Cómo crear o importar clientes y/o proveedores en Alegra - Argentina

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

  1. Creá tus contactos uno a uno.
  2. Creá tus contactos de forma masiva desde un archivo de Excel. 

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto.


Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra podrás identificar fácilmente los documentos que tiene asociados y los saldos por cobrar, pagar entre otros..

1. Creá tus contactos uno a uno

Seguí estos pasos para crear un contacto:

1. Hacé clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Seleccioná la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Hacé clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completá el formulario con la información del contacto, podés ver la explicación más adelante.

5. Hacé clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Así:

Formulario de "Nuevo Contacto"

Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu Contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

A Continuación detallamos algunos campos del formulario:

  • Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
  • Tipo de identificación: se refiere al  documento legal válido y vigente dependiendo del país donde te encuentres.
  • Identificación: se refiere al número de identificación.
  • Condición de IVA: desplegá la lista y seleccioná la condición correspondiente.
  • Domicilio fiscal: ingresá la dirección de tu cliente indicando Provincia, Localidad, Domicilio y código postal.
  • Lista de precios: Podés asociar una lista de precios al contacto y al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado. Ver más.
  • Vendedor: podés asociar a este cliente un vendedor por defecto.
  • Plazo de pago: seleccioná el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Podés crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
  • Asociar Personas: usa los espacios al final del formulario, seleccioná "Enviar Notificaciones" en caso de que desees enviar las notificaciones por correo electrónico a este contacto. 

Una vez que hayas terminado de llenar el formulario guardá para terminar el proceso. ¡Tu contacto ha sido creado exitosamente!

2. Creá tus contactos de forma masiva mediante un archivo de excel

Descargá y completá la plantilla con la información de tus contactos.

Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos.

Ejemplo:

Importante:
  • Debés guardar la plantilla como libro de excel.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Podés importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  • Debés crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
Después de que hayas completado la plantilla seguí estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra.

1. Hacé clic en el menú "Contactos".

2. Seleccioná la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Hacé clic en "Importar desde excel".

4. Hacé clic en el botón "Seleccionar archivo", elegí el archivo que contiene la información de tus contactos y hacé clic en "Importar".

5. Identificá cada columna con el nombre del dato correspondiente. Ejemplo: Nombre = nombre de tu cliente.

6. Hacé clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Así

Otras formas en las que podés acceder al formulario para crear tus contactos.

Podés crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o proveedor según sea el caso.

Desde el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, por el cual también podrás crear facturas, remisiones, ingresos, egresos, entre otros.

También podés crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web ni romper el flujo de trabajo para crear tus clientes.

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