y 25 servicios en Alegra para usarlos en las facturas que emitirá. La mejor manera de hacerlo es realizando una importación masiva que le permite desde un archivo de Excel crear sus productos inventariables y haciendo una segunda importación puede crear los productos no inventariables como servicios.

Sigue estos pasos para importar tu inventario o listado de servicios:

1. Haz clic en el Menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de items".
2. Haz clic en el submenú "Importar nuevos".
3. Puedes usar plantillas de ejemplo para realizar la importación de productos y servicios.
Descarga aquí la plantilla de importación general.
Descarga aquí la plantilla de importación solo para México. alegra-mexico-40x40.png
4. Completa la información de la plantilla, en la parte inferior de este artículo encontrarás la explicación de cada campo.
La primera fila que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
6. Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).
7. En Alegra haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar".
8. En el formulario de importación selecciona la condición de los productos así:
"Inventariables" para llevar el control de las unidades disponibles y "No inventariables" para servicios.
9. Ahora selecciona el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna, por ejemplo: Nombre=nombre de tus productos.
En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo.
10. Por último haz clic en el botón "Importar"

Así:

inventario2.gif

 

Formulario de Importación

En este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debes seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recuerda que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si deseas puedes omitir la importación de las columnas que no necesitas.

Ejemplo:

importar_inventario.jpg

Para que el proceso de importación se realice correctamente debes completar la información de las columnas que son requeridas, algunas columnas son opcionales:

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Clave de producto (Opcional y solo disponible para México*): Esta es la clave que identifica tu producto según la versión 3.3 para emitir CFDI con la nueva normativa mexicana. Si no conoces el código de tus productos, puedes consultarlo haciendo clic aquí.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color...
  • Nombre impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "IVA".
    Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Porcentaje impuesto (Opcional): ingresa el porcentaje que equivale al nombre del impuesto ingresado. Por ejemplo para el impuesto IVA=19% ingresa "19". 

    Si no indicas un nombre o porcentaje de impuesto, el producto queda creado con impuesto "Ninguno".

  • Categoría (Opcional): agrega el nombre de la categoría del ingreso a la que vas a asociar tus productos, si dejas este espacio vacío, por defecto se asociarán a la categoría de "Ventas".
    Consulta este artículo para saber cómo crear nuevas categorías.
  • Precio General (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Costo unitario (Requerido para inventariables): ingresa el costo promedio (de adquisición) de los productos de venta iniciales que vas a crear.
  • Cantidad inicial en bodega Principal (Requerido para inventariables): ingresa las unidades disponibles en la bodega principal. Alegra te permite crear distintas bodegas para distribuir tu inventario, haz clic aquí para saber cómo. 
    Si tienes bodegas/almacenes creados previamente puedes indicar las unidades en cada una, solo agrega una columna por cada almacén e ingresa la cantidad del producto en ella, si la celda está vacía, el producto no será creado en la bodega y si ingresas valor de cero "0" el producto quedará con 0 unidades en esa bodega.
  • Código de barras: ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

Si tienes listas de precios creadas previamente...

Agrega una nueva columna en tu archivo de Excel por cada lista de precios a importar. Ver más.

Lista de precios tipo porcentaje:

Para asociar tus productos a una lista de precios de tipo porcentaje, basta con ingresar cualquier caracter, por ejemplo una "X", en la celda correspondiente a la lista. 

Lista de precios tipo valor:

Para asociar tus productos a una lista de precios de tipo valor, debes ingresar en la celda correspondiente el precio del producto para la lista. 

En ambos casos, si existe alguna celda vacía, el producto no quedará asociado a la lista de precios.

Ejemplo:

listas_precio.jpg

 

Comienza a importar tu inventario haciendo clic aquí.
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Equipo Alegra
www.alegra.com

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