El registro de la nómina es crucial en la contabilidad, abarcando desembolsos de sueldos, bonificaciones y deducciones para empleados. Después de la liquidación de la nómina, se efectúa un proceso de causación contable.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea contabilizar la nómina de Juan Pérez del área de Producción y del mes de febrero. Para esto, genera una póliza de ajuste contable seleccionando las cuentas del gasto y del pasivo, y también realiza el comprobante de egreso para registrar el pago”.
Con Alegra, este proceso se simplifica, permitiendo mantener una información organizada y ahorrar tiempo administrativo.
👉 Pasos a seguir:
Para el ejemplo anterior se va a registrar mediante una póliza de ajuste la contabilización de la nómina del mes de octubre del colaborador Andrés.
Paso 1 - Registra la provisión de la nómina
En este primer paso, debes provisionar tu nómina a través de un asiento contable. Durante la creación de la póliza de ajuste contable, asegúrate de agregar la información necesaria para el registro de la nómina. Esto incluye seleccionar la Fecha, el Tipo de póliza, la Numeración, las Cuentas contables pertinentes, el Contacto (ya sea un empleado o una empresa prestadora de servicios), una Descripción detallada y los Valores correspondientes. Siguiendo el ejemplo inicial, vamos a registrar la nómina con la siguiente información:
- Fecha (Obligatorio): 29 de febrero del 2024
- Tipo de póliza contable (Obligatorio): Provisiones nómina
- Numeración (Obligatorio): Provisiones nómina
- Cuentas contables:
- Sueldos: $1.000 Cargo
- IMSS por pagar: $250 Cargo
- Bono de ventas $100 Cargo
- Bono de alimentación $100 Cargo
- Retención del ISR $85 Abono
- Salarios por pagar: $1365 Abono
- Contacto: Juan Pérez.
- Centro de costo: Producción.
Para ello, debes ingresar al menú de “Contabilidad” > “Pólizas de ajuste contable” > “Nueva póliza de ajuste contable” > Completar la información > “Guardar”.
Observa:
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💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📍 No olvides que tienes la opción de adjuntar archivos XML a tus pólizas de ajuste contable para respaldarlas adecuadamente. 🔎 Descubre cómo asociar XML a tus pólizas de ajuste.
Paso 2 - Agrega el pago de la nómina
En este segundo paso, se trata de realizar el pago correspondiente a la nómina provisionada en el mes de febrero durante el mes de marzo. Siguiendo el ejemplo anterior, una vez hayamos causado la nómina de Juan Pérez del mes de febrero, procederemos a registrar el pago realizado al empleado. Para ello debes dirigirte al menú de “Gastos” > “Pagos” > “Nuevo pago” > Completa los campos de la sección “Información general del pago” > En la sección “Tipo de transacción” elige la opción “No” y en el campo “Concepto” selecciona la cuenta contable del pasivo y agrega el “Valor” que vas a pagar > “Guardar”.
Observa:
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💡 También puedes pausar o retroceder el video.
A continuación podrás ver la imagen de la póliza contable creada y su correspondiente pago:
Observa:
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Al guardar el pago, se genera automáticamente el asiento contable donde se reduce la cuenta por pagar registrada en la causación de la nómina, con cargo a la cuenta bancaria seleccionada.
Observa:
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📢 Importante: después de efectuar el pago de cualquier obligación laboral a la entidad correspondiente, es esencial generar un comprobante de egreso para documentar esta transacción. Esto contribuye a disminuir la cuenta del pasivo asociado en tu contabilidad, asegurando un registro adecuado de tus operaciones financieras.
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