¿Cómo clonar pagos en Alegra?

Con la función Clonar pagos de Alegra duplicas un comprobante de egreso con un solo clic, manteniendo los datos del pago original (proveedor, cuenta bancaria, valores, retenciones, observaciones) y actualizando la fecha al día actual. Es ideal para registrar gastos recurrentes —arriendos, servicios públicos, transferencias periódicas— sin tener que volver a digitarlos cada vez.

👉 Índice

1. 💡 ¿Qué es Clonar pagos y para qué te sirve?

2. ✅ ¿Qué necesitas para clonar un pago?

3. 🔁 ¿Cómo clonar un pago paso a paso?

4. 📂 ¿Cómo funciona el clonado según el tipo de pago?

5. 💬 Preguntas frecuentes.

💡 ¿Qué es Clonar pagos y para qué te sirve?

Clonar pagos es una acción que crea un nuevo comprobante de egreso pre-cargado con los datos de un pago existente. Funciona en los 3 tipos de pago del módulo de gastos:

💡 AlegraTip: Clonar pagos te ahorra horas operativas al mes si manejas gastos recurrentes con el mismo proveedor (renta de oficina, mensualidades de servicios, mantenimientos). En vez de digitar todo desde cero, duplicas el pago anterior y solo ajustas lo necesario.

✅ ¿Qué necesitas para clonar un pago?

📍 La función Clonar pagos no está disponible para los pagos que provienen del pago realizado por una nota de crédito (CFDI tipo E - Egreso) en Ingresos. En esos casos, el botón Clonar no aparece.

🔁 ¿Cómo clonar un pago paso a paso?

El flujo es el mismo para los 3 escenarios:

Observa:

📢 Importante: La fecha y los archivos adjuntos (recibos, fotos, soportes) no se clonan. La fecha se actualiza al día de hoy automáticamente, y los adjuntos quedan en blanco para que subas los nuevos soportes correspondientes a este pago.

📂 ¿Cómo funciona el clonado según el tipo de pago?

A. 💼 Clonar un pago a cuentas contables

Cuando clonas un pago que estaba registrado directamente contra cuentas contables (ejemplo: pago de servicios públicos cargado a la cuenta de gastos correspondiente), Alegra hereda:

• Las cuentas contables seleccionadas.
• Los valores, impuestos y cantidades.
• Las observaciones por línea.
• Las retenciones aplicadas (IVA retenido, ISR retenido).

B. 🧾 Clonar un pago asociado a un CFDI de gastos

Cuando clonas un pago que estaba asociado a un CFDI de un proveedor:

• No clona la asociación al CFDI original (que ya está pagado).
• Sí clona los datos del proveedor (RFC) y la cuenta bancaria de origen.
• Muestra automáticamente la lista de CFDI pendientes de ese proveedor a la fecha actual, para que selecciones el que vas a pagar.

📍 Si el proveedor no tiene CFDI pendientes en este momento, Alegra muestra una alerta: "El proveedor no tiene facturas pendientes". Puedes registrarlo de todas formas como pago a cuenta contable o guardarlo para más tarde.

C. 🔄 Clonar una transferencia bancaria

Cuando clonas una transferencia bancaria (movimiento entre dos cuentas propias), Alegra hereda:

• La cuenta de origen y la cuenta de destino.
• Los centros de costo asociados.
• El monto y la descripción del movimiento.
• La numeración (con el siguiente consecutivo disponible).

💡 AlegraTip: Si haces transferencias recurrentes entre tus cuentas (por ejemplo, un movimiento mensual fijo de la cuenta operativa a la cuenta de impuestos para pagar el ISR o IVA), esta es la forma más rápida de registrarlas sin re-seleccionar las dos cuentas cada vez.

💬 Preguntas frecuentes

• ¿La función Clonar pagos tiene costo adicional? No. Está incluida en el módulo de Gastos de Alegra Contabilidad México sin costo adicional.

• ¿Qué pasa si la cuenta bancaria del pago original está desactivada? Al clonar, Alegra valida el estado de la cuenta. Si la cuenta de origen está inactiva, el campo Cuenta de Banco queda vacío o se rellena con la cuenta por defecto de tu empresa, y aparece una alerta para que selecciones una cuenta activa antes de guardar.

• ¿Las transferencias bancarias clonan los datos del beneficiario? Sí. Cuando el pago original es una transferencia, Alegra asume que vas a pagar al mismo tercero. Se clona la información del contacto y, si está guardada, la cuenta bancaria asociada al contacto.

• ¿Se clonan los archivos adjuntos (recibos, fotos, soportes)? No. Por seguridad y por lógica contable, los soportes son únicos por transacción. El campo de adjuntos se queda vacío para que subas los soportes nuevos correspondientes al pago clonado.

• ¿Puedo clonar un pago de una nota de crédito (CFDI tipo E)? No. La función Clonar no está disponible para los pagos que provienen del registro de una nota de crédito de Ingresos. En esos casos, el botón Clonar no aparece.

• ¿Qué pasa con la fecha al clonar? La fecha siempre se actualiza al día de hoy y es editable. Esto evita que registres por error un pago con la fecha del pago original.

• ¿Las retenciones (IVA retenido, ISR retenido) se clonan? Sí. Cuando clonas un pago a cuentas contables, Alegra hereda las retenciones aplicadas al pago original. Revísalas antes de guardar por si las tarifas vigentes cambiaron o si el régimen del proveedor cambió.

• ¿Clonar un pago genera un nuevo CFDI? No. La función Clonar solo crea el comprobante de egreso interno (el registro de salida de dinero). Si necesitas que el pago se asocie a un nuevo CFDI del proveedor, primero recibe el CFDI en Alegra y después aplícale el pago clonado desde la sección Facturas pendientes del proveedor.

• ¿Necesitas ayuda? Si tienes dudas al clonar un pago, escríbenos desde el chat de soporte dentro de Alegra.

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