Importación Masiva de Contactos en Alegra México

Alegra te permite crear clientes y proveedores para usarlos al elaborar tus documentos (facturas de venta, facturas de proveedor, gastos, pagos recibidos, cotizaciones, remisiones, ordenes de compra, notas débito y notas de crédito).

Tienes la alternativa de crear los contactos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear 250 clientes y 25 proveedores en Alegra para usarlos en las facturas y documentos. La mejor manera de hacerlo es realizando una importación masiva que le permite desde un archivo de Excel crear sus clientes y haciendo una segunda importación puede registrar los proveedores como servicios.

Si tienes tu base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada en un archivo o si quieres crear todos tus contactos en Alegra sin necesidad de hacerlo uno a uno, puedes importarlos de forma masiva usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Para otros países visita este artículo.

Sigue estos pasos para completar tu archivo de contactos:

1. Crea una nueva hoja de cálculo en Excel con una tabla que contenga la información de tus contactos en 17 columnas: Nombre, RFCLas siguientes columnas para el Domicilio Fiscal: Calle, Exterior, Interior, Colonia, Localidad, Municipio/Delegación, Código Postal, Estado, País, Correo electrónico, Teléfono 1, Teléfono 2, Fax, Celular/Móvil y Observaciones. 

Importante:  si el RFC del contacto es extranjero se debe agregar el país abreviado en formato ISO (de 3 letras). Puedes consultar la abreviatura para cada país aquí.

Descarga aquí la plantilla de importación solo para México. alegra-mexico-40x40.png

2. Completa la información de la plantilla. el único campo requerido es la razón social, te recomendamos completar todos los datos en especial el RFC, el domicilio fiscal y correo electrónico para el envío de documentos. 
La primera fila de la lista que corresponde a los títulos de las columnas y no se importará. 
3. Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).

Ejemplo:

Ten en cuenta…

Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos con máximo 1000 por cada importación: Uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno por cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo y no eliges de qué tipo son, tus contactos serán creados de manera general.

Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Importación desde Alegra  

Sigue estos pasos para importar tus contactos:

1. Haz clic en el Menú "Contactos" y selecciona la opción "Importar desde Excel".
2. Haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste, haz clic en "Abrir" y luego en "Importar".

Así: 

 

Formulario de Importación

En este formulario Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Por Ejemplo: Razón Social (Alegra) = Nombre (tu archivo), mira este ejemplo:

Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.

Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios...

 ...y elegir la opción Clientes o Proveedores.

Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

Haz clic en el botón "importar" y habrás terminado el proceso. Ahora puedes usar tus contactos importados para elaborar todos tus documentos. 

*Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.

*Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: qué el teléfono sea un número y no texto.

*Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.


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