Los recibos de caja son un soporte contable que permiten llevar un registro de los diferentes recaudos de dinero que tiene una empresa por concepto de una transacción comercial.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende productos a su cliente Alejandro Gómez, crea una factura de venta en el sistema, luego agrega el pago en efectivo que le realiza su cliente de contado y así genera el ingreso (recibo de caja) correspondiente".
Una de las ventajas que tienes con Alegra es que puedes registrar fácilmente entradas de dinero asociadas a facturas de venta o a cuentas contables, lo cual te permite tener un mejor control de tus ganancias y llevar la información de tu negocio organizada.
Sigue estos pasos para registrar un ingreso:
1. Haz clic en la opción "Ingresos" ubicada en el menú principal.
2. Selecciona la opción "Pagos recibidos".
3. Haz clic en el botón "Nuevo ingreso".
4. Completa el formulario con la información solicitada, puedes ver su explicación más adelante.
5. Elige el "Tipo de transacción" correspondiente al ingreso, puedes ver su explicación más adelante.
6. Haz en clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Mira este ejemplo:
En el punto número cuatro debes completar el formulario con esta información:
- Numeración: selecciona la numeración que deseas usar para registrar el ingreso.
- Cliente: contacto de quién estás recibiendo el dinero.
- Cuenta bancaria: banco donde ingresará el dinero.
- Forma de pago: es la metodo que va a utilizar el cliente para pagar, por ejemplo: consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito.
- Fecha: fecha en la que se realizó el ingreso.
- Notas del recibo: son comentarios de control interno visibles en la impresión.
- Moneda: selecciona moneda en la que se realizó el ingreso (solo si tienes activada la función multimoneda).
En en el campo “Tipo de transacción” debes elegir una de las dos opciones disponibles:
Elige Si, si el ingreso corresponde a el pago de una factura de venta asociada en el sistema, ten en cuenta que para asociar un ingreso a una factura de venta existente en Alegra debes seleccionar un cliente que tenga facturas registradas y pendientes de cobro.
Elige No, si deseas asociar el ingreso a una cuenta contable, al elegir “No”, debes especificar a qué "cuenta contable" quieres asociar el ingreso, luego debes indicar el valor a recibir y los demás datos que apliquen para el ingreso. Entre las cuentas a elegir encontrarás Ingresos no operacionales, Ingresos por interés, Avances y anticipos recibidos; entre otras, que se verán reflejadas en el Estado de resultados de tu empresa.
Una vez hayas completado los datos deberás hacer clic en “Guardar” para terminar el proceso.
Re cuerda que también puedes registrar tus ingresos de forma rápida desde el botón "Nuevo", situado al lado izquierdo de la aplicación.
Puedes aprender a gestionar tus recibos de caja aquí.
Si deseas tener información adicional acerca de cómo crear una nueva factura de venta haz clic aquí.
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