Con el nuevo módulo de activos fijos de Alegra, usted puede registrar, depreciar y monitorear todos los bienes tangibles o intangibles de su empresa, sin usar Excel ni hacer cálculos manuales.
👉 Índice
- 📊 ¿Qué puede hacer con el módulo de activos fijos?
- ⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?
- 📅 ¿Cómo registrar la depreciación del activo?
- 🔍 ¿Dónde consultar el detalle de un activo?
- 🗑️ ¿Cómo dar de baja un activo fijo?
- ⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?
📊 ¿Qué puede hacer con el módulo de activos fijos?
-
Registrar activos tangibles e intangibles.
-
Configurar su vida útil, depreciación y cuentas contables.
-
Generar asientos contables de depreciación.
-
Visualizar inventario actualizado y fichas por activo.
- Dar de baja un activo que necesite retirar.
⚖️ ¿Cómo funciona el registro de activos?
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú Contabilidad y haga clic en la sección Activos. Verá un inventario con los activos registrados.
📍Nota: si es tu primera vez, verá una pantalla vacía con el botón Nuevo activo.
2. Haga clic en Nuevo activo y completa los datos.
👉 Active la opción Contabilizar creación del activo para que se genere automáticamente un asiento contable con:
-
Débito a la cuenta del activo.
-
Crédito a la cuenta por pagar definida en la Parametrización contable.
📌 El asiento contable incluirá proveedor, fecha de compra y descripción del activo (si los ingresaste).
3. Finalmente, haga clic en Guardar.
Observe:
Sección - Nuevo activo
| 📌 Sección | 📄 Campo | 📝 Descripción |
|---|---|---|
| 🗂️ Información general | Tipo | Clasificación del activo como Tangible (por ejemplo, un computador o mueble) o Intangible (como una licencia o marca). |
| Nombre y referencia | Nombre con el que identificará el activo y, opcionalmente, una referencia interna o código. | |
| Fecha de adquisición y proveedor | Fecha en que fue adquirido el activo y el proveedor al que se le compró. | |
| Costo unitario, cantidad | Valor individual del activo y la cantidad adquirida. | |
| Monto total de inversión | Valor total de la inversión, calculado con base en el costo unitario por la cantidad. | |
| Cuenta contable del activo | Cuenta en la que se registrará el valor del activo dentro del plan contable de su empresa. | |
| 📑 Datos de depreciación |
📑 Cuentas de gasto y depreciación | Cuentas en las que se registrará el gasto por depreciación y el valor acumulado ya depreciado. |
| Valor residual | Valor que conservará el activo al finalizar su vida útil. | |
| Fecha inicial de depreciación | Fecha desde la cual se comenzará a depreciar el activo en el sistema. | |
| Método | Método de depreciación que se aplicará. Actualmente, solo está disponible el método lineal. | |
| Periodo | Frecuencia con la que se calculará la depreciación: mensual o anual. | |
| Vida útil o % de depreciación | Tiempo estimado de uso del activo (en años o meses) o el porcentaje que se aplicará para su depreciación. | |
| ⚙️ Opciones avanzadas | Valor restante por depreciar | Si el activo ya ha sido depreciado parcialmente en otro sistema, puede ingresar aquí el valor que falta por depreciar. |
| Fecha de próxima depreciación | Fecha en la que se realizará el siguiente cálculo automático. |
📢 Observaciones
Dentro de la ficha del activo encontrará:
-
Un campo para subir una imagen, facilitando la identificación visual del activo.
-
Una sección para adjuntar documentos (facturas, pólizas, fotos), con capacidad de subir hasta 5 documentos por activo.
📅 ¿Cómo registrar la depreciación del activo?
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú Contabilidad y haga clic en la sección Activos. Verá un inventario con los activos registrados.
2. En el activo correspondiente, haga clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.
3. Selecciona Registrar depreciación, elija uno o varios periodos y confirme el monto.
✅ Se genera un asiento contable con:
🔹 Débito a la cuenta de gasto
🔹 Crédito a la cuenta de depreciación acumulada
📌 Nota: el asiento contable solo podrá eliminarse desde la ficha del activo.
Observe:
Puede visualizar en tiempo real el avance de la depreciación, identificar activos próximos a alcanzar su valor residual y aplicar ajustes de manera masiva o individual, optimizando el control y la proyección contable.
🔍 ¿Dónde consultar el detalle de un activo?
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú Contabilidad y haga clic en la sección Activos. Verá un inventario con los activos registrados.
2. En el activo correspondiente, haga clic en los tres puntos ⋮ a la derecha.
3. Haga clic en Ver detalle y acceda a:
A. 📃 Parte superior del activo
Contiene:
🔹 Información general: nombre, tipo, cuenta contable, proveedor e imagen del activo.
🔹 Datos de depreciación: fecha inicial, método, vida útil o porcentaje.
🔹Archivos adjuntos: sección donde usted puede visualizar los documentos asociados al activo; si hay varios, se muestran en una vista lateral.
🔹Acciones disponibles: ver el comprobante contable o anular (si no hay depreciaciones registradas).
B. 🔢 Parte inferior del activo
Contiene el cuadro de depreciación con el historial completo:
🔹 Periodo y porcentaje aplicado
🔹 Valor de depreciación y valor acumulado
🔹 Valor actual del activo
🔹 Estado: pendiente o registrado
🔹 Acciones: ver asiento contable 🔍 o eliminar ❌
Observe:
Ahora usted puede contar con filtros avanzados y vistas personalizadas que facilitan el seguimiento detallado de cada activo, permitiéndole consultar rápidamente el estado de cada depreciación.
🗑️ ¿Cómo dar de baja un activo fijo?
Siga estos pasos:
1. Desde la ficha del activo, haga clic en ⋮ y seleccione Dar de baja.
2. Complete fecha, cantidad y, si lo desea, active la opción para registrar depreciación hasta la fecha de baja.
3. Guarda: se generará automáticamente el comprobante contable y el activo quedará marcado como inactivo (pero conservará su historial para auditorías).
Observe:
📢 Observación
-
En la ficha del activo ahora puede ver el historial de bajas: cada registro muestra la fecha, la cantidad dada de baja y el comprobante relacionado.
-
Ejemplo: si el activo se creó con Cantidad = 10 y luego se dan de baja 2, después 3 y luego 1, cada operación aparecerá listada hasta llegar a 0.
-
-
En la vista detalle del activo se muestra una etiqueta de estado:
-
Baja total: indica que la totalidad del activo fue dada de baja.
-
Baja parcial: indica que solo una parte de la cantidad registrada fue dada de baja.
-
⚙️ ¿Por qué usar el módulo de activos fijos en Alegra?
Gestione sus activos fijos de forma más simple, eficiente y segura con Alegra:
✅ Trazabilidad completa desde la compra hasta la depreciación
✅ Asientos contables generados automáticamente
✅ Inventario actualizado en tiempo real
✅ Cumplimiento de normativas contables
✅ Sin errores, sin hojas de cálculo
Al centralizar toda la información en un solo lugar, evitará:
❌ Errores contables o duplicidad de registros
❌ Falta de trazabilidad
❌ Incumplimiento de normativas contables
❌ Informes financieros incompletos
📢 Importante: una vez que un activo tenga registrada al menos una depreciación, no será posible editar campos como el método, vida útil o valor residual.
Para modificarlos, deberá eliminar primero las depreciaciones desde la ficha del activo.
