Registrar activos fijos uno por uno puede ser un proceso lento. Con la importación masiva de Alegra puedes cargar todos tus activos desde una plantilla de Excel, incluyendo activos nuevos y activos con depreciaciones registradas previamente, y dejarlos listos para continuar su gestión contable desde el primer día.
👉 Índice
🔌 ¿Desde dónde puedes importar tus activos?
Tienes dos puntos de acceso según el estado de tu inventario:
- Sin activos registrados: ve a Contabilidad > Activos > haz clic en Nuevo activo > selecciona Importar activos masivamente.
- Con activos ya registrados: en el inventario de activos, haz clic en el botón Importar (junto al botón "Nuevo activo").
📥 ¿Cómo descargar y completar la plantilla?
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En el asistente, haz clic en Descargar plantilla. Se descarga un archivo Excel (.xlsx) con 21 columnas, una hoja de recomendaciones y una hoja auxiliar de valores permitidos.
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Completa la plantilla con la información de tus activos. Cada columna tiene un tooltip explicativo. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
📋 Campos de la plantilla
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | ✅ Sí | Nombre con el que identificarás el activo (ej: MacBook Pro 14) |
| Referencia | No | Código interno alfanumérico para identificar el activo |
| Tipo de activo | ✅ Sí | Categoría del activo (Equipo de computación, Maquinarias, etc.) |
| Fecha de adquisición | ✅ Sí | Fecha en que compraste o recibiste el activo |
| Proveedor | No | Contacto o empresa a la que le compraste el activo |
| Costo de adquisición | ✅ Sí | Valor unitario original del activo |
| Cantidad | ✅ Sí | Número total de unidades |
| Monto total de inversión | No | Se calcula automáticamente (Costo × Cantidad) si lo dejas vacío |
| ¿Contabilizar la creación? | ✅ Sí | Sí / No — si quieres generar el comprobante de creación |
| Cuenta contable del activo | ✅ Sí | Cuenta donde se registra el valor de inversión |
| Cuenta de depreciación acumulada | ✅ Sí | Cuenta para registrar el desgaste histórico |
| Cuenta del gasto | ✅ Sí | Cuenta de gasto donde se registra la depreciación por período |
| Valor residual | No | Valor estimado al final de la vida útil (no se deprecia) |
| Fecha inicial de depreciación | ✅ Sí | Fecha desde la que Alegra calcula el desgaste |
| Método de depreciación | ✅ Sí | Actualmente: Lineal |
| Período de depreciación | ✅ Sí | Mensual o Anual |
| Forma de cálculo | ✅ Sí | Vida útil o Porcentaje |
| Vida útil | Condicional | Obligatorio si elegiste "Vida útil" como forma de cálculo |
| % de depreciación | Condicional | Obligatorio si elegiste "Porcentaje" como forma de cálculo |
| Valor restante por depreciar | No | Para activos con depreciación previa — saldo pendiente por depreciar |
| Próxima depreciación | Condicional | Obligatorio si ingresaste un valor restante por depreciar mayor a 0 |
💡 AlegraTip: Si el activo ya tiene depreciaciones registradas en otro sistema, completa los campos Valor restante por depreciar y Próxima depreciación para que Alegra continúe automáticamente con el cálculo sin reconstruirlo desde cero.
📂 ¿Cómo cargar el archivo en Alegra?
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En el asistente, arrastra tu archivo al área indicada o haz clic para seleccionarlo desde tu computador. El formato válido es Excel (.xlsx).
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Mientras se carga el archivo, verás una barra de progreso. Puedes hacer clic en Esperar en segundo plano si quieres seguir usando Alegra mientras se procesa.
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Una vez cargado, el botón Continuar se habilita. Haz clic para que Alegra procese la información.
📍 Si en algún momento cierras el asistente con un archivo cargado, Alegra te preguntará si quieres guardar el avance para retomarlo después.
🔍 ¿Cómo revisar y corregir la información?
Alegra muestra tu información en Alegra Sheets — una grilla editable donde puedes revisar y corregir cada activo antes de confirmar.
- 🔴 Celdas en rojo: errores bloqueantes que debes corregir para continuar (ej: campo obligatorio vacío, fecha inválida, cuenta inexistente).
- El panel Resumen a la derecha agrupa todos los errores por columna y fila afectada.
Para corregir un error:
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Haz clic en la celda con error y edítala directamente.
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El sistema revalida automáticamente y actualiza el panel Resumen.
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Cuando no queden errores, el panel mostrará: "Todo está listo para importar" y el botón Importar activos se habilitará.
📍 Puedes hacer clic en Posponer en cualquier momento para guardar el avance y retomarlo después desde el inventario de activos.
✅ ¿Cómo confirmar la importación?
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Cuando no haya errores pendientes, haz clic en Importar activos.
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Alegra procesa la importación y muestra el progreso. Puedes esperar en pantalla o hacer clic en Esperar en segundo plano.
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Al finalizar, verás la pantalla de éxito con el resumen:
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- Nuevos activos registrados
- Activos con depreciación previa registrados
- Valor total de adquisición
📊 ¿Cómo ver tus activos importados?
Haz clic en Ver activos importados. Alegra te lleva al Inventario de activos con el filtro "Últimos importados" aplicado automáticamente, para que puedas verificar que todo quedó correcto.
✨ Puedes quitar el filtro con Remover filtros para ver el inventario completo.
💬 Preguntas frecuentes
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¿Puedo importar activos que ya tienen depreciaciones calculadas en otro sistema? Sí. Completa los campos Valor restante por depreciar y Próxima depreciación en la plantilla. Alegra toma esa información y continúa automáticamente con el ciclo de depreciación sin necesidad de recalcular el historial.
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¿Qué pasa si dejo el campo "Monto total de inversión" vacío? Alegra lo calcula automáticamente multiplicando el Costo de adquisición por la Cantidad. Solo debes completarlo si deseas ingresar un valor diferente.
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¿Puedo pausar la importación y retomar después? Sí. Haz clic en Posponer en cualquier momento del proceso. Alegra guarda tu avance y muestra un banner en el inventario de activos para que puedas retomarlo cuando quieras.
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¿Qué método de depreciación está disponible? En esta versión está disponible el método Lineal. Otros métodos se añadirán próximamente.
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¿Quién puede realizar la importación? Los usuarios con rol Administrador o Contador.
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¿Cuántos activos puedo importar a la vez? No hay un límite específico documentado. Para volúmenes muy grandes, usa la opción Esperar en segundo plano para continuar trabajando mientras Alegra procesa.
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