Establecer correctamente los saldos iniciales es el primer paso para tener tu contabilidad al día en Alegra. Estos saldos representan la situación financiera de tu empresa al inicio de un período contable y son fundamentales para generar reportes precisos.
En Alegra puedes ingresar tus saldos iniciales de dos maneras:
- Manual, desde la plataforma, ideal si tienes pocos registros o deseas un control detallado.
- Importando desde Excel, útil si ya tienes la información consolidada y deseas ahorrar tiempo.
🔍 Importa los saldos iniciales de tus cuentas contables desde excel
En este artículo te mostraremos cómo ingresar los saldos manualmente.
👉 Índice
📝 Ingresa los saldos iniciales manualmente
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad > selecciona Catálogo de cuentas > haz clic en Saldos iniciales.
2. Elige la fecha y numeración para el registro.
3. Ingresa los saldos de tus cuentas contables (balance y resultado) y, cuando sea necesario, asigna el respectivo contacto.
📍 Nota: los saldos iniciales de las cuentas de inventario y de bancos requieren un tratamiento especial, el cual se explicará en el punto 2.
4. Cuando se cumpla la ecuación patrimonial (activos = pasivos + patrimonio), haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
📌 Nota: al hacer clic en Posponer los cambios se guardarán para que retomes el proceso en otro momento desde la sección del Catálogo de cuentas.
🎥 Observa:
💰 Cuentas por cobrar y por pagar
Puedes registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que hayas asignado usos o comportamientos automáticos.
En la línea de registro, se expandirá una subsección Referencia donde puedes ingresar:
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Número de documento
-
Fechas de creación y vencimiento
Los documentos que registres harán parte de los reportes de cuentas por cobrar y por pagar, permitiendo asociarles pagos a futuro. Puedes agregar tantos registros como sean necesarios haciendo clic en Duplicar.
🎥 Observa:
🔍 Crea nuevos documentos desde tus comprobantes o asientos contables en Alegra
🏦 Inventario y bancos
📑 Ingresa los saldos iniciales de inventario
Para ingresar los saldos iniciales de inventario, dirígete al menú de Bancos > Bancos y cajas y haz clic en + Agregar banco. Alegra hará el cálculo automáticamente multiplicando la cantidad por el costo unitario y agregará el registro en la cuenta contable.
🔍 Importarlos desde un archivo de Excel
🎥 Observa:
🏛 Ingresa los saldos iniciales de bancos
1. Dirígete al menú de Bancos > selecciona Bancos y cajas.
2. Haz clic en + Crear banco o edita uno existente.
3. El valor que ingreses en el campo Saldo inicial se registrará en la cuenta contable correspondiente.
🎥 Observa:
📢 Importante:
Si registras Bancos e Inventarios en sus módulos (con saldos iniciales), y luego intentas registrarlos de nuevo en la sección Saldos Iniciales, la información se duplicaría. Por eso, en la sección de Patrimonio encontrarás:
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Ajustes iniciales en Bancos
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Ajustes iniciales en Inventario
En estos campos, debes ingresar los valores en negativo para evitar la duplicación.
🎥 Observa:
✅ Consideraciones
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Es recomendable que personalices tu catálogo de cuentas antes de crear los saldos iniciales.
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Las cuentas mayores no están habilitadas para ingresar saldos, solo podrás hacerlo mediante sus subcuentas o cuentas de movimiento.
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Los saldos se organizan de forma jerárquica (los saldos auxiliares se acumulan en la cuenta principal).
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Presta especial atención a la naturaleza contable de las cuentas para evitar descuadres.
🎥 Observa:
🛠️ Gestiona tus saldos iniciales
Una vez que hayas guardado los saldos iniciales, puedes gestionarlos:
🎥 Observa:
✏️ Acciones
- Editar: realiza modificaciones a tus saldos iniciales.
- Eliminar: considera que esta acción es irreversible.
- Ver asiento contable: podrás ver el registro generado al momento de crear tus saldos iniciales.
- Ver Balance de comprobación: comprueba la información ingresada en tu reporte.
📌 Nota: Si requieres ajustar tus saldos iniciales sin modificar el registro principal, puedes hacerlo creando un nuevo Comprobante contable.
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