¿Qué es la información exógena y cómo generarla?

👉 Índice

1. 📚 ¿Qué es la información exógena y quién debe presentarla?

2. 🗂️ ¿Qué formatos genera Alegra?

3. ✅ ¿Qué necesito antes de empezar?

4. ⚙️ ¿Cómo configurar los formatos en Alegra?

5. 📤 ¿Cómo generar el reporte y descargarlo?

6. 🚨 ¿Y si el reporte no sale o sale incompleto?

7. 💬 ¿Cuáles son las preguntas más frecuentes?

📚 ¿Qué es la información exógena y quién debe presentarla? 

La información exógena (también llamada medios magnéticos) es un reporte anual a la DIAN que detalla las operaciones que tu empresa realizó con terceros durante el año fiscal: pagos a proveedores, ventas a clientes, retenciones aplicadas, ingresos recibidos, deducciones y más.

📍 ¿Quién debe presentarla? Los obligados están definidos en el Artículo 1 de la Resolución DIAN 000162 de 2023, modificada por la Resolución 000188 de 2024.

Sin pretender ser una lista exhaustiva, los más comunes son:

1. 🏢 Personas jurídicas con ingresos brutos superiores al umbral del año fiscal.
2. 👤 Personas naturales con ingresos brutos por encima del umbral.
3. 🛡️ Entidades públicas y obligadas por ley específica.

💡 AlegraTip: Si no estás seguro de si te aplica, validá con tu contador o entra al simulador de obligados en la web de la DIAN. Hacer el reporte cuando no estás obligado no genera multa, pero hacerlo mal o no hacerlo cuando estás obligado sí.

🗂️ ¿Qué formatos genera Alegra?

Alegra Contabilidad genera los formatos más usados de exógena. Cada formato reporta un tipo distinto de operación:

📍 Cada formato tiene conceptos específicos (códigos del 5001 al 5099, según el caso). Antes de generar, asegúrate de configurar las cuentas contables a cada concepto.

✅ ¿Qué necesito antes de empezar?

Esta es la sección que cierra el 80% de los "NO SALE". Antes de configurar o exportar exógena, valida:

💡 AlegraTip: Si vienes presentando exógena en años anteriores con Alegra, puedes reutilizar la configuración del año pasado con la opción Usar configuración anterior en cada formato. Te ahorra rehacer el mapeo desde cero.

⚙️ ¿Cómo configurar los formatos en Alegra?

📤 ¿Cómo generar el reporte y descargarlo? 

Observa:

📍 El archivo se descarga en Excel. Para convertirlo al formato XML que la DIAN requiere, usa el prevalidador oficial de la DIAN o una integración de terceros que acepte el Excel como entrada.

🚨 ¿Y si el reporte no sale o sale incompleto?

Revisa las 5 causas más comunes en orden:

1. Verifica que sí estés generándolo donde corresponde

   El reporte se exporta desde Reportes → Información exógena, no desde el módulo de Configuración. Asegúrate de estar en el menú correcto.

2. Revisa el Historial de exportables

   Si tardó en procesar, el reporte se envía a tu correo electrónico y queda en Historial de exportables. No siempre se descarga en la pantalla en el momento.

   📍Para revisarlo: dirígite a Configuración → Historial de exportables o consulta el correo registrado en Alegra.

3. Confirma que el año tenga movimientos

   Si seleccionaste el año fiscal pero ese año no tiene transacciones registradas en las cuentas asignadas, el reporte sale vacío. Verifica en tus reportes contables que sí hubo movimientos.

4. Revisa los contactos con datos faltantes

   Si tus proveedores o clientes tienen el RUT, dirección, municipio o departamento incompletos, la DIAN rechaza esas filas y el reporte sale incompleto. Para chequearlo:

   1. Dirígite a Contactos → Exportar lista.

   2. Filtra el Excel por contactos con celdas vacías en los campos críticos.

   3. Completa los datos en Alegra antes de volver a generar.

5. Validá las cuentas configuradas

   Si una cuenta tiene movimientos pero no está asignada a un concepto en la configuración del formato, esos movimientos no aparecen. Volvé a Configuración → Información exógena, abrí el formato y revisá que todas las cuentas que querés reportar estén asignadas.

   💡 AlegraTip: Si después de revisar los 5 puntos el reporte sigue sin salir o sale vacío, contactá a Soporte desde el chat dentro de Alegra y compartí:

• • Tu NIT.
  • El formato que intentás generar (1001, 1003, etc.).
  • El año fiscal seleccionado.
  • Una captura de pantalla del paso donde se queda.
  El equipo de Soporte puede revisar tu configuración y replicar el caso para identificar el error específico.

💬 ¿Cuáles son las preguntas más frecuentes?

• ❓ Generé el reporte pero no aparece en la pantalla. ¿Dónde está? Revisá tu correo electrónico registrado en Alegra y el Historial de exportables desde Configuración → Historial de exportables. Cuando el reporte tarda en procesar, no se descarga en pantalla automáticamente.

• ❓ ¿En qué momento del año debo configurar exógena? Conviene configurarlo antes de cerrar el año fiscal (octubre - diciembre) para que cuando llegue el plazo de presentación (entre marzo y mayo del año siguiente) ya tengas todo listo. La DIAN publica el calendario de plazos cada año.

• ❓ ¿El archivo Excel que descarga Alegra se sube directo a la DIAN? No. La DIAN requiere el archivo en formato XML y validado por el prevalidador oficial. Tomá el Excel de Alegra, ajustá lo que necesités y cargalo al prevalidador para generar el XML final.

• ❓ ¿Puedo modificar el reporte después de exportarlo? Sí. Una vez exportado el Excel, podés editar valores manualmente para hacer ajustes finales. Recomendamos que esos ajustes queden también registrados en tu contabilidad para evitar diferencias en el cierre fiscal.

• ❓ ¿Soy contador y manejo varias empresas con exógena distinta. ¿Cómo lo organizo? Podés configurar la información exógena de forma independiente en cada empresa desde tu Espacio Contador. Cada empresa tiene su propio mapeo de cuentas a conceptos.

• ❓ ¿Si soy del Régimen Simple (RST), aplica diferente? Sí. En el Régimen Simple O-47 los valores se reportan como no deducibles. Para detalles, revisá el artículo del Formato 1001 donde tratamos los casos especiales del RST.

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