Los usos son comportamientos opcionales que podés asignar a tus cuentas contables para organizar y clasificar la información financiera de tu empresa. Al asignar un uso específico, podrás identificar rápidamente la función de cada cuenta y utilizarla en los registros automáticos del sistema.
👉 Índice
💡 ¿Qué son los usos de las cuentas contables?
Los usos son comportamientos que podés asignar de forma opcional a tus cuentas contables. Al asignarle un uso específico, Alegra utilizará esa cuenta para realizar registros contables automáticos cada vez que creés documentos. Además, las cuentas con uso asignado estarán disponibles en la configuración contable de ítems de venta, contactos, impuestos y retenciones.
➕ ¿Cómo crear una cuenta contable con uso asignado?
1. Ve a Contabilidad > Plan de cuentas > Ubicá la cuenta a la cual deseás agregar una subcuenta y en los tres puntos ubicados en la parte derecha, seleccioná la opción Agregar subcuenta.
2. Completá la información > Crear cuenta.
Observá:
✏️ ¿Cómo asignar un uso a una cuenta ya creada?
1. Ve a Contabilidad > Plan de cuentas > Ubicá la cuenta a la cual deseás asignar el uso > Editar.
2. En el campo Uso de la cuenta contable seleccioná el comportamiento correspondiente > Guardar.
Mirá:
📋 ¿Cuáles son los tipos de uso disponibles?
Al momento de crear o editar tu cuenta contable y asignarle el uso que deseás, podés elegir entre las siguientes opciones:
- Bancos tipo banco (Activo corriente): Todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
📍 Al eliminar el uso de "Bancos tipo banco" de una cuenta contable previamente ajustada con esta propiedad, se borrará igualmente del módulo de bancos. - Bancos tipo efectivo (Activo corriente): Todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
📍 Al eliminar el uso de "Bancos tipo efectivo" de una cuenta contable previamente ajustada con esta propiedad, se borrará igualmente del módulo de bancos. - Bancos tipo tarjetas de crédito (Pasivo corriente): Todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
📍 Al eliminar el uso de "Bancos tipo tarjetas de crédito" de una cuenta contable previamente ajustada con esta propiedad, se borrará igualmente del módulo de bancos. - Cuentas por cobrar (Activo corriente): Las cuentas asignadas a este uso estarán disponibles para asociar en la sección de configuración contabilidad al momento de crear o editar tus contactos. Mirá:
- Cuentas por pagar (Pasivo corriente): Las cuentas asignadas a este uso estarán disponibles para asociarlas al momento de crear o editar tus contactos. Mirá:
- Devoluciones de clientes (Pasivo corriente): Las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable de devoluciones.
- Devoluciones a proveedores (Activo corriente): Las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable de devoluciones.
- Anticipos entregados (Activo no corriente): Las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que la cuenta contable de anticipos entregados.
- Anticipos recibidos (Pasivo corriente): Las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que la cuenta contable de anticipos recibidos.
- Cuentas incobrables (Egresos - Costos): Las cuentas contables con este uso las podrás visualizar y utilizar en los cierres de facturas de venta sin pago. Mirá:
- Descuentos financieros (Egresos - Costos): Las cuentas contables con este uso las podrás visualizar y utilizar en los cierres de facturas de proveedor sin pago. Mirá:
- Ventas (Ingresos operacionales): Todas las cuentas contables creadas con este uso podrás utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta. Mirá:
- Inventario (Activo no corriente): todas las cuentas contables creadas con este uso podrás utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta inventariables. Mirá:
- Costos del inventario (Egresos - Costos): todas las cuentas contables creadas con este uso podés utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta inventariables. Mirá:
Las cuentas que tengan asignados los siguientes usos estarán disponibles para asociar en la sección de configuración de contabilidad al momento de crear o editar tus Impuestos:
- Impuesto a favor (Activo corriente): seleccionando "IVA" o "Exento" como tipo de impuesto.
- Otro tipo de impuesto a favor (Activo corriente): seleccionando "Otro" como tipo de impuesto.
- Impuesto por pagar (Pasivo corriente): seleccionando "IVA" o "Exento" como tipo de impuesto.
- Otro tipo de impuesto por pagar (Pasivo corriente): seleccionando "Otro" como tipo de impuesto.
Observa:
Las cuentas que tengan asignados los siguientes usos estarán disponibles para asociar en la sección de configuración de contabilidad al momento de crear o editar tus Retenciones:
-
Retenciones a favor (Activo corriente): seleccionando "IVA", "Seguridad social", "Ingresos brutos" o "Ganancias" como tipo de retención.
-
Otro tipo de retención a favor (Activo corriente): seleccionando "Otro" como tipo de retención.
-
Percepciones y retenciones efectuadas (Pasivo corriente): seleccionando "IVA", "Seguridad social", "Ingresos brutos" o "Ganancias" como tipo de retención.
-
Otro tipo de retención por pagar (Pasivo corriente): seleccionando "Otro" como tipo de retención.
Observa:
📢 Importante
- Las subcuentas heredan el campo “Uso de cuentas contables” de la cuenta mayor. Podés modificar esta asignación en cualquier momento.
- Si luego de crear las subcuentas modificás el campo de “Uso de cuentas contables” en la cuenta principal, esta no afectará las subcuentas. Si querés que las subcuentas tomen el cambio, se deberá hacer la edición de manera manual en cada subcuenta.
- Si la cuenta contable asignada a un determinado “Uso de cuentas contables” a su vez está asignada en la parametrización contable, no podés editar ese campo, para editarlo tenés que desvincular la cuenta de la parametrización.
- Tras desvincular el “Uso de cuentas contables” a una cuenta, no podrás visualizarla en la parametrización contable, ni en la configuración para contabilidad de contactos, ítems, impuestos o retenciones.
- Cada “Uso” tiene su respectiva clasificación, por lo tanto, que no podrás asociar usos de cuentas contables de un grupo específico en aquel que no corresponde.
Por ejemplo: no podés asignar la opción de Bancos a una cuenta de Ventas.
🔎 Ejemplos prácticos
- La empresa Ejemplar le vendió una mercancía al socio Alejandro, para tener claros los saldos, la empresa crea la cuenta contable “Cuenta por cobrar a socio Alejandro”, utiliza el campo “Uso de cuenta contable” y selecciona la opción “Cuentas por cobrar”, de esta forma, puede utilizarla en transacciones automáticas y en configuraciones contables asociadas al contacto correspondiente. Mirá:
- La empresa Ejemplar vende una mercancía que la empresa “Viaja por el mundo” le deja en consignación, es por ello que la empresa Ejemplar crea algunas cuentas nuevas como “Ingresos recibidos para terceros”, “Inventario Bodega 1” y “Costos de mercancía bodega 1” y les asigna el campo “Uso de cuenta contable” correspondiente para poder utilizarla en transacciones automáticas y en configuraciones contables asociadas al ítem de venta. Mirá:
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