Las facturas de proveedores son documentos que sirven para respaldar las compras de productos o servicios, registrar el inventario y otros gastos de tu negocio en Alegra. Estos documentos contienen información importante como los datos del proveedor, los productos comprados, su valor y condiciones de pago.
👉 Índice
1. ¿Cómo crear tus facturas de proveedor?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Facturas de proveedores”
2. Haz clic en el botón “+ Nueva factura de proveedor”
4. Completa la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva factura de proveedor”
- Personalizar opciones: desde este apartado, puedes incluir otros detalles como el almacén o centro de costes asociados a la compra.
- Número (No.): ingresa el número de la factura de proveedor.
- Proveedor: indica el proveedor que te realizó la venta, si no lo tienes registrado aún, puedes hacerlo desde el botón “Nuevo proveedor”.
- Creación: es la fecha en la que se crea la factura.
- Vencimiento: se refiere a la fecha límite para realizar el pago de la factura.
- Concepto: si tu compra es de inventario, selecciona el producto. Si la compra es por otro concepto, selecciona la cuenta contable que va a asumir el gasto. Puedes agregar los ítems o cuentas que desees desde el botón “Agregar línea”.
- Agregar retención: aplica retenciones sobre el valor total por pagar de la factura.
- Órdenes de compra: asocia tu factura a una orden de compra que hayas creado previamente en Alegra.
- Términos y condiciones: detalla los términos de la compra realizada, como plazos de entrega, garantías, políticas de devolución, entre otros.
- Notas: agrega información adicional que consideres relevante.
2. Gestiona tu factura
Después de crear y guardar tus facturas, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlas de manera eficiente. Observa:
📝 Acciones
- Editar: haz cambios en la información del proveedor, los productos o servicios comprados o cualquier otro detalle de la factura.
- Agregar pago: cuando creas tus facturas de proveedor, estas quedan en estado “Por pagar”, desde esta opción podrás agregar su respectivo pago.
- Clonar: si realizas la misma compra de manera frecuente, puedes clonar tus facturas y así ahorrar tiempo y esfuerzo.
- Cerrar sin pago: esta función te permite cancelar el saldo pendiente por cobrar de la factura sin que se haya realizado el pago correspondiente. Por ejemplo: para registrar descuentos financieros o descuentos por pronto pago.
🔎 Cierra tus facturas de compra sin pago. - Aplicar anticipos: esta función te permite cruzar un anticipo que hayas realizado al proveedor con el pago de la factura.
🔎 Conoce los pasos para registrar los anticipos entregados a tus proveedores. - Aplicar nota débito: se utiliza cuando hay un error en la factura de proveedor o cuando se deben añadir cargos adicionales como intereses, penalidades, o ajustes por diferencia de precios. La nota débito incrementa el importe que el comprador debe pagar al proveedor.
- Adjuntar archivo: puedes agregar algún documento que complemente a la información de la factura.
- Editar retenciones: modifica o elimina las retenciones aplicadas a la factura de proveedor.
3. Administra tus facturas
En Alegra dispones de una visión general de todas tus facturas, podrás acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento para analizar el desempeño de tu negocio, identificar tendencias, mantener un registro ordenado y tener un mayor control sobre tus compras. Observa:
Alegra organiza tus facturas por número, proveedor, fecha de creación, fecha de vencimiento, valor total, valor pagado y valor por pagar. Adicionalmente, encontrarás las siguientes opciones:
- Exportar: genera un archivo con la información de tus facturas en la fecha que desees.
- Filtrar: para realizar una búsqueda específica de tus facturas.
- Nueva factura: para crear una nueva factura.
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