Sincroniza tu información almacenada en el portal del SAT con tu cuenta de Alegra

En Alegra puedes sincronizar la información extraída desde el portal del SAT. Esta función podrá identificar los documentos (CFDI) almacenados en el SAT y descargarlos para luego permitir al usuario cargar y crear todos los documentos, saldos iniciales y los XML creados en otros sistemas en su cuenta de Alegra de forma automática y en el periodo de tiempo que desees. 

 

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar acaba de registrarse en Alegra y requiere cargar la información de sus facturas, contactos y otros datos que tiene almacenados en el portal del SAT, razón por la cual decide realizar la sincronización de datos para crear de forma automática todos sus documentos e información en Alegra".

 

¿Cómo creo los saldos iniciales?

Al sincronizar tus datos del SAT con Alegra se crean automáticamente todos los folios de los documentos y por consecuencia se crean los saldos de las cuentas contables.

Si ya tienes tus saldos iniciales creados en Alegra también puedes utilizar esta función para importar los documentos que fueron emitidos en otro sistema o portal.

¿Qué documentos puedo sincronizar?

Con esta función puedes sincronizar y crear en Alegra los siguientes documentos:

  • Facturas de venta. 
  • Facturas de proveedor. (Próximamente)
  • Notas crédito. (Próximamente)
  • Complementos de pago. (Próximamente)

Para crear los documentos almacenados en el portal del SAT en tu cuenta de Alegra debes seguir estos pasos:

Para descargar los datos del portal debes seguir estos pasos: 

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. En el recuadro "Integraciones" haz clic en la opción "Importar datos desde el SAT".

3. Haz clic en el botón "Nueva descarga".

4. Completa los datos del formulario para autenticarte en el SAT. Elige de tu computador el archivo FIEL el cual consta de un archivo .cer un archivo .key y una contraseña. Luego haz clic en el botón "Siguiente".

5. Selecciona los documentos que deseas descargar, configura el rango de fechas y haz clic en "Descargar datos".

 

 

Así:

importar_SAT2-2
A continuación aparecerá en tu pantalla el proceso de descarga de los documentos, puedes salir de la ventana y Alegra te enviará un correo cuando la descarga haya finalizado

Importante:

  • La autenticación ante el SAT es un paso que debes hacer solo una vez. En caso de que renueves tu FIEL podrás actualizar esta información.
  • El RFC configurado en la información de la empresa debe coincidir con el del archivo FIEL.
  • Si el archivo .key no coincide con la contraseña ingresada no se cargará el certificado. 
  • Al momento de realizar la solicitud de descarga puedes salir de la pantalla y seguir en tus actividades, en el momento que finalice la descarga Alegra te informara mediante un correo.
  • La descarga de los datos se mostrará cómo "Descarga fallida" cuando el rango de fechas seleccionado no tenga datos para descargar.

Una vez que hayas realizado la descarga de los datos puedes proceder a importar la información en tu cuenta de Alegra siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. En el recuadro "Integraciones" haz clic en la opción "Importar datos desde el SAT".

3. Ubica la descarga que quieras consultar y en la barra de acciones haz clic en "Ver detalle".

4. A continuación verás una tabla con los documentos descargados desde el SAT.

5. Ubica el (los) documento(s) que deseas importar y haz clic en el botón "Importar".

 
Así:

importar_datos-1


Puedes importar varios documentos al mismo tiempo, solo debes seleccionar los documentos y luego hacer clic en el botón "Importar".


Cuando la importación haya finalizado y sea exitosa, la casilla del documento se mostrará como "Importada".

Cuando la importación del documento no haya sido exitosa, la casilla del documento se mostrará como "Error". Puedes ver el motivo por el que no se importó situando el puntero del mouse sobre la casilla.

¿Qué errores pueden tener los documentos?

  • El CFDI tiene impuestos locales que no son soportados por Alegra.
  • El CFDI tiene impuestos que no son soportados por AlegraEjemplo: múltiples impuestos en productos de una factura.Por el momento no es posible crear facturas con doble impuesto en Alegra México.
  • El CFDI tiene retenciones IEPS que no son soportadas por Alegra. Por el momento no es posible crear retenciones IEPS en Alegra México.
  • Ya existe una factura con este número registrada en el sistema: Alegra no permite tener dos comprobantes con el mismo folio fiscal para evitar duplicidad de los documentos.

Nota: los documentos con errores no se crean en tu cuenta de Alegra.

Importante: 

  • Al importar tus documentos en Alegra:
    • Se registrarán en tu cuenta de Alegra todos los documentos con su respectivo folio.
    • En caso de que no tengas creado el contacto en Alegra, se creará de forma automática.
    • En caso de que no tengas creados los impuestos asociados a la factura, Alegra los creara de forma automática.
  •  Todos los productos de las facturas se importan como “Productos de ajuste para importar datos desde el SAT”. Si deseas llevar un mejor control de los productos importados puedes utilizar una de estas dos opciones:
    • Editar la factura y cambiar el producto “Ítem de ajuste para importar datos desde el SAT” por el producto correspondiente previamente creado en Alegra. Ver más
    • Realizar un ajuste de inventario para reclasificar los productos y llevarlos al ítem correspondiente. Ver más.
  • Las facturas se crearán en estado "Por cobrar" y asociadas con el XML. Si tus facturas ya tienen pagos previos asociados te invitamos a crear los recibos de caja en Alegra. Ver más..
  • En el detalle de la solicitud de descarga podrás ver el estado de la misma:
    • Pendiente de envío: el usuario solicitó una descarga pero el servidor del SAT está caído, Alegra guarda la solicitud y la envía cuando el SAT esté funcionando.
    • Pendiente de verificación: la solicitud se envió, pero falta que el SAT acepte las solicitudes de descarga.
    • Pendiente de descarga: el SAT ya aceptó la solicitud de descarga y Alegra procederá a realizarla.
    • Pendiente para importación: la descarga de datos ha finalizado y los documentos están listos para importar.
    • Importando documentos: los documentos ya se han seleccionado y se ha empezado el proceso para crearlos en Alegra.
    • Finalizada: este estado se mostrará cuando la solicitud ya no tenga documentos por importar..

Al terminar todo el proceso de importación Alegra enviará a tu correo un resumen de la importación de los datos.

En el "Historial de operaciones" podrás ver las facturas, contactos y otros datos creados a través de la importación. Haz clic en el detalle de la operación para ingresar al documento creado.

¿Aún no tienes una cuenta en Alegra?

Para conocer más sobre el uso de estas funcionalidades u otros proceso en Alegra, puedes contactar a nuestro equipo de soporte o escríbenos.