Crea productos de inventario y servicios para agilizar tu facturación - Alegra Panamá

Alegra te permite crear productos inventariables para facturar y así llevar el control de las cantidades disponibles, estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además, puedes crear productos no inventariables si facturas por otros conceptos, por ejemplo servicios.

Para crear tus productos de venta o servicios, tienes dos alternativas:

  1. Crear los productos en el sistema uno a uno
  2. Crear los productos de forma masiva desde un archivo de Excel de forma rápida.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables y servicios en Alegra. Una manera de hacerlo es ingresando al menú Inventario> Productos de venta> Nuevo producto de venta y crear los productos inventariables y servicios que usará en las facturas de venta.

Sigue estos pasos para crear tus productos de venta uno a uno:

1. Haz clic en la opción "Inventario" ubicada en el menú principal.

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta" y completa el formulario. Podrás ver su explicación más adelante.

4. Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios. 

Mira este ejemplo: 

Untitled Project

Formulario para creación de productos

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Precio de venta (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "ITBMS". Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Cuenta contable (Requerido): elige la cuenta contable en la que se harán los registros de las ventas que realices. 
  • Categoría: clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Tipo de Ítem: elige entre las tres opción de ítems:
    1. "Simple" para especificar que el ítem es solo una unidad del producto.
    2. "Kit" para especificar que el ítem está compuesto por varios artículos de tu inventario. Un kit se crea como un producto no inventariable y cuando se vende se disminuyen las cantidades indicadas de los productos inventariables que componen el combo. Ver mas.
    3. "Ítem con variantes" para especificar productos con variables como talla o color.
    • Imagen del ítem: agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.

    Importante: si tus productos son inventariables, activa la casilla "Ítem inventariable" y completa la siguiente información:

    • Unidad de medida: elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
    • Costo unidad (Requerido para inventariables): ingresa el costo de adquisición de tus productos de venta.
    • Bodega: elige la bodega o el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
    • Cantidad inicial: ingresa las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
    • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
    • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

      inventario Panamá

    Cómo importar tus productos o servicios de forma masiva:

    1. Haz clic en el menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de ítems".

    2. En el recuadro "Importación nuevos" haz clic en "Importar".

    3. Descarga y completa la plantilla con la información de tus productos y servicios. Puedes descargarla y ver la explicación de los campos más adelante en este artículo.

    4. Cuando hayas llenado la plantilla con la información solicitada, guárdala con el nombre Libro de Excel (.xslx).

    5. En Alegra, haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar".  

    6. Selecciona la condición de tus productos. "Inventariables" para llevar el control de las unidades disponibles y "No inventariables" para servicios.

    7. Ahora selecciona el encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo Nombre=nombre tus productos.

     

    8. Por último haz clic en el botón "Importar".

    Mira este ejemplo: 

    importacion masiva-1-2

    Cómo modificar la plantilla

    Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

    • Nombre: Es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas.
    • Referencia: Es un campo que identifica el producto, puede ser del tipo numérico o alfanumérico, es único para cada producto. Este campo es opcional.
    • Descripción: Indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.
    • Nombre de impuesto: Tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:
      1. Indicando el nombre del impuesto: Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
      2. Indicado el porcentaje únicamente: Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
      3. Especificando nombre y porcentaje del impuesto: se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes, o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.

    Agregar el impuesto es opcional, si no indicas un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, siempre podrás modificarlo. Ver más. 

    • Cuenta contable: indica el nombre de la cuenta a la que deseas asociar el producto que debes tener creada bajo la cuenta  principal de "ingresos". Ver más.
    • Categoría: clasifica tus productos en diferentes categorías. Ver más.
    • Si no indicas una cuenta contable, el producto queda asociado por defecto a la cuenta de "Ventas".
    • Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos, unidad, litros, metros, entre otros.
    • Listas de precio: La plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. Haz clic aquí para conocer más sobre las listas de precio.

      En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:
      1. Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un carácter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
      2. Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
      3. Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.
    • Costo unitario*: Puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
    • Cantidad inicial*: Es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables. Ver más.
    • Código de barras: Ingresa el código de barras para el producto. Debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

    Importante: 

    Debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

    • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
    • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

    Recomendaciones:

    • El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
    • La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
    • Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en bodegas y Código de barras (cuando está activo).
    • Después de actualizar la plantilla, la debes guardar como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

    Para descubrir cómo realizar otras operaciones masivas con tus productos, haz clic aquí.

    Si deseas activar el campo de pedimentos en tus productos, te recomendamos leer este artículo.

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