La Empresa ABC necesitaba operar con clientes nacionales e internacionales y registrar sus movimientos en distintas monedas sin perder control de los valores, conversiones ni reportes. Descubre cómo configuró Alegra para gestionar múltiples divisas y cómo aplica esta funcionalidad en sus operaciones diarias.
👉 Índice
- 🧩 ¿Cómo se preparó la Empresa ABC para trabajar con transacciones en diferentes monedas?
- 💱 ¿Cómo activó y gestionó las monedas disponibles en el sistema?
- 🧾 ¿Cómo registró una transacción en moneda local o extranjera?
- 📊 ¿Qué beneficios obtuvo la Empresa ABC al operar con varias divisas?
-
⚠️ ¿Qué debe tener en cuenta al realizar transacciones en diferentes monedas?
1. 🧩 ¿Cómo se preparó la Empresa ABC para trabajar con transacciones en diferentes monedas?
Antes de comenzar, la Empresa ABC revisó:
- Su numeración interna para documentos como facturas de venta, recibos u otros registros.
- Los datos generales de la empresa dentro de Alegra.
- Los parámetros básicos que influirían en cualquier operación contable o de facturación.
Con esto listo, pudo activar y gestionar múltiples divisas en sus operaciones contables y de facturación.
2. 💱 ¿Cómo activó y gestionó las monedas disponibles en Alegra?
La Empresa ABC trabaja con clientes en otros países, así que habilitó la función multimoneda, incluyendo la opción de manejar tasas de cambio manuales o automáticas según sus necesidades:
1. Se dirigió al menú de Configuración > Empresa > Monedas.
2. Hizo clic en el botón Crear moneda.
3. Completó la información de su nueva moneda.
4. Finalizó dando clic en Crear moneda para guardar.
🎥 Observe:
📍 Nota: Alegra permite activar más de 100 monedas y gestionar su tasa de cambio manualmente o mediante tasa automática, que actualiza el valor de referencia según la fuente configurada en su cuenta. Si utiliza tasa automática, el sistema aplicará automáticamente la conversión vigente en el momento de crear cada documento.
3.🧾 ¿Cómo registró una transacción en moneda local o extranjera?
Una vez configuradas las monedas, ABC realizó transacciones financieras y contables sin complicaciones. Un ejemplo práctico: una factura de venta.
1. Ingresó a > Facturas de venta > Nueva factura.
2. Indicó el cliente y añadió los productos o servicios vendidos.
3. Seleccionó la moneda con la que va a crear la factura.
📍 Nota: si no encuentra el campo para seleccionar la moneda, verifique que esté activada desde el apartado de Personalizar opciones.
4. Hizo clic en el Lápiz para actualizar la tasa de cambio.
📍 Nota: puede elegir Utilizar esta tasa de ahora en adelante para la creación de futuros documentos.
5. Guardó la factura para agregarla al historial de movimientos.
🎥 Observe:
📍Nota: el mismo flujo aplica para otros documentos contables y financieros, como gastos, compras, ingresos o pagos, siempre seleccionando la moneda correspondiente.
4. 📊 ¿Qué beneficios obtuvo la Empresa ABC al operar con varias divisas?
- Gestionar clientes y proveedores en diferentes monedas.
- Registrar automáticamente el valor equivalente en su moneda base.
- Evitar errores manuales en conversiones.
- Establecer tasas de cambio personalizadas según la operación.
- Mantener reportes unificados sin importar la moneda usada.
- Ampliar sus posibilidades comerciales con clientes internacionales.
5. ⚠️ ¿Qué debe tener en cuenta al realizar transacciones en diferentes monedas?
- La tasa de cambio debe estar actualizada antes de registrar la operación.
- La moneda seleccionada debe coincidir con la acordada con el cliente o proveedor.
- Puede deshabilitar monedas que no utilice para evitar confusiones.
- Cada documento quedará registrado con la tasa de cambio vigente del día.
- Revise sus reportes para analizar movimientos en divisas desde una perspectiva global.
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