Actualización Masiva de Contactos en Alegra desde Google Sheets

Puedes conectar otras aplicaciones con Alegra usando Zapier para realizar tareas programadas, como: creación automática de facturas, contactos, pagos, cotizaciones y productos. Ver más.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Sheets para actualizar masivamente sus contactos ingresando la información a Alegra desde la hoja de cálculo". 

sheets_alegra.jpg

Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra con Zapier y así hacer la integración con Google Sheets. Esta integración se compone de 3 pasos:

Comp_update_contact.jpg

  • Trigger:
    Es el desencadenante para la tarea, en este caso es actualizar la información en una nueva fila del documento de Google Sheets. Ver más.
  • Find Contact:
    En este paso ingresas el campo para buscar el contacto entre los creados en tu cuenta de Alegra y agregarlo al Action de actualización. Puedes asociar el campo nombre del contacto o identificación (recomendado). Ver más.
  • Action:
    En este paso asocias el ID interno del contacto obtenido del Find Contact y relacionas cada tipo de dato de tu archivo de Google Sheets al dato que corresponde en Alegra.
    Ver más. 

Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier

Siguiendo estos pasos:

1. Regístrate en Zapier  con tu correo electrónico y contraseña.
2. Haz clic en la opción "Connected Accounts" y busca Alegra (ver ejemplo).
3. Se abrirá una ventana donde debes ingresar el Usuario y Token de tu cuenta de Alegra, encuéntralo en el menú Configuración>Api.
4. Haz clic en "Yes, Continue".
5. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en "Test" para probar la conexión.

Ejemplo:

conecta.gif

 

Exporta tus contactos desde Alegra e impórtalos a Google Sheets.

Para hacer el proceso de actualización, es necesario exportar a Excel tus contactos desde Alegra e importarlos a Google Sheets siguiendo estos pasos:

1. Dirígete al menú "Contactos".
2. Haz clic en "Exportar" para recibir el archivo en tu correo. Ver más.
3. En Google Drive, crea un nuevo documento de Sheets.
4. Haz clic en "Importar" y dirígete a la opción "subir".
5. Selecciona la plantilla de Excel descargada desde Alegra y haz clic en "Abrir".
6. En el emergente, elige el tipo de separador personalizado e ingresa punto y coma ";", luego haz clic en "Importar datos".
7. Si se creó una primera fila en blanco antes de los encabezados, debes eliminarla. (ver imagen).
8. Ingresa un nombre en la parte superior para guardar tu archivo, por ejemplo "Actualización masiva de contactos".

Así:

zap_importar_a_Sheets.gif


Trigger para la actualización de contactos desde Google Sheets.

Para hacer la conexión entre las dos aplicaciones, es necesario crear un Zap o tarea programada. Haz clic aquí para saber de qué se trata. 

Una vez comprendido el concepto de tarea programada, pasamos a crear el trigger (desencadenante), que se dará al ingresar información en una nueva fila del documento de Google Sheets.

Sigue estos pasos: 

1. Haz clic en el botón "Make a Zap".
2. Selecciona Google Sheets como trigger.
3. Selecciona la opción "New or Updated Spreadsheet Row" para indicar que la acción se va a producir cuando se modifique una fila en la hoja de cálculo.
4. Haz clic en "Save and Continue" para guardar los cambios y continuar.
5. Haz clic en "Connect an Account", ingresa los datos de tu cuenta de Google (correo y clave) y haz clic en "permitir" para autorizar la aplicación.
6. Haz clic en "Test" para probar la conexión y luego en "Save+Continue".
7. En el campo "Spreadsheet" selecciona el nombre del documento (Sheets) previamente creado en Google Drive para ingresar tus facturas.
8. En el campo "Worksheet" selecciona el nombre de la hoja de cálculo que contiene la información, por ejemplo: "Alegra - Contactos". 
9. Haz clic en "Continue", luego en "Save+Continue" y nuevamente "Continue".

Así:

trigger_act_cont.gif

 

 

Configura la opción Find Contact para buscar tus contactos.

Este es el segundo paso del Zap para buscar el ID interno de los contactos creados previamente en Alegra y agregarlo al Action de actualización masiva. Te recomendamos hacer la búsqueda por identificación ya que tus contactos pueden tener nombres iguales y en este caso el sistema le dará prioridad al primer nombre encontrado, mientras que el documento de identidad es único para cada persona o empresa, para usar esta opción debes tener la identificación de todos tus contactos en Alegra. 

Sigue estos pasos: 

1. Después de configurar el Trigger, escoge Alegra como segunda aplicación.
2. Selecciona la opción "Find Contact" y haz clic en "Continue". 
3. 6. Haz clic en "Test" para probar la conexión y luego en "Save+Continue".
4. En el campo Search Query elige el campo de búsqueda que deseas usar: documento de identidad (según tu país NIT, RUT, RFC...) o Nombre del contacto y haz clic en "Continue".
5. Haz clic en "Fetch & Continue" y luego en "Add a step" para crear el action de actualización .

Mira un ejemplo:

find_contact.gif 

Programa el Action de actualización de contactos en Alegra.

En este paso asocias cada tipo de dato de tu archivo de Google Sheets al dato que corresponde para actualizar masivamente tus contactos.

Es importante que sepas que este procedimiento contiene el resultado del Find Contact para buscar el ID interno del contacto que se agregará al Action de actualización. Sigue estos pasos: 

1. Ingresa en el campo de búsqueda "Alegra", selecciónala y haz clic en "Continue".
2. Elige la tarea que deseas realizar, en este caso es "Update Contact" para indicar que se actualizarán tus contactos en Alegra. Haz clic en "Save+Continue".
3. Haz clic en "Test" para probar la conexión con tu cuenta de Alegra (ver más) y luego en "Save+Continue".
4. Completa la información del formulario asociando cada tipo de dato de Alegra con cada columna de tu hoja de cálculo. Haz clic aquí para ver la explicación de cada campo.

Así:

action.gif

 

 

Explicación de los campos en el formulario del Action

Nombre del campo

Requisito

Explicación

Contact = ID Obligatorio Aquí debes seleccionar el ID interno del contacto en Alegra, obtenido con el Find Contact.
Name Opcional Nombre del contacto.
National ID Number Opcional Numero del documento de identidad del contacto.
Email Opcional Correo electrónico del contacto.
  Opcional Teléfono 1.
Secondaty Phone Number Opcional Teléfono 2.
  Opcional Número de Fax.
Cellular Opcional Número de celular.
  Opcional Observaciones del contacto.
  Obligatorio Dirección.
City Opcional Ciudad.
Seller Opcional Vendedor.
El vendedor elegido en este paso quedará asociado a todos los contactos que actualices, puedes crear un zap para cada vendedor.
Price List Obligatorio Lista de precios.
La Lista de Precios elegida en este paso quedará asociada a todos los contactos que actualices, puedes crear un zap para cada una.
 
A partir de este momento, cuando cambies la información de las filas de tu documento de Google Sheets, se actualizarán los datos del contacto en Alegra. 
Importante: este proceso permite reemplazar información; si eliminas los datos de una celda de la hoja de cálculo, Zapier conservará el último dato ingresado. Si deseas eliminar información como el teléfono del contacto, te sugerimos reemplazarlo por cualquier caracter, por ejemplo un guión "-" y así no dejar la celda vacía. 
 
Consulta este artículo para saber cómo crear contactos en Alegra y conoce otras opciones para conectar Alegra con miles de apps mediante Zapier en este artículo. 
 
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