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¿Cómo llevar el control contable de sus activos fijos? Costa Rica

Con el nuevo módulo de activos fijos de Alegra, usted puede registrar, depreciar y monitorear todos los bienes tangibles o intangibles de su empresa, sin usar Excel ni hacer cálculos manuales.

👉 Índice

  1. 📊 ¿Qué puede hacer con el módulo de activos fijos?
  2. ⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?
  3. 📅 ¿Cómo registrar la depreciación del activo?
  4. 🔍 ¿Dónde consultar el detalle de un activo?
  5. ⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?

📊 ¿Qué puede hacer con el módulo de activos fijos?

  • Registrar activos tangibles e intangibles.

  • Configurar su vida útil, depreciación y cuentas contables.

  • Generar asientos contables de depreciación.

  • Visualizar inventario actualizado y fichas por activo.

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⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?

Siga estos pasos:

1. Vaya al menú Contabilidad y haga clic en la sección Activos. Verá un inventario con los activos registrados.

📍Nota: si es tu primera vez, verá una pantalla vacía con el botón Nuevo activo.

2. Haga clic en Nuevo activo y completa los datos.

👉 Active la opción Contabilizar creación del activo para que se genere automáticamente un asiento contable con:

  • Débito a la cuenta del activo.

  • Crédito a la cuenta por pagar definida en la Parametrización contable.

📌 El asiento contable incluirá proveedor, fecha de compra y descripción del activo (si los ingresaste).

3. Finalmente, haga clic en Guardar.

Observe:CRI_AC_Nuevo_Activos_Fijos

Sección - Nuevo activo

    📌 Sección 📄 Campo 📝 Descripción
    🗂️ Información general  Tipo Clasificación del activo como Tangible (por ejemplo, un computador o mueble) o Intangible (como una licencia o marca).
    Nombre y referencia Nombre con el que identificará el activo y, opcionalmente, una referencia interna o código.
    Fecha de adquisición y proveedor Fecha en que fue adquirido el activo y el proveedor al que se le compró.
    Costo unitario, cantidad Valor individual del activo y la cantidad adquirida.
    Monto total de inversión Valor total de la inversión, calculado con base en el costo unitario por la cantidad.
    Cuenta contable del activo Cuenta en la que se registrará el valor del activo dentro del plan contable de su empresa.
    📑 Datos de depreciación





    📑 Cuentas de gasto y depreciación Cuentas en las que se registrará el gasto por depreciación y el valor acumulado ya depreciado.
    Valor residual Valor que conservará el activo al finalizar su vida útil.
    Fecha inicial de depreciación Fecha desde la cual se comenzará a depreciar el activo en el sistema.
    Método Método de depreciación que se aplicará. Actualmente, solo está disponible el método lineal.
    Periodo Frecuencia con la que se calculará la depreciación: mensual o anual.
    Vida útil o % de depreciación Tiempo estimado de uso del activo (en años o meses) o el porcentaje que se aplicará para su depreciación.
    ⚙️ Opciones avanzadas Valor restante por depreciar Si el activo ya ha sido depreciado parcialmente en otro sistema, puede ingresar aquí el valor que falta por depreciar.
    Fecha de próxima depreciación Fecha en la que se realizará el siguiente cálculo automático.
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    📅 ¿Cómo registrar la depreciación del activo?

    Siga estos pasos:

    1. Vaya al menú Contabilidad y haga clic en la sección Activos. Verá un inventario con los activos registrados.

    2. En el activo correspondiente, haga clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.

    3. Selecciona Registrar depreciación, elija uno o varios periodos y confirme el monto.

    ✅ Se genera un asiento contable con:
    🔹 Débito a la cuenta de gasto
    🔹 Crédito a la cuenta de depreciación acumulada

    📌 Nota: el asiento contable solo podrá eliminarse desde la ficha del activo.

    Observe:CRI_AC_Activos_depreci

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    🔍 ¿Dónde consultar el detalle de un activo?

    Siga estos pasos:

    1. Vaya al menú Contabilidad y haga clic en la sección Activos. Verá un inventario con los activos registrados.

    2. En el activo correspondiente, haga clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.

    3. Haga clic en Ver detalle y acceda a:

    A. 📃 Parte superior del activo
    Contiene:

    🔹 Información general: nombre, tipo, cuenta contable y proveedor
    🔹 Datos de depreciación: fecha inicial, método, vida útil o porcentaje
    🔹 Acciones disponibles: ver asiento contable o anular (si no hay depreciaciones registradas)

    B. 🔢 Parte inferior del activo
    Contiene el cuadro de depreciación con el historial completo:

    🔹 Periodo y porcentaje aplicado
    🔹 Valor de depreciación y valor acumulado
    🔹 Valor actual del activo
    🔹 Estado: pendiente o registrado
    🔹 Acciones: ver asiento contable 🔍 o eliminar ❌

    Observe:CRI_AC_Consultar_ActivosArriba Índice HC

     

    ⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?

    Gestione sus activos fijos de forma más simple, eficiente y segura con Alegra:

    ✅ Trazabilidad completa desde la compra hasta la depreciación
    ✅ Asientos contables generados automáticamente
    ✅ Inventario actualizado en tiempo real
    ✅ Cumplimiento de normativas contables
    ✅ Sin errores, sin hojas de cálculo

    Al centralizar toda la información en un solo lugar, evitará:

    ❌ Errores contables o duplicidad de registros
    ❌ Falta de trazabilidad
    ❌ Incumplimiento de normativas contables
    ❌ Informes financieros incompletos

    📢 Importante: una vez que un activo tenga registrada al menos una depreciación, no será posible editar campos como el método, vida útil o valor residual.
    Para modificarlos, deberá eliminar primero las depreciaciones desde la ficha del activo.

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