Con Alegra, tú como administrador puedes gestionar las notificaciones que serán enviadas a tus clientes antes de que sus facturas se hayan vencido, el día de su vencimiento o cuando ya estén vencidas. Estas notificaciones llegarán a la dirección de correo electrónico del contacto asociado de tu cliente, que debes configurar previamente (aprende cómo configurarla haciendo clic aquí).
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar generó una venta al cliente Juan Gómez a crédito por 15 días. La empresa desea que se notifique a Juan el vencimiento de la factura 2 días antes de esta fecha. Se configura las notificaciones para que Alegra envíe al cliente un correo recordando el vencimiento de la factura de forma automática."
También puedes enviar a tus clientes un Estado de Cuenta que se actualiza en tiempo real. Ver cómo haciendo clic aquí.
Configura las notificaciones de vencimiento.
Para configurar las notificaciones de vencimiento a tus facturas realiza los siguientes pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuración"
2. Selecciona la opción "Notificaciones" de recuadro "Notificaciones y correos"
3. Activa las notificaciones de vencimiento que deseas aplicar a las facturas de tus clientes. Podrás ver la explicación de cada notificación más adelante.
5. Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios.
Así:
Explicación de notificaciones.
En la sección de "Notificaciones" encontrarás tres casillas de verificación para activar el recordatorio de vencimiento a tus facturas:
- Antes del vencimiento: activa los recordatorios de facturas próximas a vencerse.
- El mismo día del vencimiento: activa el recordatorio de vencimiento para el mismo día en que se vence la factura.
- Después del vencimiento: activa los recordatorios de facturas vencidas.
Al activar las notificaciones antes o después del vencimiento, deberás elegir cuántos días antes o después quieres notificar a tus clientes.
Editar correo de notificaciones.
Cuando activas las notificaciones de vencimiento de factura tienes la posibilidad de editar el correo que recibirán tus clientes con la notificación que has programado. Para esto debes hacer clic en “Editar correo” en la parte superior derecha de cada recuadro de notificación.
Además de cambiar el asunto y el contenido del correo, tienes la posibilidad de hacerlo a través de las opciones de "texto variable", que te permitirán insertar información personalizada en la plantilla del correo genérico que estás creando.
El texto variable son valores asociados a las facturas, como: número de factura, total de la factura o nombre del cliente. Puedes agregar al correo de notificación todos los "textos variables" que encontrarás en el menú desplegable. Ten en cuenta que lo escrito dentro de los símbolos ## ) permiten que las notificaciones de vencimiento se envíen de forma correcta. Es por eso que no debes modificar estos textos, si los modificas el sistema no podrá reconocerlos en la configuración.
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