Programa el envío automático de cotizaciones y lleva el registro en una hoja de cálculo

Conecta tu cuenta de Alegra con otras aplicaciones usando Zapier para realizar tareas programadas, como: creación automática de facturas, contactos, pagos, cotizaciones y productos. Ver más.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea llevar un control de las cotizaciones enviadas a sus clientes desde Alegra , al conectar Alegra con Google Sheets, podrá llevar el registro de cotizaciones enviadas en la hoja de cálculo".

Para crear este Zap debes conectar tu cuenta de Alegra con Zapier y de esta forma hacer la integración con Google Sheets para programar el registro automático de cotizaciones enviadas.

send_estimate.jpg Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier

Siguiendo estos pasos:

1. Regístrate en Zapier  con tu correo electrónico y contraseña.
2. Haz clic en la opción "Connected Accounts" y busca Alegra (ver ejemplo).
3. Se abrirá una ventana donde debes ingresar el Usuario y Token de tu cuenta de Alegra, encuéntralo en el menú Configuración>Api.
4. Haz clic en "Yes, Continue".
5. Regresa a la ventana de Zapier y haz clic en "Test" para probar la conexión.

Ejemplo:

conecta.gif

 

Zap para conectar Alegra con Google Sheets

Para hacer la conexión entre las dos aplicaciones, es necesario crear un Zap o tarea programada. Haz clic aquí para saber de qué se trata. 

Una vez comprendido el concepto, pasamos a crear el Trigger (desencadenante) siguiendo estos pasos: 

1. Haz clic en el botón "Make a Zap".
2. Selecciona Alegra como Trigger.
3. Haz clic en "show less common options" y selecciona la opción "New Estimate" (nueva cotización), así indicas que la acción se va a producir cuando se cree una nueva cotización en Alegra.
4. Haz clic en "Save and Continue" para guardar los cambios y continuar.
5. Haz clic en "Test" para probar la conexión de tu cuenta de Alegra, luego en "Save and Continue".
6. Haz clic en "Fetch & Continue" y luego en "Continue"
Habrás configurado el Trigger.

Así:

trigger.gif  

Programa el Action de envío automático de cotizaciones a tus clientes

Ahora selecciona la aplicación que hará la tarea Action, siguiendo estos pasos: 

1. Selecciona Alegra como Action.
2. Haz clic en "show less common options" y elige la tarea que deseas realizar, en este caso es "Send Estimate" (enviar cotización); para indicar que vas a programar el envío automático de la cotización cuando se crea en Alegra. Haz clic en "Save and Continue".
3. Haz clic en "Test" para probar la conexión de tu cuenta de Alegra, luego en "Save and Continue".

4. Completa la información del formulario:

- En el campo Estimate ID, relaciona el "ID" de la cotización. (Ver ejemplo).

- En el campo "To" elige la opción "Client Email" para indicar que se hará el envío al correo del cliente. Asegúrate de tener diligenciado en Email del contacto creado en Alegra.

- Selecciona en "Send Copy to Myself" si deseas enviar copia de la cotización a tu correo (true para enviarla y false para no enviarla).

5. Haz clic en "Continue" y luego en "Send test to Alegra" para hacer una prueba enviando la cotización al cliente de referencia, también puedes hacer clic en "Skip Test" para saltarte esta prueba
Habrás configurado el Action.

Ejemplo:

action.gif 

Puedes finalizar el Zap en este punto si solo deseas programar el envío automático de cotizaciones. Si además deseas llevar el registro en la hoja de cálculo, sigue leyendo...

Crea la hoja de cálculo en Google Sheets para registrar las cotizaciones enviadas

Sigue estos pasos:

1. Ingresa a Google Drive (clic aquí)
2. Haz clic en el botón "Nuevo" y elige la opción "Hojas de Cálculo de Google". (Ver ejemplo)
3. Ingresa un título para identificar la hoja de cálculo por ejemplo: "cotizaciones enviadas"
4. Ingresa un nombre de encabezado para cada columna con el tipo de dato que deseas registrar; por ejemplo: Fecha envío, Cliente, Teléfono, Correo, Valor cotización
Incluye todos los datos que desees capturar. Ver más.

Así:

 sheets.gif

Programa el segundo Action de registro de envíos en Google Sheets

Ahora selecciona la aplicación que hará la segunda tarea Action, siguiendo estos pasos: 

1. Ingresa en el campo de búsqueda "Google Sheets" y selecciónalo.
2. Elige la tarea que deseas realizar, en este caso es "Create Spreadsheet Row" para indicar que se creará una fila en la hoja de cálculo con los datos de cada cotización enviada.
3. Haz clic en "Save and Continue".
4. Haz clic en "Connect an Account", y en la ventana emergente ingresa los datos de tu cuenta de Google (correo y clave) y haz clic en "permitir" para autorizar la aplicación.

5. Haz clic en "Test" para probar la conexión y luego en "Save and Continue".

6. Asocia la hoja de cálculo que creaste previamente:

- En el campo "Spreadsheet" selecciona el nombre del documento, (ej: cotizaciones enviadas).

- En el campo "Worksheet" selecciona el nombre de la hoja de cálculo que contiene la información, (por ejemplo: Hoja 1).

7. Completa la información del formulario asociando cada tipo de dato de Alegra con cada columna de tu hoja de cálculo. Haz clic aquí para ver la explicación de cada campo.
8. Haz clic en "Continue", luego en "Finish" y habrás terminado.
9. Enciende el Zap haciendo clic en el switch para cambiar su estado de OFF a ON y agrega un nombre para identificarlo.

Mira un ejemplo:

2_action.gif

Campos del formulario

Explicación de los campos en el formulario del Action Google Calendar Detailed Event (evento detallado): 

Nombre del campo

Explicación

Creation date  Fecha de la cotización en formato dd-mm-yyyy.
Due Date Fecha de vencimiento de la cotización en formato dd-mm-yyyy.
client Name Nombre del contacto.
Observations Observaciones no visibles en el pdf o en la cotización impresa.
Estimates Notes Notas visibles en el pdf y en la cotización impresa.
Seller Vendedor asociado a la cotización.
Number Numero de la cotización.
Item Name  Nombre del producto cotizado.
Item Description Descripción del producto o servicio cotizado.
Item Reference Referencia del producto o servicio cotizado.
Item Price Precio del producto o servicio cotizado.
Item Discount Porcentaje de descuento (tasa) para aplicar al producto o servicio cotizado 
Item Quantity  Cantidad del producto cotizado.
Client Identification Numero del documento de identidad del contacto.
Client Email Correo electrónico del contacto.
Teléfono 1.
Secondaty Teléfono 2.
  Número de Fax.
Client Mobile Número de celular.
  Observaciones del contacto.
  Dirección.
Client City Ciudad.
Price List Name Nombre de la lista de precios usada en la cotización.
A partir de este momento, cuando crees una nueva cotización en Alegra, se enviará al cliente por correo automáticamente y a su vez quedará registrada en el documento de Google Sheets
 
Consulta este artículo para saber cómo crear cotizaciones en Alegra.
 
Conoce otras opciones para conectar Alegra con otras apps mediante Zapier en este artículo. 


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