Con la opción de importar saldos iniciales de Alegra, usted puede reflejar la situación financiera de su empresa al inicio de un período contable. Esto le permite establecer una base sólida para llevar un registro preciso, elaborar reportes y analizar su información financiera.
Además, desde esta misma funcionalidad puede importar su catálogo de cuentas y sus contactos, lo que facilita registrar saldos por terceros y centralizar toda la información en un solo lugar.
👉 Índice
- 📥 ¿Cómo importar los saldos iniciales?
1.1. 📂 Panel de vista detallada.
1.2. 📊 Panel de resumen. - ⚡ ¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
- 🛠️ ¿Cómo gestionar sus saldos iniciales?
📥 ¿Cómo importar los saldos iniciales?
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de Contabilidad, seleccione Catálogo de cuentas y haga clic en Saldos iniciales.
2. Elija la opción Desde archivo o plantilla.
📌Nota: la información se cargará automáticamente en un archivo de Alegra Sheets, donde podrás revisarla y editarla antes de finalizar la importación.
3. Acceda al proceso ordenado para importar su catálogo de cuentas, contactos y saldos iniciales. Estos pasos son opcionales y puede omitirlos si ya configuró su información.
4. Catálogo de cuentas: descargue la plantilla NIIF o PUC (solo para Colombia) o importe un catálogo propio. Suba el archivo, revíselo y asigne el comportamiento automático de las cuentas para finalizar
5. Contactos y saldos iniciales: importe primero sus contactos con la plantilla disponible. Luego descargue la plantilla de saldos, complétela por cuenta y contacto, súbala al sistema, revise la información y finalice la importación.
Observe:
📝 Campos de la plantilla
| Código/Cuenta contable | Uno o ambos deben coincidir con su catálogo. |
| Débitos/Créditos | Registre el saldo débito o crédito según la naturaleza de la cuenta, pero nunca ambos en una misma fila. |
| Contacto (opcional) | Ingrese el nombre del contacto asociado al saldo. El campo es opcional y puede aplicarse tanto a facturas como a otras cuentas registradas por tercero. Si el contacto aún no existe en Alegra, podrá crearlo durante la importación. 📌 Nota: de manera opcional y cuando sea necesario, podrá vincular el saldo de una cuenta por cobrar o por pagar con un cliente o proveedor específico. |
| N.º de documento | Indique el número de documento a registrar. Le ayudará a detallar sus cuentas por cobrar y por pagar. |
| Fecha del documento | Indique la fecha del documento que se relaciona con sus cuentas por cobrar y por pagar. |
| Fecha de vencimiento | Indique la fecha de vencimiento que se relaciona a sus cuentas por cobrar y por pagar. |
| Centro de costos | Asocie un centro de costos con la cuenta contable. Si este aún no existe en Alegra, podrá crearlo durante la importación. |
| Descripción | Agregue un comentario o nota para el registro de sus saldos. |
📌 Nota: puede agilizar el proceso exportando su catálogo y copiando los datos.
1.1 📂 Panel de vista detallada
Observe:
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🟡 Celdas amarillas: son advertencias informativas. No detienen el proceso, pero te indican datos que podrías revisar.
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🔴 Celdas rojas: son errores críticos que debes corregir para continuar. Pueden deberse a:
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Cuentas, contactos o centros de costos inexistentes.
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Datos mal estructurados o incompletos.
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Campos obligatorios faltantes en cuentas por cobrar o por pagar.
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📌 Nota: asegúrate de que las cuentas a las que vas a asociar documentos tengan configurado el uso Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar en tu catálogo contable.
1.2 📊 Panel de resumen
Observe:
✏️ Valide que se cumpla la ecuación patrimonial y realice ajustes finales antes de confirmar. También verá el saldo previo en contabilidad, que:
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Es un valor que refleja los movimientos y registros históricos acumulados en cada cuenta dentro de Alegra hasta el día anterior a la importación de los saldos iniciales.
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Le ayuda a evitar duplicidades.
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Si no aparece, puede consultar el Estado de situación financiera o Estado de resultados filtrados al período correspondiente.
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Si una cuenta contable se repite en varias filas, el saldo previo siempre se mostrará en la primera fila de esa cuenta.
⚡¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
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Personalice su catálogo de cuentas antes de ingresar saldos.
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La fecha debe estar en un período contable abierto.
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Puede registrar saldos globales o por tercero (clientes/proveedores).
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Los saldos se organizan jerárquicamente desde subcuentas hasta cuentas mayores.
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Verifique la naturaleza contable de las cuentas para evitar descuadres.
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Use el balance de comprobación como guía antes de importar.
🛠️ ¿Cómo gestionar sus saldos iniciales?
Una vez importados, puede:
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Editar o eliminar los saldos.
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Ver el asiento contable generado.
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Consultar el balance de comprobación.
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Realizar ajustes por medio de un nuevo asiento contable, útil para mover saldos o asociarlos a diferentes contactos sin volver a importar.
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