La contabilización automática te ayuda a registrar tus CFDI de forma rápida y sin complicaciones. En lugar de revisar cada factura una por una, Alegra identifica la información del comprobante y registra todo automáticamente por ti.
En este artículo te mostramos cómo activarla, cómo se hace el primer registro y cómo funciona este proceso para que puedas ahorrar tiempo y mantener tu contabilidad ordenada.
👉 Índice
- 📊 ¿Qué es la contabilización automática?
- ⚙️ ¿Cómo activar o desactivar esta función?
- 🧾 ¿Cómo se realiza el primer registro de un CFDI?
- 🤖 ¿Cómo registra automáticamente Alegra tus CFDI?
- ✅ ¿Qué ventajas tiene usar la contabilización automática?
📊 ¿Qué es la contabilización automática?
Es una función del Contabilizador Fiscal que permite que tus CFDI importados desde el SAT se registren solos, sin que tengas que intervenir factura por factura.
¿Cómo lo logra?
- Aprende de los registros que tú haces por primera vez.
- Guarda la relación entre proveedor, concepto y cuenta contable.
- La próxima vez que llegue un CFDI similar, lo registra automáticamente.
Así evitas procesos repetitivos y mantienes todo organizado sin esfuerzo.
⚙️ ¿Cómo activar o desactivar esta función?
La contabilización automática viene activada por defecto.
Pero puedes modificarla cuando quieras:
✅ Activarla (si está apagada)
1. Ingresa a Contabilidad > Administrador xml > Contabilizador Fiscal.
2. Haz clic en el ícono de tres puntos (⋯) > Importaciones automáticas.
3. Activa la opción.
📍Para desactivar haces los mismos pasos y verás un mensaje de confirmación indicando que, al desactivarla, deberás registrar los documentos de forma manual.
🎥 Observa:
🧾 ¿Cómo se realiza el primer registro de un CFDI?
Este primer paso es muy importante porque a partir de aquí el sistema comienza a aprender.
Cuando un CFDI llega por primera vez:
- Alegra te muestra los conceptos que contiene.
- Seleccionas la cuenta contable o el ítem que corresponde.
- Guardas el registro.
💡 Ese registro queda guardado como una asociación.
Para la próxima factura del mismo proveedor o con el mismo concepto, Alegra ya sabrá qué cuenta debe usar.
✅ Registro masivo del primer grupo de CFDI
Si importas varios CFDI con conceptos parecidos, Alegra los agrupa por descripción y te permite:
- Seleccionar la cuenta contable una sola vez.
- Aplicarla para todas las facturas similares.
Esto evita que repitas la misma asignación una y otra vez.
🎥 Observa:
🤖 ¿Cómo registra automáticamente Alegra tus CFDI?
Una vez que ya hiciste el primer registro, Alegra comienza a trabajar por ti.
Hay tres posibles escenarios:
✅ 1. El CFDI tiene asociaciones guardadas
✔️ Se registra automáticamente.
✔️ Pasa a estado Registrado.
✔️ Verás en la parte superior un aviso:
“Estamos registrando tus documentos…”
Cuando el proceso termina:
“¡Todo registrado con éxito!”
⚠️ 2. El CFDI tiene algunos conceptos sin asociación
En este caso:
- Alegra no registra el documento.
- Lo marca como Pendiente de contabilización.
- Te muestra un aviso para completarlo manualmente.
Podrás revisarlo desde el Papel de trabajo.
❌ 3. El CFDI no tiene ninguna asociación previa
Aquí debes hacer el registro manual por primera vez. Una vez guardado, las siguientes veces ya será automático.
✅ ¿Qué ventajas tiene usar la contabilización automática?
Usar esta función te permite:
- ✅ Ahorrar tiempo en el registro de tus CFDI
- ✅ Evitar tareas repetitivas
- ✅ Mantener tu contabilidad alineada con el SAT
- ✅ Reducir errores manuales
- ✅ Dejar que el sistema aprenda y se vuelva más preciso con el tiempo
- ✅ Tener control total para activar o desactivar cuando lo necesites
¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!