La contabilización automática te ayuda a registrar tus CFDI de forma rápida y sin complicaciones. En lugar de revisar cada factura una por una, Alegra analiza los conceptos del comprobante y genera sugerencias inteligentes para registrarlos automáticamente, incluso cuando el documento incluye conceptos que nunca se habían registrado antes.
👉 Índice
📊 ¿Qué es la contabilización automática?
Es una función del Contabilizador Fiscal que utiliza sugerencias inteligentes para analizar los conceptos de cada CFDI y generar automáticamente propuestas de cuentas contables o productos — incluso cuando el documento contiene conceptos que nunca se habían registrado antes.
¿Cómo funciona?
- Analiza los conceptos de cada CFDI usando IA para generar sugerencias de cuenta contable o producto.
- Si ya tienes asociaciones creadas previamente, estas tienen prioridad sobre las sugerencias de IA.
- Aprende de las correcciones que tú realizas para mejorar las sugerencias en el futuro.
- Una vez activa, los CFDI con asociaciones o sugerencias confirmadas se registran solos.
Así evitas procesos repetitivos y mantienes tu contabilidad ordenada, desde el primer CFDI que importes.
⚙️ ¿Cómo activar o desactivar esta función?
La contabilización automática viene activada por defecto. Puedes modificarla cuando quieras:
1. Ingresa a Contabilidad > Administrador xml.
2. Haz clic en el ícono de tres puntos (⋯) > Selecciona Activar o desactivar contabilización automática.
Observa:
📍 Cuando la contabilización automática está desactivada, puedes revisar y modificar las sugerencias de IA antes de confirmar cada registro.
🗂️ ¿Cómo deseas registrar tus compras?
La primera vez que utilices la contabilización automática, Alegra te pedirá que configures cómo deseas registrar las facturas de compra. Esta configuración aplica tanto a documentos del período actual como a los de períodos anteriores. Elige una de estas opciones:
-
📦 Registrar en inventario
- Los conceptos de las compras se asociarán o crearán como productos para mantener actualizado tu inventario.
- Si el CFDI tiene uso G01 (Adquisición de mercancías), el sistema intentará identificar productos existentes antes de crear nuevos.
- Ideal si manejas inventario físico y necesitas trazabilidad por producto.
-
💰 Registrar como costo
- Las compras se registran directamente en las cuentas contables correspondientes.
- No se crean productos en Alegra.
- Ideal si tus compras son servicios o gastos operativos sin control de inventario.
💡 AlegraTip: Puedes cambiar esta configuración más adelante desde los ajustes del Contabilizador Fiscal. Si tienes dudas sobre cuál elegir, consulta con tu contador.
🧾 ¿Cómo se registran tus CFDI con la contabilización automática?
Una vez configurada la opción de registro, el flujo funciona así:
-
Importas tus CFDI desde el SAT al Contabilizador Fiscal.
-
Alegra analiza los conceptos de cada documento y genera sugerencias de cuenta contable o producto usando IA.
-
Si ya tienes asociaciones previas creadas por ti, estas se aplican automáticamente con prioridad sobre las sugerencias de IA.
-
Los CFDI con asociaciones o sugerencias confirmadas pasan directamente a Registrado.
-
Los CFDI con conceptos sin asociación ni sugerencia suficiente quedan como Pendiente de contabilización para que los revises manualmente.
✅ Registro masivo del primer grupo de CFDI
Si importas varios CFDI con conceptos parecidos, Alegra los agrupa por descripción y te permite:
- Seleccionar la cuenta contable una sola vez y aplicarla a todas las facturas similares.
- Ver las sugerencias de IA para cada grupo, incluso si los conceptos no tienen asociaciones previas.
Observa:
🤖 ¿Cómo registra automáticamente Alegra tus CFDI?
Hay tres escenarios posibles al procesar un CFDI:
✅ 1. El CFDI tiene asociaciones guardadas
✔️ Se registra automáticamente.
✔️ Pasa a estado Registrado.
✔️ Verás en la parte superior un aviso:
"Estamos registrando tus documentos…"
Cuando termina:
"¡Todo registrado con éxito!"
⚠️ 2. El CFDI tiene algunos conceptos sin asociación
- Alegra no registra el documento completo.
- Lo marca como Pendiente de contabilización.
- Muestra las sugerencias de IA para los conceptos sin asociación.
- Puedes revisar y confirmar las sugerencias desde el Papel de trabajo.
🤖 3. El CFDI no tiene ninguna asociación previa
- Alegra genera automáticamente sugerencias de cuenta contable o producto para cada concepto usando IA.
- Puedes revisar, aceptar o modificar cada sugerencia antes de confirmar el registro.
- Una vez confirmadas, quedan guardadas como asociaciones para futuros CFDI similares.
📢 Importante: Ya no es necesario hacer un primer registro manual para que el sistema empiece a funcionar. La IA genera sugerencias desde el primer CFDI, sin depender de registros previos.
✅ ¿Qué ventajas tiene usar la contabilización automática?
Usar esta función te permite:
- ✅ Ahorrar tiempo en el registro de tus CFDI
- ✅ Obtener sugerencias inteligentes desde el primer documento, sin necesidad de registros previos
- ✅ Mantener tu contabilidad alineada con el SAT
- ✅ Reducir errores manuales
- ✅ Priorizar tus propias asociaciones sobre las sugerencias de IA cuando ya las tienes configuradas
- ✅ Tener control total para activar o desactivar cuando lo necesites
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