¿Cómo importar tu catálogo de cuentas contables en Alegra?

La funcionalidad de importar el Catálogo de cuentas te permite simplificar y personalizar tus procesos contables en Alegra.

Puedes parametrizar tus cuentas contables desde una plantilla de Excel, adaptarla a las necesidades de tu empresa y editarla en línea desde Alegra Sheets para una experiencia más fluida y controlada.

En este artículo, encontrarás toda la información necesaria para que puedas importar tu catálogo de cuentas de manera exitosa.

👉 Índice

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?
🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?
🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?

Antes de iniciar, considera las recomendaciones que te mencionamos a continuación:

🔹 Este proceso debe realizarlo alguien con conocimientos contables o con la asesoría de un contador.

🔹 Sigue cuidadosamente cada indicación para evitar errores durante la importación.

🔹 Usa el catálogo de ejemplo que te ofrece el sistema para entender cómo estructurar tus cuentas contables.

🔹 Completa la plantilla de Excel proporcionada y no modifiques el orden ni elimines columnas.

🔹 Verifica que toda la información se haya cargado correctamente y que las cuentas estén bien organizadas.

🔹 Puedes decidir si deseas trasladar saldos de períodos cerrados a las nuevas cuentas.

🔹 La plantilla permite importar hasta 2.000 cuentas contables.

🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

Sigue estos pasos:

1. Ve al menú Contabilidad y selecciona Catálogo de cuentas.

2. Desde el botón Más acciones > Importar catálogo de cuentas.

📍 Nota: al descargar la plantilla de Excel encontrarás dos hojas:

▪️ Recomendaciones generales
▪️ Estructura para ingresar las cuentas

3. Sube el archivo elegido y dale continuar, este se convertirá automáticamente en un archivo Alegra Sheets donde puedes trabajar en línea.

4. Revisión del archivo, puedes corregir errores, modificar, eliminar o duplicar filas. Cuando esté todo listo, haz clic en Continuar.

5. Asigna los saldos de tus cuentas anteriores a las nuevas en Transferir saldos y configura reglas en Comportamientos automáticos para usar tus cuentas en procesos como compras o ventas. Completa el proceso haciendo clic en Finalizar

Observa:

📝 Campos de la plantilla

📝 Campo	Obligatorio	🧩 Descripción
Nivel	✅ Sí	Clasifica las cuentas según su jerarquía (cuenta o subcuenta). Define el orden del catálogo.
Código	❌ No	Agrega un código personalizado para identificar la cuenta. Puedes dejarlo vacío.
Nombre de la cuenta	✅ Sí	Nombre único con el que se identificará la cuenta en registros y reportes.
Elemento	✅ Sí	Indica a qué grupo pertenece la cuenta: activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos, gastos u orden.
Naturaleza	✅ Sí	Define si la cuenta es Deudora o Acreedora.
Uso de la cuenta	❌ No	Determina su función en procesos automáticos. Puede quedar vacío y Alegra lo asigna por defecto.
Tipo de cuenta	❌ No	Define si es cuenta de movimiento o cuenta control. Si no se elige, se guarda como cuenta de movimiento.
Ver saldo por terceros	❌ No	Indica si deseas visualizar saldos por tercero en el balance de comprobación. Por defecto, el valor es Sí.
Descripción	❌ No	Campo libre para agregar información adicional sobre la cuenta.

📢 Importante

Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*) en la plantilla.
Al posicionar el cursor sobre las celdas de la primera fila, verás notas con ejemplos e instrucciones para diligenciar cada columna correctamente.

🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

Una vez subas el archivo, pasarás por las siguientes etapas:

✅ Revisión del archivo

¡Es el primer filtro! Verás una vista previa de tu nuevo catálogo de cuentas y podrás:

Corregir errores detectados.
Editar directamente en pantalla.
Agregar, eliminar o duplicar filas.
O cargar un nuevo archivo si lo prefieres.

⚠️ No podrás continuar hasta que no se corrijan todos los errores.
🟢 Cuando todo esté listo, haz clic en Continuar.

✅ Transferencia de saldos

Si tus cuentas actuales tienen saldos, aquí podrás asignarlos a las nuevas cuentas.

Usa la columna Cuenta que recibirá el saldo para hacer las asignaciones.
Si ninguna cuenta tiene saldo, este paso se saltará automáticamente.
Para avanzar, todas las cuentas con saldo deben tener su equivalente en el nuevo catálogo.

🔔 Este paso garantiza que tu contabilidad continúe sin interrupciones.

✅ Comportamientos automáticos

En esta sección encontrarás una casilla llamada Trasladar las transacciones registradas en periodos cerrados.

Si decides activarla, Alegra trasladará todas las transacciones relacionadas con las cuentas del catálogo, incluso aquellas que pertenecen a periodos contables que ya estaban cerrados.

Esto significa que:

Se actualizarán movimientos antiguos que están asociados al catálogo anterior.
Podrás reorganizar tu información contable sin importar si esos periodos ya estaban cerrados.
Antes de continuar, Alegra mostrará un mensaje de confirmación para que estés seguro de realizar este traslado, ya que puede impactar información que ya habías cerrado previamente.

¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!