Las notas de crédito son documentos que el vendedor emite para indicar un saldo a favor del cliente, ya sea por devoluciones o para corregir errores en facturas. Este saldo puede usarse en futuras compras.
Por ejemplo: “La empresa facturó incorrectamente un par de zapatos a Juan. Al solicitar la corrección, la empresa usó Alegra Contabilidad para emitir una nota de crédito y generar una nueva factura”.
En Alegra puedes crear notas de crédito con comprobante fiscal rápidamente para gestionar devoluciones o descuentos, manteniendo tu contabilidad organizada y cumpliendo con la DGI.
👉 Índice
- Configura la numeración.
- Crea notas crédito desde cero.
- Generar nota crédito desde factura de venta.
1. Configura la numeración
El primer paso para generar notas de crédito a facturas de venta impresas, desde una impresora fiscal, es crear una nueva numeración. Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” y haz clic en la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa el formulario con la información correspondiente, asegurándote de seleccionar la opción “Utilizar con la impresora fiscal”.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” conservar los cambios.
Observa:
Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: selecciona el documento para el que deseas crear la numeración, en este caso selecciona la opción “Nota de crédito”.
- Utilizar con la impresora fiscal: activa esta opción para generar tus notas de crédito a facturas impresas desde la impresora fiscal.
- Nombre: agrega un nombre que te ayude a identificar la numeración.
- Punto de facturación: si tienes varios puntos de facturación, indica para cuál estás creando la numeración.
- Número inicial: ingresa el número desde el cual se empezará a llevar el consecutivo.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una nota de crédito.
- Pie de nota crédito: puedes indicar información adicional relacionada con la numeración.
Ahora puedes generar notas crédito con comprobante fiscal para anular facturas directamente desde la factura de venta o creando una nota crédito desde cero.
2. Crea notas crédito desde ceroExpedir tus notas crédito desde cero en Alegra es muy sencillo, solo debes seguir estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas de crédito”.
2. Haz clic en el botón “Nueva nota crédito”.
3. Completa los campos del formulario.
4. Haz clic en el botón “Obtener comprobante fiscal” para generar la nota crédito con el comprobante fiscal.
Observa:
Formulario “Nota de crédito”
- Numeración: selecciona la numeración que creaste para utilizar la impresora fiscal.
- Contacto: es la persona a quien le vas a generar la nota de crédito, es un campo requerido. Al elegir el contacto, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en “Más opciones”.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Tipo de nota de crédito: selecciona si la opción “Nota de crédito referente a una FE” si la nota crédito es para una factura electrónica o la opción “Nota crédito genéricos” si la factura no es electrónica.
- Fecha: fecha de emisión de la nota de crédito.
- Moneda: si tienes activada la opción “Multimoneda” podrás elegir la moneda en que se realiza la operación.
- Bodega: selecciona la bodega a la que retornaran los productos devueltos.
- Centro de costos: si tienes activa esta funcionalidad, selecciona el centro de costos al que deseas aplicar la nota crédito.
- Más opciones:
— Lista de precios: elige la lista de precios para la nota crédito. - Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
- Pestaña “Hay devolución de dinero”: indica la devolución de dinero que aplica.
- Pestaña “Crédito a factura de venta”: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo monto indica el valor a favor del cliente.
- Comentarios: notas internas no visibles en la impresión del documento que facilitan el trabajo colaborativo.
Una vez hayas terminado de llenar todos los campos del formulario puedes hacer clic en el botón “Obtener comprobante fiscal”.
3. Genera tus notas crédito desde la factura con comprobante fiscal
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la factura de venta a la que aplicaras la nota crédito.
2. Haz clic en el botón más “Más acciones” y selecciona la opción “Aplicar nota crédito”.
3. El sistema diligenciará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Válida los datos agregados al documento.
4. Haz clic en el botón “Obtener comprobante fiscal” para aplicar los cambios y generar la nota crédito.
Observa:
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