Cómo crear clientes y/o proveedores en Alegra

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto".

 

En Alegra puedes crear contactos de tipo cliente o proveedor para seleccionarlos al momento de registrar tus comprobantes. Puedes crear tus contactos uno a uno en el sistema o de forma automática desde un listado de Excel. Ver más.

Sigue estos pasos para crear un contacto:

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completa el formulario con la información del contacto, puedes ver su explicación mas adelante.

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

 

Así:

Formulario de "Nuevo Contacto"

Este formulario permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar, no tienes necesidad de llenar dos formularios distintos ,en Alegra nos hemos encargado de facilitar este procedimiento, siempre podrás usar tus contactos en todas las transacciones,

Nota: Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu Contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

A Continuación detallamos los campos del formulario:

  • Tipo de identificación: se refiere al  documento legal válido y vigente dependiendo del país donde te encuentres.
  • Identificación: se refiere al numero de identificación.
  • Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
  • Lista de precios: Puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
  • Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto.
  • Términos de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
  • Asociar Personas: usa los espacios al final del formulario, selecciona "Enviar Notificaciones" en caso de que desees enviar las notificaciones por correo electrónico a este contacto. 
  • Configuración de contabilidad: al momento de creas tus contactos podrás seleccionar las cuentas contables en las que deseas llevar los registros de cuentas por cobrar y por pagar (en caso de que también sea un proveedor) de tu contacto.conf_cxc

Ten en cuenta que:

  1. Solo podrás configurar cuentas que estén creadas bajo las cuentas madres de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
  2. El registro en las nuevas cuentas contables se realizara a partir de la fecha en la que hiciste la configuración. Si editaste un contacto que ya tenias creado previamente para asignarle otra cuenta contable y quieres que los registros que ya habías hecho se organicen en las nuevas cuentas debes ir al menú Configuración > Contabilidad> Datos generales, y en los parámetros correspondientes definir la fecha desde la que quieres que estos registros se organicen en las nuevas cuentas contable y escribirnos para actualizar tus registros.parametros (1)

Una vez has terminado de llenar el formulario guarda para terminar el proceso. ¡Tu contacto ha sido creado exitosamente!

Otras formas en las que puedes acceder al formulario para crear tus contactos.

Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o proveedor según sea el caso.

Desde el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, por el cual también podrás crear facturas, remisiones, ingresos, egresos, entre otros.

También puedes crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web ni romper el flujo de trabajo para crear tus clientes.

Crea tus contactos en Alegra México

El formulario para crear el contactos en Alegra México tiene algunos campos adicionales.

Tipo de tercero: esta función te permite indicar el país de residencia de tu contacto y de esta forma al generar un documento o  transacción tener en subcuentas separadas los valores por pagar o por cobrar de clientes y proveedores nacionales o extranjeros.

Método de pago: se refiere a la manera en que el contacto va a pagar al momento de la venta. Si va a cancelar el total de la operación  o si el pago se hará por partes. De este campo se desprenden dos opciones:

  1. Una sola exhibición: se utiliza cuando se realiza el pago total de la operación al momento de emitir el comprobante.
  2. Parcialidades o diferido: se utiliza cuando al momento de emitir la factura electrónica  no se reciba el pago, es decir, se cobrará más adelante.

Forma de pago:  es la forma en la cual el contacto va a pagar la operación realizada, como transferencia, consignación, efectivo, cheque, entre otros.

Uso CFDI: el contribuyente emisor del CFDI deberá indicar cuál es el uso que el receptor del comprobante dará al mismo.

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